Projektipäällikkö päättää asiakaspäivityksensä sanoin "Lämpimin terveisin, Jessica." Asiakas hymyilee ja vastaa samana päivänä. Hänen kollegansa päättää samanlaisen päivityksen sanoin "Nähdään" eikä kuule mitään viikkoon. Molempien sähköpostien runko oli kunnossa. Lopetussana asetti täysin erilaisen odotuksen.
Sähköpostin lopetussanat ovat päätössanoja, jotka ovat viimeisen kappaleesi ja nimesi välissä. Ne kertovat viestin sävyn ja jättävät lukijalle viimeisen vaikutelman. Oikea lopetussana riippuu suhteestasi lukijaan, viestin muodollisuudesta ja siitä, mitä pyydät häntä tekemään. Tässä lopetussanoja, jotka toimivat yleisissä yritystilanteissa.
Mikä on sähköpostin lopetussana?
Sähköpostin lopetussana on lyhyt kohteliaisuusfraasi, joka päättää viestisi ennen nimeäsi ja allekirjoitustasi. Se ei ole sama asia kuin rungon lopetuslause, joka kertoo toimintakehotuksesi. Lopetussana on sosiaalinen kerros. Se kertoo, että keskustelu on valmis ja kunnioitat lukijaa.
Yleisiä lopetussanoja ovat Ystävällisin terveisin, Kiitos, Kunnioittaen ja Parhain terveisin. Jokaisella on hieman erilainen sävy. Oikean valitseminen vie sekunteja ja vaikuttaa siihen, miten viestisi otetaan vastaan.
Lopetussanat eri yritystilanteisiin
Sovita lopetussana asiayhteyteen. Jos olet epävarma, Ystävällisin terveisin on turvallisin valinta ulkopuolisille kontakteille.
1. Muodolliset ja ensimmäisen yhteydenoton viestit
Käytä Kunnioittaen, Ystävällisin terveisin tai Parhain terveisin työhakemuksissa, oikeudellisessa kirjeenvaihdossa, tarjouksissa uusille asiakkaille ja virallisissa pyynnöissä. Nämä lopetussanat sopivat yhteen luvun miten aloitat muodollisen sähköpostin muodollisten avausten kanssa.
2. Arkinen asiakas- ja kumppaniviestintä
Ystävällisin terveisin, Kiitos ja Terveisin toimivat jatkuviin liikesuhteisiin. Kiitos sopii erityisen hyvin, kun pyydät jotain tai kuittaat lukijan vaivannäön. Pidä sävy lämpimänä mutta ammattimaisena.
3. Sisäiset tiimiviestit
Kiitos, Hyvää jatkoa ja Heippa ovat yleisiä tiimeissä, jotka viestivät päivittäin. Tunne yrityksesi kulttuuri. Asianajotoimiston sisäinen ketju voi yhä odottaa Terveisin-lopetusta jopa kollegoiden välillä.
4. Asiakastuen vastaukset
Tukitiimit käyttävät usein Ystävällisin terveisin tai Kiitos-lopetusta tukipalveluviestien päätteeksi. Lopetussanan pitäisi tuntua avuliaalta ja kunnioittavalta. Luvun ammattimainen sähköposti asiakastuessa ohjeet käsittelevät tukiketjujen sävyä.
Lopetussanat, joita käytetään varoen
Joihinkin lopetussanoihin liittyy oletuksia, jotka eivät välttämättä sovi jokaiselle lukijalle. Lämpimin terveisin ja Halauksin viittaavat henkilökohtaiseen suhteeseen. Kunnioittavasti voi kuulostaa puolustelevalta, jos viesti ei ole kiistanalainen. Palveluksessanne tuntuu vanhanaikaiselta useimmissa nykyaikaisissa yrityskonteksteissa.
Vältä vitsejä, emojeita ja slangia ammattimaisissa viesteissä. Kun kirjoitat kansainvälisesti, pysy laajasti ymmärretyissä vaihtoehdoissa, kuten Ystävällisin terveisin tai Kiitos. Brändilähettäjäsi luvusta valitse sähköpostin etuliite brändillesi asettaa jo ammattimaisen sävyn ennen kuin lukija pääsee lopetussanaasi.
Konkreettisia esimerkkejä, joita voit kopioida ja muokata, löydät luvusta ammattimaisen sähköpostin lopetussanaesimerkit. Koko lopetuksen rakenteen löydät luvusta miten päätät sähköpostin ammattimaisesti.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on turvallisin sähköpostin lopetussana mihin tahansa yritystilanteeseen?
Ystävällisin terveisin on turvallisin yleislopetus yrityssähköpostiin. Se on kohtelias, ammattimainen ja sopii asiakkaille, kumppaneille ja muodollisille kontakteille. WEMASYn Sivustonrakentajalla pidät saman ammattimaisuuden yllä verkkosivustollasi.
Onko Heippa liian rento yrityssähköpostiin?
Heippa on yleinen joillakin aloilla ja alueilla, mutta liian rento muodollisiin yrityskonteksteihin. Käytä sitä kollegoiden kanssa, jotka tunnet hyvin. Ulkopuolisille kontakteille pysy Ystävällisin terveisin- tai Kiitos-lopetuksessa.
Pitäisikö lopetussanaa vaihtaa sähköpostin aiheen mukaan?
Lopetussanan pitäisi vastata viestin sävyä, ei vain suhdetta. Vakava viesti projektin viivästymisestä ansaitsee Ystävällisin terveisin, ei Heippaa. Säädä, kun aihe muuttaa muodollisuutta.
Voinko käyttää samaa lopetussanaa jokaisessa sähköpostissa?
Ystävällisin terveisin jokaisessa ulkopuolisessa viestissä on järkevä oletus. Lopetussanan vaihtelu asiayhteyden mukaan osoittaa huolellisuutta. Katso vaihtoehdot luvusta ammattimaisen sähköpostin lopetussanaesimerkit.
Tarvitseeko lopetussanan perään pilkun?
Amerikkalaisessa yrityssähköpostissa lopetussanan perässä on yleensä pilkku. Ystävällisin terveisin, ja nimesi seuraavalla rivillä on vakiomuotoilu.
Mitä lopetussanaa minun pitäisi välttää reklamaatiosähköpostissa?
Vältä iloisia lopetussanoja, kuten Heippa tai Kiitos, reklamaatioviesteissä. Ne voivat tuntua epäaidoilta. Ystävällisin terveisin tai Kunnioittaen pitää sävyn sopivana. Seuraa lisäohjeita luvusta sähköpostin sävyn tee ja älä.