Useimmat brändit eivät epäonnistu sähköpostissa siksi, että sovelluksia puuttuu. Ne epäonnistuvat, koska sähköpostipalvelu, ohjelmat, suodattimet ja tiimin pääsy ovat neljässä eri paikassa neljällä eri kirjautumisella. Viesti katoaa asetusvaiheiden välille, joita kukaan ei dokumentoinut.
Yrityssähköpostin hallinnan työkalut ovat palveluita ja ominaisuuksia, jotka lähettävät, vastaanottavat, lajittelevat, hakevat ja jakavat postia verkkotunnuksellasi. Valitse työkalut niiden tehtävän mukaan, älä ominaisuuslistojen, joita et koskaan käytä. Tässä käytännöllinen kartta.
Mikä lasketaan yrityssähköpostin hallintatyökaluksi?
Hallintatyökalut kattavat koko polun palvelimelta postilaatikkoon. Siihen kuuluvat verkkotunnuksesi sähköpostipalvelu, postiohjelma, josta luet, säännöt, jotka lajittelevat saapuvan postin, haku- ja arkistointiominaisuudet sekä jaettu pääsy, kun tiimi hoitaa yhtä osoitetta.
Yksikään painike ei ratkaise järjestystä. Kokonaisuus toimii, kun jokainen taso on valittu kokosi mukaan ja yhdistetty siististi.
Ydintyökaluluokat, joita jokainen brändi tarvitsee
1. Sähköpostipalvelu verkkotunnuksellasi
Sähköpostipalvelu luo postilaatikot, asettaa tallennustilarajat ja yhdistää DNS:n lähettämistä ja vastaanottamista varten. Ilman sitä järjestät henkilökohtaista postia, et yrityspostia. Vertaile vaihtoehtoja luvuissa mitä on sähköpostipalvelu ja miten valitset sen ja miten saat sähköpostin omalle verkkotunnukselle.
2. Postiohjelma, jonka oikeasti avaat
Ohjelma on paikka, jossa luet, vastaat ja käytät kansioita tai tunnisteita. Työpöytä-, web- ja mobiiliohjelmien pitäisi synkronoitua, jotta et jää paitsi keskusteluista liikkuessasi. Opi perusteet luvusta mikä on sähköpostiohjelma.
3. Säännöt, suodattimet ja haku
Suodattimet reitittävät postin lähettäjän, osoitteen tai otsikon mukaan. Haku löytää arkistoidut keskustelut. Yhdessä ne ovat luvuissa kansiot ja tunnisteet yrityssähköpostissa ja yrityssähköpostin arkistointi ja haku kuvattujen tapojen voimanlähde.
Milloin lisätä tiimin ja työnkulun työkaluja
Lisää jaetun postilaatikon ominaisuudet, kun useat ihmiset vastaavat samaan julkiseen osoitteeseen. Lisää pohjat, kun delegoidut lähettävät rutiinivastauksia. Lisää säilytysviennit, kun käytäntö vaatii pitkäaikaista tallennusta. Jokaisen päivityksen pitäisi ratkaista ongelma, jonka jo tunnet, ei hypoteettista.
WEMASY pitää verkkotunnuksesi ja sivustosi yhden tilin alla, joten sinun ei tarvitse hypätä yhteensopimattomien palveluiden välillä. WEMASYn sähköpostipalvelu on tulossa pian. Aloita sähköpostipalvelusta ja ohjelmasta. Lisää lajittelu- ja tiimityökalut volyymin kasvaessa. Viimeinen luku ammattimaisen sähköpostin hallinnan työnkulku näyttää, miten palaset sopivat tyypilliseen viikkoon.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko erilliset työkalut lähettämiseen ja vastaanottamiseen?
Useimmat yrityksen sähköpostipalvelut sisältävät sekä saapuvat postilaatikot että lähtevän lähetyksen verkkotunnuksellasi. Ohjelmasi yhdistyy näihin asetuksiin palveluntarjoajasi antamilla tunnuksilla. WEMASY yhdistää sivuston yhteydenottopolut ja postin Sivustonrakentajan kautta, jolloin liidit päätyvät oikeaan postilaatikkoon.
Riittävätkö ilmaiset postisovellukset yrityksen hallintaan?
Ilmaiset ohjelmat voivat lukea verkkotunnuksen postia, jos ne tukevat tavallisia yhteysasetuksia. Yritysarvo tulee luotettavasta sähköpostipalvelusta, varmuuskopioista ja tiimiominaisuuksista verkkotunnuksellasi. Luku henkilökohtainen vs. yrityssähköposti selittää eron.
Mitkä työkalut auttavat jaetussa asiakastukipostissa?
Jaettu postilaatikon käyttö, osoituksen tila ja jaetut pohjat vähentävät päällekkäisiä vastauksia. Aloita, kun henkilökohtaisiin tileihin lähettäminen ei enää riitä. Luku jaettu postilaatikko yritykselle käsittelee ajoitusta.
Pitäisikö käyttää kolmannen osapuolen lisäosia postin järjestämiseen?
Käytä sisäänrakennettuja suodattimia ja kansioita ennen lisäkerrosten lisäämistä. Jokainen lisäosa on yksi kirjautuminen lisää ja yksi suojattava asia lisää. Luku yrityssähköpostin postilaatikon järjestäminen alkaa natiiviominaisuuksista.
Miten mobiilisovellukset sopivat työkalupinoon?
Mobiiliohjelmat auttavat seulomaan liikkeellä mutta ovat huonoja syviin arkistointisessioihin. Käytä puhelinta tason yksi vastauksiin ja työpöytää viikoittaiseen läpikäyntiin. Luku IMAP vs. POP3 yrityssähköpostissa vaikuttaa siihen, miten synkronointi toimii.
Milloin sähköpostipalvelu kannattaa päivittää postin tallennustilan vuoksi?
Päivitä, kun säilytyskäytäntö, liitteiden määrä tai postilaatikoiden määrä kasvaa pakettiasi suuremmaksi. Tallennustilan paine on merkki myös arkistointitapojen tarkistamisesta. Luku brändien sähköpostin säilytyskäytännöt ohjaa, kuinka kauan postia säilytät.