Sähköpostin keskimääräinen lukuaika puhelimella kokousten välissä on 15 sekuntia. Kolmen kappaleen johdanto, kaksi sivupolkua ja piiloon jäänyt pyyntö eivät selviä siitä ajasta. Lukija vastaa "Voitko tiivistää, mitä tarvitset?" ja nyt molemmat käyttävät enemmän aikaa kuin alkuperäinen viesti olisi vaatinut.
Selkeä ja tiivis sähköposti on yrityksen viesti, joka kertoo tarkoituksensa heti alussa, käyttää selkeää kieltä ja sisältää vain ne tiedot, joita lukija tarvitsee vastatakseen. Tiivis ei tarkoita kylmää tai puutteellista. Se tarkoittaa, että jokaisella lauseella on paikkansa. Näin kirjoitat sähköposteja, jotka kunnioittavat lukijan aikaa ja tuottavat silti tulosta.
Mitä selkeä ja tiivis tarkoittaa sähköpostissa?
Selkeä tarkoittaa, että lukija ymmärtää pyyntösi ilman uudelleenlukemista. Tiivis tarkoittaa, että sanot asian niin vähillä sanoilla kuin järkevää. Yhdessä ne tuottavat viestejä, jotka saavat nopeampia vastauksia ja vähemmän jatkokysymyksiä.
Selkeys alkaa siitä, että jokaisessa sähköpostissa on yksi tarkoitus. Jos sinulla on kaksi toisiinsa liittymätöntä pyyntöä, lähetä kaksi viestiä. Aiheiden sekoittaminen yhteen viestiin viivästyttää molempia vastauksia ja vaikeuttaa viestin silmäilyä.
Näin kirjoitat selkeän ja tiiviin sähköpostin
Rakenna sähköpostisi lukijan tarpeiden ympärille, älä oman ajatteluprosessisi ympärille. Lukija ei tarvitse jokaista vaihetta, jonka kautta pääsit johtopäätökseen. Hän tarvitsee johtopäätöksen ja toimenpiteen, jonka haluat häneltä.
1. Aloita pääasialla
Laita tarkoitus tervehdyksen jälkeiseen ensimmäiseen lauseeseen. "Tarvitsen hyväksyntäsi liitteenä olevaan sopimukseen torstaihin mennessä" on selkeä. Kolme lausetta taustaa ennen pyyntöä ei ole. Lisää konteksti pääasian jälkeen, ei ennen sitä.
2. Käytä lyhyitä kappaleita ja yksinkertaisia sanoja
Rajaa kappaleet kahdesta neljään lauseeseen. Korvaa jargon arkikielellä. Kirjoita "aloita" sanan "käynnistä" sijaan ja "käytä" sanan "hyödynnä" sijaan. Lyhyissä lauseissa on keskimäärin 12 - 16 sanaa. Jos lause venyy yli 25 sanaan, jaa se.
3. Karsi täytesanat ja toisto
Poista fraasit, jotka eivät lisää tietoa. "Halusin vain ottaa yhteyttä kertoakseni, että" voi muuttua muotoon "Minulla on kysymys aiheesta". Poista toistuvat asiat. Jos mainitsit määräajan otsikossa, et tarvitse kolmea muistutusta rungossa.
4. Käytä listoja, kun asioita on useita
Kun sinulla on kolme tai useampi asia, käytä numeroitua tai luettelomerkein varustettua listaa. Listat on helpompi silmäillä kuin pitkät kappaleet. Lukijan on myös helppo vastata kohta kohdalta.
Muokkausmenetelmiä, joilla sähköpostit lyhenevät
Kirjoita luonnos ja lue se kerran yksi kysymys mielessä. Mitä voin poistaa menettämättä merkitystä? Leikkaa ensimmäisestä luonnoksesta pois vähintään 20 prosenttia. Useimmissa ensimmäisissä luonnoksissa on täytettä, jota lukija ei tarvitse.
Lue viesti puhelimella ennen lähettämistä. Jos joudut vierittämään yli kaksi kertaa päästäksesi toimintakehotukseen, viesti on liian pitkä. Yhdistä tiivis kirjoittaminen terävään otsikkoon kohdasta ammattimaisen sähköpostin otsikot, niin lukija tietää ennen avaamista, mitä odottaa.
Tiiviissäkin sähköpostissa tarvitaan kunnollinen rakenne. Pidä tervehdys, päätösrivi, lopetussana ja allekirjoitus. Kohta miten kirjoitat ammattimaisen sähköpostin käy läpi koko rungon. Kohdan yrityssähköpostin parhaat käytännöt brändeille hyvät tavat vahvistavat samoja periaatteita koko tiimissäsi.
Tämä luku päättää kirjoittamisen osion. Nyt sinulla on ohjeet rakenteeseen, avauksiin, päätöksiin, lopetussanoihin ja otsikoihin. Kokoa kaikki yhteen brändiosoitteella kohdasta miten luot sähköpostiosoitteita omalle verkkotunnukselle ja aiempien osioiden etikettistandardeilla.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka lyhyt yrityssähköpostin pitäisi olla?
Useimmat yrityssähköpostit mahtuvat 100 - 200 sanaan. Monimutkaiset aiheet voivat vaatia enemmän, mutta jokaisella ylimääräisellä lauseella pitää olla paikkansa. WEMASY auttaa sinua viestimään selkeän brändin verkossa sivustonrakentajalla, ja sähköpostiesi pitäisi olla yhtä suoria.
Kuulostavatko sähköpostini töykeiltä, jos olen tiivis?
Tiivis ja töykeä eivät ole sama asia. Voit olla lyhyt ja kohtelias pitämällä tervehdyksen, käyttämällä kiitosta ja pyyntöä sopivissa kohdissa ja päättämällä viestin kunnioittavaan lopetussanaan.
Pitäisikö kaikki yksityiskohdat laittaa yhteen sähköpostiin vai jakaa ne?
Kerro ne tiedot, joita lukija tarvitsee toimiakseen, mutta jätä pois tausta, jonka hän jo tietää. Jos sähköpostisi käsittelee kahta erillistä päätöstä, jaa se kahteen viestiin, jotta kumpikin pysyy kohdennettuna.
Mitkä sanat kannattaa poistaa ensin sähköpostia muokatessa?
Poista täytefraasit, kuten halusin vain, kuten mainitsin ja kuten tiedät. Poista adverbit, jotka eivät muuta merkitystä. Korvaa pitkät ilmaukset lyhyemmillä vaihtoehdoilla.
Ovatko luettelomerkit ammattimaisia yrityssähköpostissa?
Luettelomerkit ovat ammattimaisia, ja ne helpottavat monimutkaisen tiedon silmäilyä. Käytä niitä kolmen tai useamman asian listoihin, toimintavaiheisiin tai vaihtoehtoihin, joista lukijan pitää valita.
Miten koulutan tiimini kirjoittamaan selkeämpiä sähköposteja?
Jaa ennen ja jälkeen -esimerkkejä sisäisessä tyyliohjeessa. Ohjaa tiimin jäsenet kohtaan ammattimaisia sähköpostiesimerkkejä ja aseta standardiksi, että jokainen viesti kertoo tarkoituksensa ensimmäisessä kappaleessa.