Neljä sanaa on lähes jokaisen lähettämäsi yrityssähköpostin yläreunassa. Hyvä, Hei, Moi tai Hyvää huomenta. Tuo pieni rivi muokkaa sitä, miltä lukijasta tuntuu kaikki, mikä seuraa. Valitse väärä, ja huolellinen viesti voi tuntua liian kylmältä tai liian rennolta ennen kuin lukija pääsee toiseen lauseeseen.
Ammattimaiset sähköpostin tervehdykset ovat puhuttelusanoja, joilla puhuttelet lukijaa yritysviestin alussa. Ne vaihtelevat muodollisista (Hyvä rouva Lopez) keskustelevaan (Moi Tom). Oikea valinta riippuu suhteestasi lukijaan, viestin tarkoituksesta ja alasi tavoista. Tässä käytännön opas ammattimaisiin sähköpostin tervehdyksiin.
Mikä lasketaan ammattimaiseksi sähköpostin tervehdykseksi?
Ammattimainen tervehdys puhuttelee lukijaa suoraan ja asettaa kunnioittavan sävyn. Siinä ei käytetä slangia, lempinimiä, joihin lukija ei ole antanut lupaa, tai liian tuttavallista kieltä uusien kontaktien kanssa. Jopa rento "Moi" on ammattimainen, kun siihen yhdistyy selkeä viesti ja brändilähettäjä.
Tervehdys on omalla rivillään, ja sen jälkeen on tyhjä rivi ennen runkoa. Tämä pieni muotoiluvalinta tekee sähköpostistasi helpommin luettavan ja vastaa luvun sähköpostin käyttäytymissäännöt brändeille standardeja.
Yleiset ammattimaiset sähköpostin tervehdykset ja milloin niitä käytetään
Eri tervehdykset kertovat eri muodollisuuden tasoista. Valitse tilanteen mukaan, älä tottumuksesta.
1. Hyvä [nimi]
Käytä Hyvä-tervehdystä muodollisissa viesteissä, ensimmäisessä yhteydenotossa ylempiin kontakteihin, virallisissa pyynnöissä ja hakemuksissa. "Hyvä herra Alvarez" tai "Hyvä tohtori Kim" osoittaa kunnioitusta. Se sopii hyvin yhteen luvun miten aloitat muodollisen sähköpostin rakenteen kanssa.
2. Hei [nimi]
Hei sopii useimpiin yrityskonteksteihin. Se on kohtelias mutta ei jäykkä. Käytä sitä asiakkaiden, kumppaneiden ja kollegoiden kanssa, kun haluat tasapainoisen sävyn, joka ei ole liian muodollinen eikä liian rento.
3. Moi [nimi]
Moi on yleisin tervehdys arkisessa yrityssähköpostissa. Se sopii vakiintuneisiin suhteisiin, sisäisiin tiimeihin ja aloille, joilla viestintätyyli on rento. Yhdistä se ammattimaiseen runkoon ja lopetukseen, jotta kokonaisuus pysyy viimeisteltynä.
4. Hyvää huomenta tai Hyvää päivää
Aikaan sidotut tervehdykset toimivat, kun tiedät lukijan aikavyöhykkeen eikä viesti ole myöhässä. Ne tuovat henkilökohtaista otetta asiakastarkistuksiin ja tiimipäivityksiin. Vältä niitä muodollisessa tai aikakriittisessä virallisessa kirjeenvaihdossa, jossa lähetysaika ei välttämättä vastaa lukijan päivää.
5. Tervehdykset ryhmille
Kun puhuttelet useita ihmisiä, käytä Hei kaikki, Hei tiimi tai Hyvät kollegat. Jos yksi henkilö on pääasiallinen vastaanottaja, nimeä hänet tervehdyksessä ja mainitse ryhmä. "Hei Sarah, laitan projektitiimin kopioon tiedoksi" pitää painopisteen selkeänä.
Tervehdykset, joita ammattimaisessa sähköpostissa kannattaa välttää
Jätä Moro, Heippa, Jou ja vastaavat rennot avaukset pois ulkopuolisten kontaktien kanssa. Vältä "Hyvä vastaanottaja" -tervehdystä, kun tietty nimi löytyy yrityksen verkkosivustolta tai ketjusta. Älä käytä emojia tervehdyksen tilalla.
Jos olet epävarma, valitse ensimmäiseen viestiin hieman muodollisempi ja säädä sen mukaan, miten lukija vastaa. Hänen tervehdyksensä vastauksessa kertoo, minkä sävyn hän haluaa. Yhdistä hyvät tervehdykset luvun miten aloitat yrityssähköpostin ohjeisiin ja luvun mikä on oma sähköpostin verkkotunnus uskottavaan osoitteeseen, niin saat vahvan ensivaikutelman.
Tämän osan seuraavat luvut käsittelevät viestien päättämistä. Aloita luvusta miten päätät yrityssähköpostin, kun avauksesi tuntuvat varmoilta.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on yleisin ammattimainen sähköpostin tervehdys?
Moi ja lukijan etunimi on yleisin tervehdys arkisessa yrityssähköpostissa. Se tasapainottaa lämmön ja ammattimaisuuden useimmissa työsuhteissa. WEMASYn Sivustonrakentajalla rakennat brändin, joka vastaa samaa viimeistelyä verkkosivustollasi.
Pitäisikö tervehdyksessä käyttää etunimeä vai sukunimeä?
Käytä sukunimeä ja titteliä (Hyvä rouva Chen) muodollisessa ensimmäisessä yhteydenotossa. Käytä etunimeä (Hei Sarah), kun suhde on vakiintunut tai kun toinen allekirjoittaa vastauksensa vain etunimellä.
Onko töykeää jättää tervehdys pois yrityssähköpostista?
Tervehdyksen jättäminen pois voi tuntua töykeältä, varsinkin ulkopuolisten kontaktien kanssa. Yksisanainen avaus vaatii vähän vaivaa ja osoittaa kunnioitusta. Sisäiset nopeat vastaukset lähikollegoiden välillä ovat pääasiallinen poikkeus.
Mitä tervehdystä asiakastukitiimien pitäisi käyttää?
Tukitiimit käyttävät yleensä Hei tai Moi ja asiakkaan nimi. Sävyn pitäisi olla lämmin ja avulias ilman liiallista tuttavallisuutta. Katso lisää ohjeita luvusta ammattimainen sähköposti asiakastuessa.
Voinko käyttää samaa tervehdystä jokaisessa yrityssähköpostissa?
Moi jokaisessa viestissä toimii monilla aloilla mutta ei kaikilla. Säädä muodollisuutta lukijan ja tilanteen mukaan. Työhakemus ja viikoittainen tiimipäivitys eivät saa alkaa samalla tavalla.
Mikä tervehdys toimii, kun kirjoitan jollekulle toiseen maahan?
Hei ja Hyvä ovat laajasti ymmärrettyjä kansainvälisessä liiketoiminnassa. Selvitä paikalliset tavat hyvin muodollisissa yhteyksissä. Pidä kieli selkeänä ja vältä sanontoja, jotka eivät välttämättä käänny hyvin.