Useimmat yrityssähköpostin virheet eivät ole dramaattisia. Ne ovat pieniä tapoja, joita toistetaan, kunnes asiakas, kumppani tai työntekijä menettää kärsivällisyytensä. Epäselvä aihe tässä. Unohtunut seuranta tuolla. Yksi Vastaa kaikille -viesti, joka tulvii kahdelletoista ihmiselle, jotka eivät tarvinneet ketjua.
Yleiset yrityssähköpostin virheet ovat toistuvia mokia, joiden takia pätevä brändi vaikuttaa huolimattomalta, hitaalta tai epäluotettavalta. Täydellistä kirjoitustaitoa et tarvitse. Tarvitset tietoa siitä, mikä menee pieleen, ja yksinkertaiset tarkistukset ennen kuin painat lähetä. Tässä moduulissa käydään läpi jokainen virhetyyppi. Tässä on kartta.
Mitkä ovat yleisimmät yrityssähköpostin virheet?
Useimmin toistuvat virheet jakautuvat kuuteen ryhmään: kirjoituksen laatu, sävy, aiheet, vastaanottajien käsittely, liitteet ja loppuun vieminen. Myös tietoturvamokat kuuluvat listalle, vaikka moni brändi pitää niitä IT-ongelmina, kunnes jokin menee rikki.
Kirjoituksen laatuun kuuluvat kirjoitusvirheet, kielioppiaukot ja viestit, jotka jaarittelevat ilman selkeää pyyntöä. Sävyongelmat näkyvät, kun rento viesti päätyy muodolliseen ketjuun tai jäykkä vastaus viilentää lämpimän suhteen. Aiheen virheet hautaavat kiireellisen postin "Nopea kysymys" -otsikoiden joukkoon. Vastaanottajavirheitä ovat väärät osoitteet, Vastaa kaikille -väärinkäyttö ja viestit, jotka lähtevät ennen kuin olet saanut muokkauksen valmiiksi.
Virheet, jotka heikentävät uskottavuutta ensimmäisenä
1. Huolimaton kirjoitus ja epäselvät pyynnöt
Kirjoitusvirheet ja puuttuvat välimerkit kertovat, ettet lukenut viestiä läpi. Epäselvä pyyntö pakottaa lukijan arvailemaan, mitä tarvitset. Molemmat liittyvät ohjeisiin luvussa miten kirjoitat selkeän ja tiiviin sähköpostin sekä syvempään listaan luvussa sähköpostivirheet, jotka heikentävät uskottavuutta.
2. Epämääräiset tai harhaanjohtavat aiheet
Aihe, jossa lukee "Päivitys" tai "Moi", ei kerro lukijalle mitään. Hän siirtää viestisi myöhemmäksi tai poistaa sen avaamatta. Hyvät aiheen tavat alkavat luvusta ammattimaisen sähköpostin aiheet.
3. Sävy, joka ei sovi tilanteeseen
Huumoria maksuriidassa. Kylmää muodollisuutta kuukausien ystävällisen yhteydenpidon jälkeen. Sävyn epäsuhta hämmentää lukijoita ja hidastaa päätöksiä. Seuraava luku väärästä sävystä yrityssähköpostissa käsittelee tätä mallia tarkemmin.
Virheet, jotka haaskaavat aikaa tai luovat riskin
1. Vastaa kaikille, vaikka Vastaa riittäisi
Kokonaiset tiimit vedetään sivukeskusteluihin. Postilaatikot täyttyvät kohinasta. Ihmiset mykistävät ketjut ja missaavat sen yhden viestin, jolla oli väliä. Säännöt luvussa milloin käyttää Vastaa kaikille -toimintoa yrityssähköpostissa antavat selkeän oletuksen.
2. Liite- ja tietoturvamokat
Väärät tiedostot, liian isot liitteet ja arkaluonteiset tiedot selkotekstinä aiheuttavat noloja tilanteita ja oikeaa haittaa. Liitetavat kuuluvat lukuun sähköpostiliitteiden ammattimainen käsittely. Tietoturvan perusteet löytyvät luvusta mitä on yrityksen sähköpostin tietoturva.
3. Hiljaiset aukot sen jälkeen, kun lupasit toimia
Sanoit lähettäväsi tarjouksen perjantaihin mennessä. Perjantai menee ohi. Asiakas olettaa, että unohdit hänet tai valitsit kilpailijan. Seurannan kuri on oma virhekategoriansa myöhemmin tässä moduulissa.
Valitse yksi ryhmä, jonka käyt läpi tällä viikolla. Lue vastaava luku, korjaa yksi tapa ja siirry seuraavaan. Luvut kirjoitusvirheistä ja kieliopista, väärästä sävystä ja epäselvistä aiheista ovat yleensä hyvä aloituspaikka brändeille, jotka käyttävät jo omaa verkkotunnusta.
Usein kysytyt kysymykset
Minkä yrityssähköpostin virheen pienet brändit tekevät ensimmäisenä?
Moni pieni brändi aloittaa ilmaisella henkilökohtaisella osoitteella yhteystiedoissaan ja lisää päälle epäselvät aiheet ja hitaat vastaukset. Osoitteen ja DNS-asetusten korjaaminen on ensimmäinen askel. WEMASY auttaa julkaisemaan brändin omat yhteystiedot Sivustonrakentajalla.
Vaikuttavatko yleiset sähköpostivirheet perillemenoon?
Huolimattomat lähetystavat, korkea valitusmäärä ja puuttuvat todennustietueet voivat ohjata postia roskapostikansioon. Pelkät kirjoitusvirheet harvoin vaikuttavat sijoittumiseen, mutta ne heikentävät luottamusta, kun viestit pääsevät perille. Tekninen puoli selviää luvusta miksi yrityssähköpostit päätyvät roskapostiin.
Kuinka usein brändin kannattaa tarkistaa sähköpostitapansa?
Neljännesvuosittainen katsaus kymmeneen tuoreeseen asiakasketjuun paljastaa useimmat toistuvat virheet. Poimi viestit myynnistä, tuesta ja laskutuksesta erikseen, koska jokainen tyyppi epäonnistuu eri tavalla. Luvun ammattimaisen sähköpostin hallinnan työnkulku toimintamallit tekevät tarkistuksista rutiinia.
Ovatko automaattiset sähköpostit vapaita näistä virheistä?
Automaatio vahvistaa virheitä, koska yksi huono pohja tavoittaa jokaisen uuden yhteyshenkilön. Rikkinäiset yhdistämiskentät ja tekopersoonallinen sävy haittaavat nopeammin suuressa mittakaavassa. Lue sähköpostiautomaation virheet, jotka kannattaa välttää, ennen kuin otat sarjat käyttöön.
Voiko yksi ihminen korjata virheet koko yrityksessä?
Yksi vastuuhenkilö voi asettaa standardit ja pohjat, mutta jokaisen lähettäjän on noudatettava niitä. Kirjalliset ohjeet ja perehdytys toimivat paremmin kuin muistutukset vahingon jälkeen. Tiimin ohjeet löytyvät luvusta yrityssähköpostin parhaat käytännöt brändeille.
Mikä on nopein voitto tämän luvun jälkeen?
Kirjoita uusiksi kolme eniten käyttämääsi aihepohjaa niin, että jokainen nimeää aiheen ja tarvittavan toimenpiteen. Tämä yksi muutos parantaa hakua, tärkeysjärjestystä ja vastausnopeutta ilman uusia työkaluja. Syvempi ohje aiheista on luvussa ammattimaisen sähköpostin aiheet.