Tuijotat tyhjää viestiikkunaa. Kursori vilkkuu tyhjässä tekstikentässä, ja mietit, aloitatko sanoilla ”Hyvä vastaanottaja” vai menetkö suoraan asiaan. Viisitoista minuuttia kuluu, eikä mitään ole vielä lähetetty. Muodollinen sähköpostin muoto poistaa tämän kitkan antamalla sinulle selkeän järjestyksen.
Muodollinen sähköpostin muoto yrityksille on vakioasettelu, jota ammattimaiset viestit käyttävät: otsikkorivi, tervehdys, avauslause, sisältö, päätös ja allekirjoitus. Jokaisella osalla on tehtävänsä. Yhdessä ne tekevät viestistäsi helppolukuisen ja vaikean ymmärtää väärin. Tässä on, miten rakenne toimii.
Mikä on muodollinen sähköpostin muoto yrityksille?
Muodollinen sähköpostin muoto on järjestetty rakenne, jota yritysviestit noudattavat, kun tilanne vaatii ammattimaisuutta. Kyse ei ole monimutkaisten sanojen käytöstä. Kyse on tiedon sijoittamisesta sinne, mistä lukija odottaa sen löytyvän.
Ajattele sitä kehyksenä. Otsikkorivi kehystää aiheen. Tervehdys kehystää suhteen. Sisältö välittää viestin. Päätös ja allekirjoitus kehystävät, kuka olet ja miten sinut tavoittaa. Jos jätät osan pois, viesti tuntuu keskeneräiseltä.
Muodollisen yrityssähköpostin jokainen osa
1. Otsikkorivi
Kirjoita täsmällinen ilmaus, joka kertoo lukijalle, mitä viesti sisältää. Vältä epämääräisiä sanoja kuten ”hei” tai ”tärkeä”. Lisää projektin nimi, päivämäärä tai toimintasana, kun se on olennaista. Hyvät otsikkorivit avataan. Huonot hautautuvat.
2. Tervehdys
Puhuttele lukijaa nimellä, kun tiedät sen. ”Hyvä Maija Virtanen” sopii muodolliseen ensikontaktiin. ”Hei Aleksi” sopii, kun teillä on jo työsuhde. Sovita tervehdys muodollisuuden tasoon, josta kerrotaan luvussa muodollinen ja epämuodollinen sähköposti yrityksille.
3. Avauslause
Kerro tarkoituksesi ensimmäisessä lauseessa. Jos vastaat jollekulle, viittaa lyhyesti heidän viestiinsä. Jos otat yhteyttä ensimmäistä kertaa, kerro, miksi kirjoitat, ennen taustatietoja.
4. Sisältökappaleet
Pidä kappaleet lyhyinä. Yksi ajatus kappaletta kohden. Käytä luettelokohtia, kun luettelet kolme tai useampia asioita. Käytä lihavointia säästeliäästi, jos sähköpostiohjelmasi tukee sitä, mutta älä koskaan luota pelkkään muotoiluun merkityksen välittäjänä.
5. Päätös ja toimintakehotus
Päätä selkeään seuraavaan askeleeseen. ”Vahvista perjantaihin mennessä” on parempi kuin ”Kerro, mitä mieltä olet”. Lukijan pitäisi tietää tarkalleen, mitä tarvitset häneltä.
6. Lopetus ja allekirjoituslohko
Päätä viesti sanoilla ”Ystävällisin terveisin” tai vastaavalla neutraalilla ilmauksella, ja sen jälkeen koko nimesi, titteli, yritys, puhelinnumero ja verkkosivusto. Allekirjoituksen sähköpostiosoitteen pitäisi vastata yrityksesi verkkotunnusta, kuten luvussa sähköpostin yhdenmukaisuus koko brändissäsi kerrotaan.
Milloin muodollista sähköpostin muotoa käytetään
Käytä täyttä rakennetta ensimmäisessä yhteydenotossa asiakkaisiin, toimittajiin, sijoittajiin ja viranomaisiin. Käytä sitä tarjouksissa, sopimuksissa, valituksissa ja kaikissa ketjuissa, joissa sävy vaikuttaa lopputulokseen. Kevyemmät muodot sopivat sisäisiin päivityksiin, mutta samat selkeyden säännöt pätevät.
Harjoittele muotoa luvun ammattimaisia sähköpostiesimerkkejä esimerkkiviesteillä. Kun rakenteesta tulee tapa, käytät vähemmän aikaa luonnosteluun ja enemmän itse viestiin. Seuraava luku auttaa päättämään, milloin muodollinen rakenne vaaditaan ja milloin kevyempi sävy kelpaa.
Usein kysytyt kysymykset
Vaaditaanko muodollista sähköpostin muotoa jokaisessa yritysviestissä?
Kaikki viestit eivät tarvitse täyttä muodollista rakennetta. Nopeat sisäiset päivitykset voivat olla lyhyempiä. Asiakkaille suunnattu ja ensimmäisen yhteydenoton posti kannattaa kirjoittaa täydellä rakenteella. WEMASY auttaa esittämään ammattimaisen brändin Sivustonrakentajan sivuilla, ja sähköpostisi muodon pitäisi vastata samaa viimeistelyä.
Kuinka muodollinen tervehdyksen pitäisi olla yrityssähköpostissa?
Sovita tervehdys suhteeseesi ja toimialaasi. Juridisilla, rahoitus- ja julkishallinnon aloilla suositaan usein ”Hyvä” ja titteliä. Luovat ja teknologiayritykset voivat käyttää etunimiä ensikontaktin jälkeen. Jos olet epävarma, ole ensikontaktissa hieman muodollisempi.
Pitäisikö otsikkorivin muuttua, kun vastaat ketjuun?
Säilytä alkuperäinen otsikkorivi jatkuvuuden vuoksi, ellei aihe ole muuttunut merkittävästi. Lyhennä liialliset ”Vs:”-etuliitteet, jos sähköpostiohjelmasi lisää niitä automaattisesti. Selkeä otsikkorivi auttaa kaikkia löytämään ketjun myöhemmin.
Mitä yrityssähköpostin allekirjoituslohkoon kuuluu?
Sisällytä nimesi, tehtävänimikkeesi, yrityksen nimi, puhelinnumero ja verkkosivuston osoite. Valinnaisia lisäyksiä ovat logo ja sosiaalisen median linkit, jos brändisi käyttää niitä julkisesti. Jätä pois inspiroivat lainaukset ja ylisuuret kuvat, jotka sotkevat mobiilinäyttöjä.
Voiko yksi muodollinen pohja toimia koko tiimille?
Yhteinen rakennepohja toimii hyvin. Jokaisella on silti oltava oma nimensä ja yhteystietonsa allekirjoituksessa. Rakenna pohjasi luvun ammattimaisia sähköpostiesimerkkejä esimerkkien pohjalta ja muokkaa se omalle alallesi.
Vaikuttaako muodollinen muoto siihen, kuinka nopeasti ihmiset vastaavat?
Selkeä rakenne auttaa lukijoita vastaamaan nopeammin, koska he ymmärtävät pyyntösi heti. Yhdistä hyvä muoto kohtuullisiin vastausaikoihin, joista kerrotaan luvussa sähköpostin vastausajan odotukset.