Kolme uutta asiakasta lähetti viestin myyntitiimillesi viime kuussa. Kaksi sai vastauksen, joka alkoi sanoilla ”Hyvä herra Torres” ja päättyi sanoihin ”Ystävällisin terveisin”. Kolmas sai viestin ”Hei Jami, tässä tiedot, joita pyysit”. Kaikki kolme allekirjoittivat saman sopimuksen. Ero johtui suhteesta ja toimialasta, ei onnistumisesta tai epäonnistumisesta. Kun tiedät, milloin käyttää muodollista ja milloin epämuodollista sähköpostia, brändisi mukautuu kuulostamatta epäjohdonmukaiselta.
Muodollisessa sähköpostissa käytetään rakenteellisia tervehdyksiä, kokonaisia lauseita ja neutraalia kieltä, joka sopii ammatilliseen tai ensimmäiseen yhteydenottoon. Epämuodollisessa sähköpostissa käytetään keskustelevaa ilmaisua, etunimiä ja lyhyempiä kappaleita, kun suhde sen sallii. Molemmat voivat olla ammattimaisia. Kysymys on siitä, mitä sävyä lukija odottaa. Näin päätät.
Mitä eroa on muodollisella ja epämuodollisella sähköpostilla?
Muodollinen sähköposti noudattaa luvun muodollinen sähköpostin muoto yrityksille täyttä rakennetta. Tervehdyksissä käytetään titteleitä tai koko nimiä. Kieli välttää slangia. Viesteissä on selkeät aloitukset, sisällöt ja lopetukset.
Epämuodollinen sähköposti höllentää joitakin näistä säännöistä luopumatta selkeydestä. Voit jättää pois ”Hyvä” ja kirjoittaa ”Hei Sami”. Lauseet lyhenevät. Sävy tuntuu avuliaalta kollegalta eikä kirjeeltä. Epämuodollinen ei tarkoita huolimatonta. Oikeinkirjoituksella, kieliopilla ja vastausajalla on edelleen väliä.
Milloin yritysten kannattaa käyttää muodollista sähköpostia
Valitse muodollinen sävy ensimmäiseen yhteydenottoon, tärkeisiin aiheisiin ja säänneltyille toimialoille. Tarjoukset, sopimuskeskustelut, maksuriidat ja johdon kirjeenvaihto vaativat yleensä muodollista kieltä. Kun et ole varma, miten lukija haluaa viestiä, aloita muodollisesti. Voit aina säätää myöhemmin.
Ulkoinen viestintä toimittajien, sijoittajien ja viranomaisten kanssa pysyy yleensä muodollisena koko suhteen ajan. Luvun mikä on yrityksen sähköpostiosoite mukainen yrityksen lähettäjäosoite tukee tätä sävyä jo ennen kuin lukija avaa viestin.
Milloin yritykset voivat käyttää epämuodollista sähköpostia
Epämuodollinen sävy toimii, kun suhde on vakiintunut ja aihe on rutiininomainen. Sisäiset tiimipäivitykset, pitkäaikaisten asiakkaiden seurantaviestit ja rennot alat, kuten luovat palvelut, suosivat usein lämpimämpää ääntä. Mukaudu lukijan tyyliin, kun hän kirjoittaa ensin epämuodollisesti.
Asiakastuessa voi yhdistää molempia. Kuittaa ongelma selkeästi ja käytä sitten ystävällistä kieltä korjauksen selittämiseen. Luku ammattimainen sähköposti asiakastuessa näyttää, miten lämpö ja selkeys sopivat yhteen.
Näin pidät sävyn johdonmukaisena koko brändissäsi
Määritä oletussävy sähköpostiohjeissasi. Useimmat yritykset ovat uusien yhteyshenkilöiden kanssa hieman muodollisia ja vakituisten asiakkaiden kanssa hieman epämuodollisia. Kouluta tiimisi peilaamaan lukijaa kopioimatta epäammattimaisia tapoja, kuten yhden sanan vastauksia tai puuttuvia tervehdyksiä.
Kun sävy vaihtuu kesken ketjun, tunnusta se luontevasti. Siirtyminen muodollisesta tarjouksesta rentoon kuulumisten tarkistukseen on sopivaa, jos suhde on lämmennyt. Siirtyminen rennosta muodolliseen viestii vakavuudesta, mikä on hyödyllistä hinnoista tai määräajoista keskusteltaessa. Seuraavassa luvussa kerrotaan, kuinka nopeasti sinun pitäisi vastata kummallakin sävyllä.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko epämuodollinen sähköposti silti näyttää ammattimaiselta?
Epämuodollinen sähköposti pysyy ammattimaisena, kun se on selkeä, kohtelias ja virheetön. Lyhyet lauseet ja etunimet eivät heikennä brändiäsi, jos sisältö kunnioittaa lukijan aikaa. WEMASY auttaa rakentamaan viimeistellyn julkisen ilmeen Sivustonrakentajassa, ja sähköpostisi sävyn pitäisi tuntua luontevalta jatkeelta tälle brändille.
Pitäisikö markkinointisähköpostien olla muodollisia vai epämuodollisia?
Markkinointipostit ovat yleensä epämuodollisia ja keskustelevia, koska ne puhuvat laajalle yleisölle. Tapahtumaviestien, kuten kuittien ja salasanan palautusten, pitäisi pysyä selkeinä ja neutraaleina. Sovita tyyli kunkin viestityypin tarkoitukseen.
Mitä jos asiakas vaihtaa muodollisesta rennoksi kesken ketjun?
Seuraa heidän esimerkkiään ja pidä silti kiinni selkeyden ja täydellisyyden standardeistasi. Jos he alkavat käyttää etunimiä ja lyhyempiä viestejä, voit höllentää tervehdystyyliäsi. Pidä sisältö ammattimaisena, vaikka sävy höllentyisi.
Vaikuttaako toimiala muodollisen ja epämuodollisen valintaan?
Voimakkaasti säännellyt alat, kuten rahoitus, laki ja terveydenhuolto, pysyvät yleensä muodollisempina. Luovat, teknologia- ja elämäntyylibrändit käyttävät usein epämuodollista sävyä asiakkaiden kanssa. Selvitä oman alasi tavat, ennen kuin asetat tiimin oletukset.
Mistä näen molemmat sävyt esimerkkiviesteissä?
Luvussa ammattimaisia sähköpostiesimerkkejä on malleja, joita voit mukauttaa sekä muodollisiin että epämuodollisiin tilanteisiin.
Pitäisikö sähköpostin allekirjoituksen muuttua sävyn mukana?
Pidä sama allekirjoituslohko sävystä riippumatta. Nimi, titteli ja yhteystiedot pysyvät samoina. Sävy näkyy tervehdyksessä ja sisällössä, ei allekirjoituksen muodossa.