Yksi yritys lähettää seurantaviestin, joka alkaa sanoilla ”Hei Sari,” kertoo tarkoituksen kahdella lauseella ja päättyy selkeään seuraavaan askeleeseen. Toinen yritys välittää sotkuisen viestiketjun ilman kontekstia ja otsikkorivillä ”päivitys”. Sama tilanne, kaksi hyvin erilaista vaikutelmaa. Ammattimaiset sähköpostiesimerkit näyttävät eron konkreettisesti.
Ammattimainen sähköpostiesimerkki on malliviesti, joka noudattaa yritysviestinnän standardeja. Siinä on kuvaava otsikkorivi, kohtelias aloitus, keskittynyt sisältö ja asianmukainen lopetus. Esimerkkien tutkiminen auttaa tiimiäsi kirjoittamaan nopeammin ja kuulostamaan yhtenäiseltä. Tässä on, miltä ne näyttävät yleisissä tilanteissa.
Mikä tekee ammattimaisesta sähköpostiesimerkistä hyödyllisen?
Hyvä esimerkki on riittävän täsmällinen, jotta rakenteen voi kopioida, mutta riittävän joustava, jotta sitä voi mukauttaa. Se näyttää otsikkorivin, tervehdyksen, sisältökappaleet, toimintakehotuksen ja allekirjoituksen. Se välttää slangia, epämääräisiä pyyntöjä ja katkeamattomia tekstiseinämiä.
Esimerkit näyttävät myös, mitä ei kannata tehdä. Viesti, jonka otsikkorivistä ei selviä aihe, vastaus, joka sivuuttaa alkuperäisen kysymyksen, tai allekirjoitus, josta puuttuvat yhteystiedot, eivät täytä ammattimaista standardia. Vertaa niitä selkeään malliin, niin ero on ilmeinen.
Ammattimaisia sähköpostiesimerkkejä yleisiin tilanteisiin
Nämä mallit kattavat suurimman osan arkipäivän yrityspostista. Muokkaa nimet ja yksityiskohdat yrityksesi äänen mukaan.
1. Ensimmäinen esittely mahdolliselle asiakkaalle
Aihe: Esittely, [Yrityksesi nimi]. Sisältö: tervehdi lukijaa nimellä, kerro yhdellä lauseella, kuka olet, kerro, miksi kirjoitat, ehdota konkreettista seuraavaa askelta, kuten puhelua tai esittelyä, ja päätä viesti koko nimeesi ja rooliisi. Pidä viesti alle viidessä lyhyessä kappaleessa.
2. Seuranta tapaamisen tai puhelun jälkeen
Aihe: Seuranta [päivämäärän] puhelustamme. Sisältö: kiitä heitä ajastaan, listaa kolme sovittua toimenpidettä, mainitse mahdolliset määräajat ja pyydä heitä vahvistamaan tai korjaamaan yhteenvetosi. Tämä muoto estää väärinkäsitykset ennen kuin ne kasvavat.
3. Asiakastuen vastaus
Aihe: Vs: [heidän alkuperäinen otsikkonsa, lyhennettynä]. Sisältö: kuittaa heidän ongelmansa, selitä ratkaisu tai seuraava askel, tarjoa lisäapua ja lisää linkkejä vain tarvittaessa. Tukitiimit hyötyvät luvun ammattimainen sähköposti asiakastuessa tavoista.
4. Sisäinen tiimipäivitys
Aihe: [Projektin nimi], päivitys [päivämäärä]. Sisältö: aloita pääuutisella, lisää kaksi tai kolme luettelokohtaa tiedoilla ja kerro, kuka vastaa kustakin toimenpiteestä. Sisäinen posti voi olla hieman rennompaa, mutta sen pitää silti olla helposti silmäiltävää.
Näin mukautat esimerkit yrityksesi tyyliin
Tallenna kolme tai neljä pohjaa, joita tiimisi käyttää useimmin. Korvaa paikkamerkkitekstit yrityksesi nimellä, sävyllä ja allekirjoituslohkolla. Sovita muodollisuuden taso yleisöösi luvun muodollinen ja epämuodollinen sähköposti yrityksille ohjeiden avulla.
Lähettäjän osoitteen pitäisi vastata esimerkkejä, joita jaat sisäisesti. Luvun ammattimaisia yrityksen sähköpostiosoite-esimerkkejä kaltaiset yrityksen osoitteet vahvistavat ammattimaista sävyä, jota esimerkkiviestit opettavat. Seuraavassa luvussa käydään tarkemmin läpi muodollisen sähköpostin rakenne.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko käyttää sähköpostipohjia kuulostamatta robotilta?
Pohjat toimivat parhaiten lähtökohtina, eivät sanasta sanaan seurattavina käsikirjoituksina. Säilytä rakenne ja vaihda mukaan kullekin lukijalle ominaiset tiedot. WEMASY auttaa pitämään yrityksesi ilmeen yhtenäisenä sivustollasi Sivustonrakentajan avulla, ja sähköpostiesi pitäisi vastata samaa ääntä.
Kuinka pitkä ammattimaisen yrityssähköpostin pitäisi olla?
Useimmat yritysviestit mahtuvat kolmeen tai kuuteen lyhyeen kappaleeseen. Jos tarvitset enemmän yksityiskohtia, käytä luetteloita tai liitä dokumentti. Pitkät katkeamattomat tekstilohkot saavat lukijat silmäilemään tai ohittamaan tärkeät kohdat.
Pitäisikö ammattimaisissa sähköpostiesimerkeissä olla emojeja?
Käytä emojeja säästeliäästi ja vain, kun brändisi ääni on rento ja lukija odottaa sitä. Muodolliset asiakasviestit, juridiset ketjut ja ensimmäiset esittelyt toimivat yleensä paremmin ilman niitä.
Mistä löydän näiden esimerkkien taustalla olevan muodollisen rakenteen?
Luvussa muodollinen sähköpostin muoto yrityksille käydään läpi jokainen osa otsikkorivistä allekirjoitukseen, jotta voit rakentaa omat pohjasi.
Eroavatko ammattimaiset sähköpostiesimerkit B2B- ja B2C-yrityksillä?
B2B-viestit ovat usein muodollisempia ja sisältävät yksityiskohtaista taustaa. B2C-tukivastaukset voivat olla lämpimämpiä ja lyhyempiä. Molemmat tarvitsevat silti selkeät otsikkorivit, kohteliaat aloitukset ja nopeat vastaukset.
Pitäisikö tiimin tallentaa esimerkit jaettuun dokumenttiin?
Jaettu sisäinen dokumentti hyväksytyillä esimerkeillä pitää kaikki samalla linjalla. Yhdistä se luvun sähköpostietiketin säännöt yrityksille perussääntöihin, jotta uudet työntekijät oppivat sekä miksi että miten.