Yksi yrittäjä siirtää jokaisen viestin yhteen kansioon eikä näe sitä enää, ellei kaivele. Toinen yrittäjä merkitsee saman viestin kolmella tunnisteella ja löytää sen mistä kulmasta tahansa. Molemmat pitävät omaa järjestelmäänsä itsestään selvänä. Molemmat hämmentyvät, kun uusi työntekijä avaa postilaatikon ensimmäistä kertaa.
Yrityssähköpostin kansiot ja tunnisteet ovat työkaluja, joilla lajittelet postin ryhmiin, joita voit selata, hakea ja jakaa. Ne muuttavat luvussa yrityssähköpostin postilaatikon järjestäminen suunnittelemasi rakenteen jokapäiväiseksi käytännöksi postisovelluksessasi. Näin kumpikin lähestymistapa toimii.
Mitä ovat kansiot ja tunnisteet yrityssähköpostissa?
Kansio on säiliö. Kun siirrät viestin kansioon, se yleensä poistuu pääasiallisesta postilaatikkonäkymästä ja on vain siinä yhdessä paikassa. Tunniste on merkintä. Yksi viesti voi kantaa useita tunnisteita samaan aikaan ja näkyä silti postilaatikossasi tai useissa suodatetuissa näkymissä.
Jotkin postisovellukset käyttävät sanaa kansio. Toiset käyttävät sanaa tunniste. Muutamat tukevat molempia. Nimet vaihtelevat, mutta ajatus on sama. Merkitset postin, jotta löydät sen nopeammin ja voit käsitellä sitä erissä.
Miten kansiot ja tunnisteet eroavat arjessa
Kansiot sopivat lineaarisiin työnkulkuihin. Viesti saapuu, käsittelet sen ja siirrät sen kansioon Valmis tai Arkisto. Tunnisteet sopivat monelle luokalle yhtä aikaa. Sama lasku voi saada tunnisteet Asiakas A, Laskutus ja 2026 ilman, että viestiä kopioidaan.
Kansiot tuntuvat luontevilta, kun ajattelet vaiheittain. Tunnisteet tuntuvat luontevilta, kun yksi viesti kuuluu useaan yhteyteen. Moni brändi käyttää pääkansiota toimenpidetiloille ja tunnisteita asiakkaille, projekteille tai osastoille.
Miten valitset ratkaisun brändillesi
1. Valitse postisovelluksesi mukaan
Aloita siitä, mitä sähköpostiohjelmasi tukee suoraan. Oletusmallia vastaan taisteleminen tuo ylimääräisiä klikkauksia. Jos ohjelmasi suosii tunnisteita, rakenna tunnistepohjaiset suodattimet. Jos se suosii kansioita, pidä puu matalana.
2. Rajoita ylimmän tason ryhmiä
Viidestä seitsemään ylimmän tason kansiota tai tunnistetta riittää useimmille pienille tiimeille. Nimien pitäisi kuvata toimenpidettä tai osastoa, ei epämääräisiä sanoja kuten Sekalaista. Johdonmukainen nimeäminen koko tiimissä on tärkeämpää kuin täydelliset luokat ensimmäisenä päivänä.
3. Automatisoi suodattimilla
Säännöt voivat ohjata postin verkkosivustosi yhteydenottolomakkeelta, laskutusosoitteesta tai tukialiaksesta oikeaan kansioon tai tunnisteeseen saapuessaan. Tämä automaatio sopii yhteen luvussa useita sähköpostiosoitteita samalla verkkotunnuksella käyttöön ottamiesi osoitteiden kanssa. Vähemmän käsin lajittelua tarkoittaa vähemmän viestejä, jotka jäävät erehdyksessä postilaatikkoon.
Valitse yksi ensisijainen tapa, lisää toinen taso vain tarvittaessa ja dokumentoi säännöt kaikille, jotka jakavat postilaatikon. Seuraava luku jaettu postilaatikko yritykselle näyttää, milloin useat ihmiset tarvitsevat saman lajitellun näkymän.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yksi viesti olla useammassa kuin yhdessä kansiossa?
Useimmat kansiopohjaiset järjestelmät siirtävät viestin kerrallaan yhteen kansioon, ellet kopioi sitä. Tunnisteet sallivat useita merkintöjä yhdelle viestille ilman kopiointia. WEMASY auttaa pitämään verkkolomakkeet ja postin reitityksen linjassa Sivustonrakentajan kautta, jotta automaattisella lajittelulla on selkeät laukaisijat.
Pitäisikö kansioita sisentää kansioiden sisään?
Yksi alikansiotaso toimii brändeille, joilla on muutama osasto. Syvä sisäkkäisyys piilottaa postia ja hidastaa arkistointipäätöksiä. Tasaiset rakenteet selkeillä nimillä toimivat yleensä paremmin kuin monimutkaiset puut pienille tiimeille.
Korvaavatko tunnisteet tarpeen arkistoida sähköpostia?
Tunnisteet järjestävät, miten näet postin. Arkistointi poistaa valmiit keskustelut aktiivisesta työtilasta ja pitää ne silti haettavina. Lue luku yrityssähköpostin arkistointi ja haku, niin näet, miten ne toimivat yhdessä.
Minkä väriset tunnisteet kannattaa ottaa käyttöön?
Väri auttaa, kun silmäilet pitkää listaa ja haluat nähdä kiireellisyyden tai asiakastyypin yhdellä silmäyksellä. Rajoita värit kolmeen tai neljään merkitykseen, jotta järjestelmä pysyy luettavana. Dokumentoi tiimillesi, mitä kukin väri tarkoittaa.
Miten kansiot auttavat, kun useampi ihminen jakaa postia?
Jaetut näkymät tarvitsevat samat kansio- tai tunnisteiden nimet kaikille. Tilakansiot, kuten Osoitettu ja Odottaa asiakasta, tekevät luovutukset näkyviksi. Luku jaettu postilaatikko yritykselle kertoo, milloin tällainen ratkaisu kannattaa.
Pitäisikö automaattisen postin ohittaa postilaatikko kokonaan?
Vähäarvoiset ilmoitukset ja kuitit voi ohjata suoraan viitekansioon, jos käyt kansion läpi aikataulun mukaan. Pidä asiakas- ja myyntipostit pääpostilaatikossa tai tärkeysnäkymässä. Luku sähköpostien priorisointi yrittäjänä auttaa päättämään, mikä ansaitsee ylimmän paikan.