Istut vastaamaan uuden asiakkaan kyselyyn. Kirjoitat kolme kappaletta, poistat kaksi, lisäät vitsin, joka tuntuu liian rennolta, ja tuijotat sitten tyhjää otsikkoriviä. Kaksikymmentä minuuttia myöhemmin lähetät jotain, joka kattaa aiheen mutta tuntuu silti hajanaiselta. Se on ero sen välillä, tietääkö mitä haluaa sanoa ja osaako kirjoittaa ammattimaisen sähköpostin.
Ammattimainen sähköposti on yritysviesti, joka rakentuu selkeyden, kunnioituksen ja tarkoituksen ympärille. Se alkaa kuvaavalla otsikolla, avautuu sopivalla tervehdyksellä, tuo pääasian esiin varhain ja päättyy lopetukseen ja allekirjoitukseen. Perusta on jo kunnossa, jos olet ottanut käyttöön brändiosoitteen luvun miten luot yrityssähköpostiosoitteen mukaan. Nyt katsotaan, miten itse viesti kirjoitetaan.
Mikä tekee sähköpostista ammattimaisen?
Ammattimainen sähköposti ei ole sama asia kuin muodollinen sähköposti. Ammattimaisuus tarkoittaa, että viestisi on selkeä, kohtelias ja sopiva yrityskäyttöön. Voit olla lämmin pitkäaikaiselle asiakkaalle ja silti ammattimainen. Voit olla suora toimittajalle ja silti kunnioittava.
Rakennuspalikat ovat yksinkertaisia. Otsikko, joka kertoo lukijalle, mistä viesti kertoo. Tervehdys, joka sopii suhteeseen. Runko, joka kertoo tarkoituksen muutamassa ensimmäisessä lauseessa. Lopetusrivi, joka kertoo, mitä odotat seuraavaksi. Lopetus, jossa on nimesi ja yhteystietosi. Nämä osat toimivat yhdessä samalla tavalla kuin luku mikä on ammattimainen sähköposti kuvaa kokonaisuutta.
Näin kirjoitat ammattimaisen sähköpostin vaihe vaiheelta
Aloita otsikosta ennen kuin kirjoitat rungon. Selkeä otsikko auttaa pysymään asiassa ja auttaa lukijaa päättämään, milloin viesti avataan. Nimeä aihe ja mahdollinen määräaika muutamalla sanalla.
1. Avaa oikealla tervehdyksellä
Puhuttele lukijaa nimellä, kun tiedät sen. Käytä tervehdystä, joka sopii suhteeseen. Ensimmäisen kerran yhteyttä ottava ansaitsee lämpimämmän avauksen kuin kollega, jolle kirjoitat päivittäin. Luvut miten aloitat yrityssähköpostin ja ammattimaiset sähköpostin tervehdykset käsittelevät avauksia tarkemmin.
2. Kerro tarkoituksesi ensimmäisessä kappaleessa
Älä hautaa viestisi syytä. Jos tarvitset päätöksen, sano se. Jos seuraat tapaamista, mainitse päivämäärä. Kiireiset lukijat silmäilevät ensimmäiset rivit ennen kuin päättävät, lukevatko loput.
3. Pidä runko tiiviinä ja silmäiltävänä
Käytä lyhyitä kappaleita ja selkeää kieltä. Yksi ajatus kappaletta kohden. Jos sinulla on useita pyyntöjä, numeroi ne. Karsi kaikki, mikä ei auta lukijaa vastaamaan. Luku miten kirjoitat selkeän ja tiiviin sähköpostin käsittelee karsintatekniikoita.
4. Päätä selkeään seuraavaan askeleeseen
Päätä runko siihen, mitä tarvitset lukijalta. Vastaus perjantaihin mennessä. Vahvistus. Soitto sovittavaksi. Lisää sitten lopetus ja allekirjoitus. Brändätty lähettäjärivisi luvusta mikä on oman verkkotunnuksen sähköpostiosoite tukee ruudulla olevia sanoja.
Yleiset virheet ammattimaisia sähköposteja kirjoittaessa
Lähettäminen ilman otsikkoa on nopein tapa tulla ohitetuksi. Romaanin kirjoittaminen, kun muutama lause riittäisi, tuhlaa lukijan aikaa. Oikolukemisen ohittaminen jättää kirjoitusvirheitä, jotka heikentävät luottamusta, samaa luottamusta, jota rakennat luvun miten ammattimainen sähköposti rakentaa luottamusta mukaisesti. Vastaaminen vanhaan ketjuun uudella aiheella hämmentää kaikkia kopiolistalla.
Lue viestisi kerran ennen lähettämistä. Kysy itseltäsi, vastaako otsikko runkoa, sopiiko sävy suhteeseen ja tietääkö lukija, mitä tehdä seuraavaksi. Tämä nopea tarkistus estää useimmat ongelmat.
Tämän osan loppuosa erittelee viestin jokaisen osan. Aloita avauksista ja tervehdyksistä ja siirry sitten lopetuksiin, allekirjoituksiin ja otsikoihin, kun rakennat kirjoitustottumuksiasi.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkä ammattimaisen sähköpostin pitäisi olla?
Ammattimaisen sähköpostin pitäisi olla niin pitkä kuin tarvitsee eikä pidempi. Useimmat yritysviestit mahtuvat kolmeen tai viiteen lyhyeen kappaleeseen. WEMASY auttaa pitämään brändisi viimeisteltynä verkossa Sivustonrakentajan kautta, ja samaa selkeyttä pitäisi näkyä jokaisessa viestissä, jonka lähetät verkkotunnuksestasi.
Pitäisikö kirjoittaa ensin otsikko vai runko?
Otsikon kirjoittaminen ensin pitää sinut yhdessä tarkoituksessa. Selkeä otsikko toimii kuin oman luonnoksesi otsikko. Jos runko ajautuu sivuraiteelle, palaa otsikkoon ja karsi viestiä.
Pitääkö ammattimaisen sähköpostin aina kuulostaa muodolliselta?
Ammattimainen ja muodollinen eivät ole sama asia. Voit kirjoittaa ystävällisen, keskustelevan viestin, joka on silti selkeä ja kunnioittava. Luku muodollinen vs epämuodollinen sähköposti brändeille kertoo, milloin kumpikin sävy sopii.
Mitä lähettäjäosoitetta minun pitäisi käyttää ammattimaisiin sähköposteihin?
Käytä oman verkkotunnuksesi osoitetta, älä ilmaista yksityistä tiliä. Brändiosoite, kuten hello@yourbrand.com, kertoo, että yrityksesi on vakiintunut. Katso koko kuva luvusta miksi ilmainen sähköposti heikentää uskottavuutta.
Pitäisikö minun liittää koko allekirjoitus jokaiseen sähköpostiin?
Liitä yrityspostiin yhtenäinen allekirjoitus, jossa on nimesi, roolisi ja yhteystietosi. Se auttaa uusia yhteyksiä tavoittamaan sinut muita kanavia pitkin. Pidä se tiiviinä, jotta se ei hukuta lyhyitä vastauksia.
Voinko käyttää samaa ammattimaisen sähköpostin rakennetta koko tiimille?
Yhteinen rakenne pitää brändisi äänen yhtenäisenä eri osastoilla. Tee lyhyt sisäinen opas, jossa on esimerkkiviestejä luvusta ammattimaisen sähköpostin esimerkit, jotta kaikki noudattavat samaa muotoa.