Yksi sähköposti päättyy sanoihin "Kunnioittaen, David Park, toimitusjohtaja" ja täydellinen allekirjoituslohko sen alla. Lukija tietää tarkalleen, kuka sen kirjoitti ja miten häneen otetaan yhteyttä. Toinen sähköposti päättyy sanoihin "Lähetetty puhelimestani" eikä muuta. Molemmat toimittivat saman tiedon. Vain toinen tuntui valmiilta.
Ammattimaisen sähköpostin lopetussanaesimerkit ovat malliloputuksia, jotka näyttävät oikean fraasin, nimen muodon ja allekirjoituksen tiettyyn tilanteeseen. Esimerkkien tutkiminen auttaa lopettamaan jokaisen viestin kahden viimeisen rivin liiallisen pohtimisen. Tässä käytännön lopetussanaesimerkkejä tilanteisiin, joita kohtaat useimmin.
Mikä tekee lopetussanaesimerkistä kopioimisen arvoisen?
Hyvässä lopetussanaesimerkissä on kolme osaa. Rungon lopetuslause kertoo toimintakehotuksen. Lopetussana vastaa sävyä. Allekirjoituslohko antaa lukijalle yhteystietosi. Kopioi rakenne, älä täsmälleen samoja sanoja, ja säädä oman äänesi ja suhteesi mukaan.
Pidä esimerkit lyhyinä. Itse lopetussana on yksi rivi. Allekirjoitus on neljästä kuuteen riviä. Mikä tahansa pidempi kilpailee viestin kanssa huomiosta.
Lopetussanaesimerkit yleisiin tilanteisiin
Jokainen alla oleva esimerkki näyttää päätöskappaleen, lopetussanan ja allekirjoituksen yhdessä, jotta näet, miten osat liittyvät toisiinsa.
1. Muodollinen ensimmäinen yhteydenotto
Lopetuslause: "Odotan vastaustanne ja annan mielelläni lisätietoja."
Lopetussana: "Kunnioittaen,"
Allekirjoitus: Koko nimi, tehtävänimike, yrityksen nimi, puhelin, brändisähköpostiosoite, verkkosivuston osoite. Tämä sopii yhteen luvun muodollisen sähköpostin muoto yrityksille muodon kanssa.
2. Asiakkaan jatkoviesti
Lopetuslause: "Kerrothan keskiviikkoon mennessä, sopiiko päivitetty aikataulu tiimillesi."
Lopetussana: "Ystävällisin terveisin,"
Allekirjoitus: Etu- ja sukunimi, rooli, yritys, puhelin. Luvun mikä on oman verkkotunnuksen sähköpostiosoite mukainen brändiosoite vahvistaa luottamusta.
3. Palveluksen tai hyväksynnän pyytäminen
Lopetuslause: "Kiitos, kun käytit aikaa tämän tarkistamiseen. Hyväksyntäsi perjantaihin mennessä auttaisi meitä pysymään aikataulussa."
Lopetussana: "Kiitos," tai "Kiitos paljon,"
Allekirjoitus: Nimi ja rooli. Pidä siisti, kun viesti on lyhyt.
4. Sisäinen tiimipäivitys
Lopetuslause: "Toimenpiteitä ei tarvita, ellet huomaa ongelmaa alla olevissa luvuissa."
Lopetussana: "Terveisin," tai "Kiitos,"
Allekirjoitus: Etunimi ja tiimin nimi. Täydet allekirjoituslohkot ovat valinnaisia nopeissa sisäisissä viesteissä.
5. Asiakastuen vastaus
Lopetuslause: "Jos sinulla on muita kysymyksiä, vastaa tähän sähköpostiin, niin autamme."
Lopetussana: "Ystävällisin terveisin,"
Allekirjoitus: Tukihenkilön etunimi, tukitiimin nimi, yritys, tuen sähköpostiosoite, ohjekeskuksen linkki.
Näin sovitat lopetussanaesimerkit brändillesi
Korvaa esimerkkitiedot omalla nimelläsi, tittelilläsi ja yhteystiedoillasi. Käytä samaa yrityksen nimeä ja verkkosivuston osoitetta kuin sivustollasi. Yhtenäisyys verkkosivustosi ja sähköpostin allekirjoituksen välillä rakentaa tunnettuutta, kuten luvussa oman verkkotunnuksen sähköposti ja brändi-identiteetti kerrotaan.
Tallenna kaksi tai kolme versiota sähköpostiohjelmaasi pohjiksi. Yksi muodolliseen ulkoiseen postiin, yksi tavalliseen asiakasviestintään ja yksi sisäisiin viesteihin. Näin sinun ei tarvitse rakentaa lopetusta uudelleen joka kerta.
Ohjeita oikean fraasin valintaan löydät luvusta sähköpostin lopetussanat jokaiseen tilanteeseen. Koko lopetuksen rakenteen löydät luvusta miten päätät yrityssähköpostin.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on täydellinen ammattimaisen sähköpostin lopetussanaesimerkki?
Täydellinen esimerkki sisältää lopetuslauseen, lopetussanan, kirjoitetun nimesi ja allekirjoituslohkon, jossa on titteli ja yhteystiedot. WEMASYn Sivustonrakentajalla pidät brändin yhtenäisenä, jotta allekirjoituksesi vastaa sivustoasi.
Pitäisikö allekirjoitukseen liittää sähköpostiosoitteeni, jos se on jo Lähettäjä-kentässä?
Sähköpostin liittäminen allekirjoitukseen auttaa, kun viestisi välitetään eteenpäin tai tulostetaan. Käytä brändiverkkotunnuksesi osoitetta, jotta vastaanottajat näkevät aina ammattimaiset yhteystietosi.
Voinko käyttää eri lopetussanaesimerkkiä vastauksissa kuin uusissa sähköposteissa?
Vastauksissa voi käyttää lyhyempiä lopetussanoja, kuten Kiitos tai Terveisin, varsinkin käynnissä olevissa ketjuissa. Uudet sähköpostit ulkopuolisille kontakteille hyötyvät täydestä lopetussanasta ja allekirjoituslohkosta.
Mikä lopetussanaesimerkki sopii työhakemussähköpostiin?
Käytä Kunnioittaen tai Ystävällisin terveisin ja koko nimesi, puhelinnumerosi ja linkki portfolioosi tai ammatilliseen profiiliisi. Pidä sävy muodollisena koko ajan. Avaukseen katso miten aloitat muodollisen sähköpostin.
Miten luon lopetussanapohjan sähköpostiohjelmaani?
Useimmissa sähköpostiohjelmissa voi tallentaa oletusallekirjoituksen, johon lopetussana kuuluu. Tee yksi versio ulkoiseen postiin ja lyhyempi sisäisiin vastauksiin.
Pitäisikö tiimini käyttää samoja lopetussanaesimerkkejä?
Yhteiset lopetussanastandardit pitävät brändisi äänen yhtenäisenä. Dokumentoi kaksi tai kolme hyväksyttyä muotoa sisäiseen tyyliohjeeseesi luvun ammattimaisen sähköpostin esimerkit rinnalle.