Brändi A tarkistaa postin jatkuvasti ja vastaa satunnaisessa järjestyksessä. Brändi B avaa postilaatikon kolme kertaa päivässä, seulonta kestää viisi minuuttia, ja se suljetaan taas seuraavaan lohkoon asti. Sama volyymi, eri stressi. Toinen brändi ei ole onnekkaampi. Se noudattaa työnkulkua, jonka jokainen tiimin jäsen voi toistaa.
Ammattimaisen sähköpostin hallinnan työnkulku on järjestys, jolla brändisi vastaanottaa, lajittelee, käsittelee, arkistoi ja käy läpi postia. Se yhdistää aiempien moduulien käyttöönottovalinnat tämän moduulin päivittäisiin tapoihin. Tässä miltä se näyttää käytännössä.
Mikä on sähköpostin hallinnan työnkulku?
Sähköpostin hallinnan työnkulku on määritelty polku, jossa on nimetyt vaiheet ja vastuuhenkilöt. Tyypillisiä vaiheita ovat vastaanotto, seulonta, vastaaminen tai delegointi, arkistointi ja viikoittainen läpikäynti. Jokainen vaihe käyttää työkaluja ja sääntöjä, jotka olet jo valinnut, sähköpostipalvelusta kansioihin ja säilytyskäytäntöön.
Työnkulku ei ole jäykkä ohjelmisto. Se on sovittu tapa, jolla brändisi käsittelee postia, jotta mikään ei riipu yhden ihmisen muistista.
Hyvän työnkulun viisi vaihetta
1. Vastaanotto
Posti saapuu verkkotunnuksesi roolipohjaisiin osoitteisiin, sivustosi yhteydenottolomakkeilta ja johdon henkilökohtaisiin postilaatikkoihin. Julkisten osoitteiden pitäisi vastata sitä, mitä julkaiset luvun ammattimainen sähköposti ja verkkosivustosi mukaan. Suodattimet reitittävät jokaisen tyypin oikeaan jonoon ennen kuin ihmiset avaavat postilaatikon.
2. Seulonta
Ajoitettujen lohkojen aikana silmäile otsikot ja anna tason yksi, tason kaksi tai viitteen tila. Käytä luvun sähköpostien priorisointi yrittäjänä menetelmää. Siirrä viestit toimenpidekansioihin tai tunnisteisiin luvusta kansiot ja tunnisteet yrityssähköpostissa.
3. Vastaaminen ja delegointi
Lähetä tason yksi vastaukset samassa lohkossa mahdollisuuksien mukaan. Anna tason kaksi ja rutiinipostit henkilökunnalle luvun sähköpostin delegointi menettämättä hallintaa tasojen mukaan. Kirjoita luvun miten kirjoitat ammattimaisen sähköpostin selkeydellä ja käytä luvun mitä sähköpostin allekirjoitukseen kuuluu allekirjoituksia.
4. Arkistointi ja säilytys
Suljetut keskustelut siirtyvät arkistoon lukujen yrityssähköpostin arkistointi ja haku ja brändien sähköpostin säilytyskäytännöt sääntöjen mukaan. Poista vain se, minkä käytäntö sallii.
5. Läpikäynti
Viikoittainen läpikäynti siivoaa jälkeen jääneet, tarkistaa delegoidut vastaukset ja päivittää suodattimet. Kuukausittaiset tarkistukset löytävät tilausten melun ja tallennustilan kasvun. Tämä ylläpitovaihe säilyttää luvun siisti postilaatikko pitkällä aikavälillä hyödyt.
Kirjoita työnkulkusi yhdelle sivulle. Nimeä työkalut luvusta yrityssähköpostin hallinnan työkalut, nimeä vastuuhenkilöt ja säädä, kun tiimi tai volyymi muuttuu. Näkyvä työnkulku muuttaa hajanaiset tavat järjestelmäksi, johon brändisi voi luottaa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta kertaa päivässä yrittäjän kannattaa tarkistaa sähköposti?
Kahdesta neljään keskittynyttä lohkoa toimii useimmille pienille brändeille. Jatkuva tarkistus pirstoo syvän työn parantamatta vastausten laatua. Sovita lohkot luvussa sähköpostin vastausaikaodotukset asettamiisi odotuksiin. WEMASY pitää sivuston liidit virtaamassa määriteltyyn osoitteeseen Sivustonrakentajan kautta.
Pitäisikö työnkulun erota jaetuille ja henkilökohtaisille postilaatikoille?
Jaetut jonot tarvitsevat näkyviä osoitus- ja tilavaiheita, jotka henkilökohtainen posti voi ohittaa. Seulonta- ja arkistointisääntöjen pitäisi silti olla linjassa, jotta tiimi toimii yhden prosessin mukaan. Luku jaettu postilaatikko yritykselle määrittelee tiimin puolen.
Mihin tietoturva sopii päivittäisessä työnkulussa?
Tietoturvatarkistukset kuuluvat kirjautumiseen, liitteiden käsittelyyn ja poistumiseen, ei jokaiseen vastaukseen. Kouluta henkilökunta tunnistamaan riskit luvun miten tunnistat tietojenkalastelusähköpostin avulla päivittäisen seulonnan rinnalla.
Miten dokumentoin työnkulun uusille työntekijöille?
Yksi sivu osoitteista, kansioista, tasoista, pohjista ja eskalointipoluista riittää alkuun. Linkitä etiketti- ja allekirjoitusoppaisiin sävyn osalta. Luku yrityssähköpostin parhaat käytännöt brändeille tukee perehdytystä.
Mikä laukaisee työnkulun uudistamisen?
Uudista, kun ohitetut vastaukset lisääntyvät, delegointi kaksinkertaistuu tai lisäät merkittäviä uusia osoitteita. Isot sähköpostipalvelun muutokset luvusta yrityssähköpostin käyttöönotto vaihe vaiheelta ovat myös syy päivitykseen.
Voiko työnkulku toimia ilman kalliita lisäosia?
Sähköpostipalvelu, luotettava ohjelma, suodattimet ja kurinalaiset tavat kattavat useimmat pienet brändit. Lisää tiimityökaluja, kun kipu ilmenee, ei ennen sitä. Luku yrityssähköpostin hallinnan työkalut kartoittaa pinon vaiheittain.