Miksi niin moni yrityssähköposti hajoaa kolmella viimeisellä rivillä? Runko on täysin järkevä. Tervehdys oli kunnossa. Sitten viesti hiipuu sanoihin "Kerro vaikka" eikä lopetusta ole lainkaan. Lukija jää arvailemaan, mitä oikeastaan tarvitset ja milloin.
Yrityssähköpostin päättäminen tarkoittaa rungon päättämistä selkeään toimintakehotukseen, sopivan lopetussanan valintaa ja allekirjoituksen lisäämistä. Loppu on viimeinen mahdollisuutesi ohjata lukija vastaamaan. Vahva lopetus voi tarkoittaa eroa vastauksen saamisen tänään ja viikon hiljaisuuden välillä. Näin päätät yrityssähköpostin oikein.
Mitä yrityssähköpostin loppuun kuuluu?
Yrityssähköpostin lopussa on kolme osaa. Lopetuslause kertoo, mitä tarvitset tai mitä tapahtuu seuraavaksi. Lopetussana on lyhyt sana tai fraasi ennen nimeäsi. Allekirjoitus sisältää nimesi, roolisi ja yhteystietosi. Jokaisella osalla on tehtävänsä, ja minkä tahansa niistä ohittaminen heikentää viestiä.
Ajattele lopetuslausetta lukijasi käyttöohjeena. "Vahvistathan saatavuutesi torstaihin mennessä" on toimintaan johtava. "Kerro ajatuksistasi" on epämääräinen. Tarkat lopetukset saavat nopeammat vastaukset.
Näin kirjoitat tehokkaan lopetuslauseen
Lopetuslauseen pitäisi vastata sähköpostin tarkoitusta. Jos esitit rungossa kysymyksen, toista se tai lisää määräaika. Jos jaoit tietoa, kerro lukijalle, tarvitsetko vahvistuksen vai ei tarvita toimenpiteitä.
1. Vastauksen pyytäminen
Ole suora siitä, mitä tarvitset ja milloin. "Voisitko lähettää päivitetyn sopimuksen perjantaina päivän päätteeksi?" antaa lukijalle selkeän tehtävän ja aikataulun. Vältä avoimia lopetuksia, kun sinulla on tarkka määräaika.
2. Vain tiedon jakaminen
Kun vastausta ei tarvita, sano se. "Sinulta ei vaadita toimenpiteitä. Halusin vain pitää sinut ajan tasalla." Tämä säästää lukijan miettimästä, pitäisikö hänen vastata.
3. Ajan sopiminen tai seuranta
Tarjoa konkreettinen seuraava askel. "Olen vapaana tiistaina tai keskiviikkona iltapäivällä puheluun. Kumpi sopii sinulle paremmin?" on helpompi vastata kuin "Pitäisi puhua pian." Yhdistä tämä luvun miten kirjoitat ammattimaisen sähköpostin ohjeisiin koko viestin kulusta.
Oikean lopetussanan valinta
Lopetuslauseen jälkeen lisää lopetussana omalle rivilleen ja sen jälkeen nimesi. Yleisiä vaihtoehtoja ovat Ystävällisin terveisin, Terveisin, Kiitos ja Kunnioittaen. Sovita lopetussana viestin sävyyn. Muodollinen tarjous päättyy sanoihin Kunnioittaen tai Ystävällisin terveisin. Nopea sisäinen päivitys voi päättyä sanaan Kiitos.
Lisää lopetussanan perään allekirjoituslohko. Sisällytä koko nimesi, tehtävänimikkeesi, yrityksesi nimi, puhelinnumerosi ja verkkosivustosi. Luvun miten saat sähköpostin omalle verkkotunnukselle mukaan käyttöön otettu brändiosoite oman verkkotunnuksesi alla kuuluu myös siihen lohkoon.
Jos haluat tarkemmin lopetussanojen vaihtoehdoista, jatka lukuihin sähköpostin lopetussanat jokaiseen tilanteeseen ja miten päätät sähköpostin ammattimaisesti.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö yrityssähköpostin lopussa aina olla toimintakehotus?
Useimmat yrityssähköpostit hyötyvät selkeästä toimintakehotuksesta, jopa yksinkertaisesta. Kerro lukijalle, tarvitsetko vastauksen, päätöksen vai et mitään toimenpidettä. WEMASYn Sivustonrakentajalla voit ylläpitää ammattimaista brändinäkyvyyttä, ja sähköpostiesi pitäisi heijastaa samaa selkeyttä.
Onko Kiitos sopiva lopetussana ulkopuolisille kontakteille?
Kiitos toimii hyvin, kun pyydät jotakuta tekemään jotain tai kun hän on jo auttanut sinua. Ensimmäiseen muodolliseen yhteydenottoon Ystävällisin terveisin tai Kunnioittaen on turvallisempi valinta.
Kuinka monta riviä sähköpostin allekirjoituksen pitäisi olla?
Pidä allekirjoitus neljässä tai kuudessa rivissä. Sisällytä nimesi, titteli, yritys, puhelin ja verkkosivusto. Pitkät allekirjoitukset sitaatteineen tai isoine kuvineen häiritsevät viestiä.
Pitäisikö pyyntöni toistaa lopetuslauseessa?
Pääpyynnön toistaminen lopetuslauseessa auttaa kiireisiä lukijoita, jotka silmäilevät. Yksi lause riittää. Tämä tekniikka sopii hyvin yhteen luvun miten kirjoitat selkeän ja tiiviin sähköpostin tiiviin kirjoittamisen kanssa.
Onko epäammattimaista päättää sähköposti ilman lopetussanaa?
Päättäminen ilman lopetussanaa tuntuu töykeältä useimmissa yrityskonteksteissa. Yksi sana, kuten Kiitos tai Terveisin, vie sekunnin ja kertoo viestin olevan valmis.
Pitäisikö sähköpostin allekirjoituksen vastata verkkosivustoni brändiä?
Allekirjoituksessasi pitäisi olla sama yrityksen nimi, logo ja yhteystiedot kuin verkkosivustollasi. Yhtenäisyys kanavien välillä rakentaa luottamusta, kuten luvussa sähköpostin yhtenäisyys brändissäsi kerrotaan.