Tarvitset sopimusehdot keskustelusta, jonka suljit kahdeksan kuukautta sitten. Selaat. Kokeilet lähettäjän nimeä. Kokeilet avainsanaa, jonka luulet käyttäneesi. Kymmenen minuuttia kuluu, etkä vieläkään tiedä, oliko viesti kansiossa, jonka nimesit uudelleen, vai jonkun muun omistamassa postilaatikossa.
Yrityssähköpostin arkistointi ja haku ovat kaksi tapaa, jotka toimivat yhdessä. Arkistointi poistaa valmiin työn aktiivisesta näkymästä. Haku tuo sen takaisin, kun asiakas, tarkastaja tai tulevaisuuden sinä tarvitsee todisteen. Katsotaan, miten molemmat sopivat ammattimaiseen ratkaisuun.
Mitä yrityssähköpostin arkistointi tarkoittaa?
Yrityssähköpostin arkistointi tarkoittaa valmiiden keskustelujen siirtämistä pois pääpostilaatikosta poistamatta niitä. Arkistoitu posti pysyy palvelimella, kuluttaa tallennustilaa ja pysyy haettavana. Poistaminen on postille, jota et todella enää tarvitse. Arkisto on postille, jota saatat tarvita uudestaan.
Ajattele arkistoa työpöytäsi takana olevana arkistokaappina. Postilaatikko on vain se, mitä teet tällä viikolla.
Miksi haku on yhtä tärkeä kuin lajittelu
Parhaatkin kansiot ja tunnisteet yrityssähköpostissa pettävät, kun unohdat, minkä ryhmän valitsit. Haku pelastaa lähettäjien nimillä, otsikon sanoilla, päivämäärillä ja liitetyypeillä. Hyvä haku muuttaa arkiston hautausmaasta kirjastoksi.
Haku tukee myös vaatimustenmukaisuutta ja riitatilanteita. Aikaleimattu keskustelu voi vahvistaa, mistä asiakas sopi tai milloin lähetit tarjouksen. Siksi brändien sähköpostin säilytyskäytännöt ovat tärkeitä päivittäisen siivouksen rinnalla.
Käytännölliset arkistointi- ja hakutavat
1. Arkistoi suljettaessa, älä luettaessa
Arkistoi, kun keskustelu on valmis ja kaikki tehtävät on kirjattu muualle. Liian aikainen arkistointi piilottaa keskustelut, joihin sinun vielä pitää vastata. Yhdistä tämä toimenpidekansioihin luvusta yrityssähköpostin postilaatikon järjestäminen.
2. Hae ensin kapeilla hakusanoilla
Aloita lähettäjästä ja yhdestä otsikon avainsanasta. Lisää päivämääräväli, kun muistat neljänneksen mutta et tarkkaa viikkoa. Jos tiimisi käyttää jaettua postilaatikkoa yritykselle, hae sen postilaatikon sisältä, jotta näet koko luovutushistorian.
3. Pidä otsikoiden nimeäminen yhdenmukaisena
Yhdenmukaiset otsikkorivit tekevät hausta myöhemmin paljon helpompaa. Viittaa laskunumeroihin, projektikoodeihin tai asiakkaiden nimiin samalla tavalla kuin luvussa ammattimaiset sähköpostin otsikkorivit. Tuleva haku riippuu sanoista, jotka kirjoitat tänään.
Arkistoi pysyäksesi keskittyneenä. Hae pysyäksesi vastuullisena. Yhdessä ne antavat pienen brändin pitää vuosien postin hukkumatta lukemattomien viestien meluun.
Usein kysytyt kysymykset
Vapauttaako arkistointi tallennustilaa?
Arkistointi yleensä siirtää postin pois postilaatikkonäkymästä mutta pitää sen palvelimella. Tallennustilarajat riippuvat palvelupaketistasi, eivät siitä, onko viesti arkistoitu. WEMASY pitää verkkotunnuksesi ja sivustosi asetukset yhdessä paikassa Sivustonrakentajan kautta.
Kuinka kauan brändin kannattaa säilyttää arkistoitua sähköpostia?
Säilytysaika riippuu sopimuksista, verosäännöistä ja alan tarpeista. Moni brändi säilyttää yrityspostia useita vuosia, ellei laki vaadi pidempään. Luku brändien sähköpostin säilytyskäytännöt käy läpi yksinkertaisen käytännön.
Voinko hakea liitteistä yrityssähköpostissa?
Monet sähköpostiohjelmat indeksoivat liitteiden tiedostonimiä ja joskus tekstiä yleisissä asiakirjatyypeissä. Hae tiedostonimellä tai ilmaisulla, jonka tiedät esiintyneen PDF:ssä. Suurille tiedostoille noudata lukua sähköpostin liitteiden ammattimainen käsittely, jotta nimet pysyvät selkeinä.
Mikä ero on arkistoinnilla ja poistamisella?
Arkisto pitää postin palautettavana ja haettavana myöhempää tarvetta varten. Poistaminen poistaa postin, jota et enää halua tilillesi. Epäselvässä tilanteessa arkistoi ensin ja poista vasta, kun säilytysaikasi on ohi.
Pitäisikö jokaisen tiimin jäsenen käyttää samoja arkistointisääntöjä?
Jaetut postilaatikot tarvitsevat yhteiset säännöt, jotta historia pysyy täydellisenä. Henkilökohtaiset postilaatikot voivat vaihdella hieman, mutta dokumentoi perusasiat asiakaskeskusteluille. Luku sähköpostin delegointi menettämättä hallintaa käsittelee tiimin standardit.
Miten löydän sähköpostin, kun joku lähtee yrityksestä?
Vie tai siirrä postilaatikon käyttöoikeus ennen tilien sulkemista. Käytöstä poistetun postilaatikon haku on usein mahdotonta ilman etukäteissuunnittelua. Luku mitä on yrityksen sähköpostin tietoturva sisältää poistumisvaiheet.