Viimeistelet harkitun vastauksen uudelle asiakkaalle ja painat lähetä. Hän vierittää viestin loppuun etsien puhelinnumeroasi. Löytyy vain etunimesi ja satunnainen lainaus menestyksestä. Hän sulkee viestin ja avaa sen sijaan kilpailijan sivuston.
Se, mitä sähköpostin allekirjoitukseen kuuluu, tiivistyy lyhyeen listaan olennaisia asioita. Nimesi, roolisi, yrityksesi ja yhteystietosi muodostavat ytimen. Kaikki muu on valinnaista ja sen pitää ansaita paikkansa. Lähetät jo brändätystä osoitteesta, kuten luvussa mikä on oman verkkotunnuksen sähköpostiosoite kerrottiin. Allekirjoituksesi viimeistelee tuon ensivaikutelman.
Mitä ammattimaiseen sähköpostin allekirjoitukseen kuuluu
Ammattimainen sähköpostin allekirjoitus on viestisi lopussa oleva yhteystietolohko. Se kertoo lukijalle, kuka olet, ja antaa tavan tavoittaa sinut muita kanavia pitkin. Pidä se keskittyneenä tietoihin, joita lukija oikeasti tarvitsee.
Aloita koko nimestäsi ja tittelistäsi. Lisää yrityksesi nimi sekä puhelinnumero tai linkki verkkosivustolle. Brändätty sähköpostiosoitteesi voi olla mukana myös tässä, vaikka lähettäjäkenttä näyttää sen jo. Nämä perusasiat vastaavat selkeyttä, jota tavoittelet, kun kirjoitat ammattimaisen sähköpostin.
1. Nimi ja rooli
Nimesi pitäisi vastata sitä, miten ihmiset tuntevat sinut liike-elämässä. Lisää titteli, jotta lukija ymmärtää asemasi. Titteli, kuten "Omistaja" tai "Asiakkuuspäällikkö", antaa keskustelulle kontekstin.
2. Yritys ja verkkosivusto
Kirjoita yrityksesi nimi ja linkitä verkkosivustollesi. Verkkotunnuksen pitäisi vastata lähettäjäosoitettasi ja sivustosi osoitetta. Tämä yhdenmukaisuus vahvistaa luottamusta, jota rakennat luvulla miten ammattimainen sähköposti rakentaa luottamusta.
3. Puhelin ja valinnaiset lisät
Lisää suora puhelinnumero, jos haluat puheluita. Pieni logo toimii, kun se pysyy kompaktina. Some-ikonit kuuluvat mukaan vain, jos käytät niitä profiileja aktiivisesti liiketoimintaan.
Mitä jättää allekirjoituksesta pois
Pitkät oikeudelliset vastuuvapauslausekkeet työntävät varsinaisen viestisi pois näytöltä mobiilissa. Inspiroivat lainaukset lisäävät sotkua auttamatta lukijaa vastaamaan. Useat fonttivärit ja ylisuuret kuvat hidastavat latausta ja näyttävät viimeistelemättömiltä.
Jätä pois henkilökohtaiset tiedot, jotka eivät palvele liikeyhteydenottoa. Jätä pois jokainen some-verkosto, jota päivität harvoin. Siisti allekirjoitus kunnioittaa lukijan aikaa samoin kuin luvun yrityssähköpostin parhaat käytännöt brändeille suositukset viestin tekstille.
Kun tiedät, mitä sisällyttää, tutustu allekirjoitusesimerkkeihin ja pohjiin tämän moduulin seuraavissa luvuissa. Muotoilu- ja ulkoasuvalinnat tulevat sen jälkeen, kun oikea sisältö on selvillä.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö sähköpostin allekirjoituksen vastata verkkosivustoni brändiä?
Allekirjoituksessa pitäisi käyttää samaa logoa, värejä ja yrityksen nimeä kuin verkkosivustollasi. Yhdenmukainen brändi kaikissa kosketuspisteissä rakentaa tunnistettavuutta. WEMASY auttaa sovittamaan molemmat yhteen Sivustonrakentajan ja brändätyn sähköpostin määrityksen avulla.
Tarvitsenko postiosoitteen sähköpostin allekirjoitukseen?
Jotkin alat ja alueet vaativat yrityksen osoitteen kaupallisiin viesteihin. Tarkista alasi paikalliset säännöt. Jos mikään sääntö ei koske sinua, lisää osoite vain, jos asiakkaat käyvät säännöllisesti toimipaikassasi.
Pitäisikö freelancerin lisätä yrityksen nimi allekirjoitukseensa?
Freelancer voi käyttää omaa nimeään brändinä tai rekisteröityä yrityksen nimeä. Molemmissa tapauksissa lisää selkeä titteli ja linkki portfolioon tai sivustoon. Luku ammattimaisen sähköpostiosoitteen esimerkkejä brändeille näyttää, miten yksinyrittäjät esiintyvät.
Onko logo pakollinen jokaisessa sähköpostin allekirjoituksessa?
Logo on valinnainen, ei pakollinen. Pelkkä teksti toimii hyvin lyhyissä vastauksissa ja sisäisissä viesteissä. Jos lisäät logon, pidä se pienenä, jotta se ei hallitse viestiä.
Kuinka monta riviä allekirjoituksessa pitäisi olla?
Neljä tai kuusi riviä tekstiä on käytännöllinen raja useimmille brändeille. Jokainen ylimääräinen rivi työntää viestiäsi ylemmäs mobiilinäytöillä. Säästä yksityiskohtaiset tiedot verkkosivustosi yhteystietosivulle.
Pitäisikö sisäisissä sähköposteissa käyttää samaa allekirjoitusta kuin asiakasviesteissä?
Monet tiimit käyttävät lyhyempää versiota sisäisissä vastauksissa ja täyttä brändättyä lohkoa ulkoisissa viesteissä. Luku muodollinen vs epämuodollinen sähköposti brändeille auttaa päättämään, milloin kumpikin sävy sopii.