Viimeinen vaikutelma jää mieleen. Vahva sähköposti, joka päättyy epämääräiseen "Mitä mieltä?" ilman allekirjoitusta, jättää lukijan epävarmaksi ja hieman ärsyyntyneeksi. Viesti, joka päättyy selkeään seuraavaan askeleeseen, viimeisteltyyn lopetussanaan ja täydelliseen allekirjoitukseen, tuntuu valmiilta ja luotettavalta.
Sähköpostin ammattimainen päättäminen tarkoittaa rungon päättämistä tarkoituksella, sävyyn sopivan lopetussanan valintaa ja allekirjoituksen lisäämistä yhteystietoineen. Se on viimeinen viimeistelykerros jokaiseen lähettämääsi yritysviestiin. Tässä näet, miltä ammattimaiset sähköpostin lopetukset näyttävät käytännössä.
Mitä ammattimaiseen sähköpostin lopetukseen kuuluu?
Ammattimaisessa lopetuksessa on kolme yhdessä toimivaa osaa. Päätöskappale kokoaa viestin yhteen ja kertoo, mitä tarvitset. Lopetussana on lyhyt kohteliaisuusrivi ennen nimeäsi. Allekirjoitus antaa lukijalle täydelliset yhteystietosi. Jos poistat yhdenkin näistä, viesti tuntuu keskeneräiseltä.
Ammattimaiset lopetukset myös kunnioittavat lukijan aikaa. Ne eivät tuo uusia aiheita. Ne eivät lisää tarpeettomia kohteliaisuuksia. Ne vahvistavat tarkoituksen ja kutsuvat oikeaan vastaukseen.
Näin päätät sähköpostisi rungon
Rungon viimeisen kappaleen pitäisi vastata yhteen kysymykseen. Mitä lukijan pitäisi tehdä seuraavaksi? Jos tarvitset hyväksynnän, pyydä sitä. Jos jaoit raportin, kerro, onko palaute tervetullutta. Jos viesti on pelkästään tiedoksi, kerro lukijalle, ettei vastausta tarvita.
1. Päätä kiitokseen, kun se sopii
Kiitä lukijaa, kun hän on tehnyt jotain puolestasi tai kun esität pyynnön. "Kiitos, kun tutustuit tarjoukseen" on aito ja lyhyt. Älä käytä kiitosta liikaa jokaisessa kappaleessa. Kerran lopussa riittää.
2. Lisää määräaika, kun ajoituksella on väliä
Jos pyyntösi on kiireellinen, kerro määräaika lopetuslauseessa. "Kerro minulle maanantaihin mennessä, jotta voimme viimeistellä tilauksen" antaa lukijalle syyn asettaa viestisi etusijalle.
3. Vältä uuden tiedon tuomista
Päätöskappale ei ole paikka toiselle aiheelle. Jos huomaat, että sinulla on toinen asia keskusteltavana, lähetä erillinen sähköposti tai merkitse se selvästi toiseksi kohdaksi. Aiheiden sekoittaminen lopussa hämmentää lukijaa ja viivästyttää molempia vastauksia.
Ammattimaiselta näyttävät lopetussanat ja allekirjoitukset
Valitse lopetussana, joka vastaa viestin muodollisuutta. Ystävällisin terveisin ja Parhain terveisin toimivat useimmissa yrityskonteksteissa. Kunnioittaen sopii muodolliseen kirjeenvaihtoon. Kiitos ja Terveisin toimivat tutuille kontakteille ja sisäisille tiimeille.
Allekirjoituksessasi pitäisi olla koko nimesi, tehtävänimikkeesi, yrityksesi, puhelinnumerosi ja verkkosivustosi osoite. Käytä samaa yrityksen nimeä ja brändiä kuin verkkosivustollasi. Yhtenäisyys kanavien välillä on tärkeää, kuten luvussa sähköpostin brändäys on tärkeää kuten verkkosivuston brändäys kerrotaan.
Lähetä brändiosoitteesta omalla verkkotunnuksellasi, älä yksityiseltä tililtä. Lähettäjärivi on osa lopetusta, jonka lukija näkee postilaatikon esikatselussa. Käyttöönoton yksityiskohdat ovat luvussa yksityinen vs yrityssähköposti.
Tiettyjä lopetussanavaihtoehtoja varten katso ammattimaisen sähköpostin lopetussanaesimerkit. Lopetuslauseet asiayhteydessä löydät luvusta miten päätät yrityssähköpostin.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on ammattimaisin sähköpostin lopetussana?
Ystävällisin terveisin on monipuolisin ammattimainen lopetussana yrityssähköpostiin. Se sopii asiakkaille, kumppaneille ja muodollisille kontakteille kuulostamatta jäykältä. WEMASYn Sivustonrakentajalla pidät brändisi yhtenäisenä verkkosivustollasi.
Pitäisikö nimeni kirjoittaa lopetussanan jälkeen, jos allekirjoitukseni sisältää sen jo?
Kirjoita etunimesi tai koko nimesi lopetussanan jälkeiselle riville, vaikka automaattinen allekirjoituksesi toistaisi sen. Se tuo henkilökohtaista otetta, varsinkin kahdenkeskisissä viesteissä.
Onko ok päättää ammattimainen sähköposti pelkkään nimeeni?
Lopetussanan ohittaminen ja suoraan nimeen siirtyminen tuntuu töykeän lyhyeltä useimmissa yrityskonteksteissa. Lyhyt lopetussana, kuten Terveisin tai Kiitos, ennen nimeä vie sekunnin ja pitää sävyn kunnioittavana.
Pitäisikö sähköpostin allekirjoitukseen liittää sosiaalisen median linkkejä?
Liitä yksi tai kaksi asiaankuuluvaa ammatillista linkkiä, kuten yrityksesi verkkosivusto tai pääasiallinen yritysprofiili. Liian monet kuvakkeet ja linkit tekevät allekirjoituksesta sekavan ja vievät huomion viestistäsi.
Miten päätän sähköpostin, kun kerron huonoja uutisia?
Päätä selkeään, empaattiseen lopetuslauseeseen ja tarjoa tie eteenpäin. Vältä liian iloisia lopetussanoja, kuten Heippa. Ystävällisin terveisin tai Kunnioittaen pitää sävyn sopivana.
Onko sähköpostin lopetuksella yhtä suuri merkitys kuin avauksella?
Molemmilla on väliä, mutta lopetus ratkaisee, toimiiko lukija. Selkeä päätös oikealla lopetussanalla tuo vastauksia. Tutustu lukuun sähköpostin lopetussanat jokaiseen tilanteeseen, jotta sovitat lopetuksesi asiayhteyteen.