Kursorisi leijuu tervehdysrivin päällä. Et ole koskaan kirjoittanut tälle henkilölle. Hänellä on korkea asema yrityksessä, jonka haluat kumppaniksesi. "Moi" tuntuu liian rennolta. "Moro" ei tule kysymykseenkään. Sinun pitää tietää, miten aloitat muodollisen sähköpostin kuulostamatta robotilta tai viktoriaanisen ajan kirjeenkirjoittajalta.
Muodollinen sähköpostin avaus käyttää kunnioittavaa tervehdystä, tarvittaessa lukijan oikeaa titteliä ja ensimmäistä lausetta, joka kertoo tarkoituksesi täsmällisesti. Muodollinen ei tarkoita monimutkaista. Se tarkoittaa, että sovitat sanavalintasi tilanteen vakavuuteen. Käydään läpi, milloin muodollisuutta tarvitaan ja miten viestin avaat.
Milloin sähköposti kannattaa aloittaa muodollisesti?
Muodollisuus sopii tilanteisiin, joissa suhde on uusi, panokset ovat korkeat tai asiayhteys on virallinen. Työhakemukset, oikeudelliset ilmoitukset, valitukset, tarjoukset ylimmälle johdolle ja ensimmäinen yhteydenotto viranomaisiin vaativat kaikki muodollisen avauksen.
Arkiset päivitykset asiakkaalle, jonka kanssa olet työskennellyt kaksi vuotta, tarvitsevat harvoin tätä rakennetta. Luku muodollinen vs epämuodollinen sähköposti brändeille auttaa päättämään, mikä sävy sopii mihinkin tilanteeseen.
Näin aloitat muodollisen sähköpostin
Aloita muodollisella tervehdyksellä, jossa on lukijan titteli ja sukunimi, kun ne tiedät. "Hyvä tohtori Williams" tai "Hyvä rouva Nakamura" asettaa oikean sävyn. Jos et tiedä nimeä, käytä tehtävään perustuvaa tervehdystä, kuten "Hyvä rekrytoija" tai "Hyvä asiakaspalvelutiimi".
1. Käytä avauslauseessa kokonaisia lauseita
Ensimmäisen lauseen tervehdyksen jälkeen pitäisi kertoa, miksi kirjoitat. "Kirjoitan tiedustellakseni yrityslisensointiohjelmastanne" on selkeämpi kuin "Nopea kysymys hinnoittelusta". Muodolliset avaukset välttävät slangia, lyhenteitä ja huutomerkkejä.
2. Viittaa asiaankuuluvaan asiayhteyteen
Jos viestisi seuraa tapaamista, hakemusta tai aiempaa kirjettä, mainitse se. "Viitaten 12. maaliskuuta käymäämme keskusteluun" tai "Vastauksena 3. huhtikuuta päivättyyn kirjeeseenne" antaa lukijalle selkeän viitepisteen. Tämä vastaa rakennetta luvussa muodollisen sähköpostin muoto yrityksille.
3. Pidä avaus tiiviinä
Muodollisuus ei ole tekosyy pitkäveteisille johdannoille. Kaksi tai kolme lausetta tervehdyksen jälkeen riittää. Kerro tarkoituksesi, anna vähän asiayhteyttä ja siirry runkoon. Lukijan pitäisi tietää, mistä sähköposti kertoo, ennen ensimmäistä vieritystä.
Muodolliset tervehdykset, joita käyttää ja välttää
Turvallisia valintoja ovat Hyvä ja sen perässä titteli ja nimi tai Hei ja sen perässä koko nimi nykyaikaisemmissa muodollisissa yhteyksissä. "Hyvä vastaanottaja" toimii, kun sinulla todella ei ole nimeä, vaikka tietyn yhteyshenkilön löytäminen on aina parempi.
Vältä epämuodollisia tervehdyksiä, kuten Moro, Hei hei tai Jou, muodollisissa viesteissä. Jätä emojit ja huumori pois avauksesta. Lähettäjäosoitteesi pitäisi myös näyttää viralliselta. Oman verkkotunnuksen osoite, kuten luvussa mikä on yrityssähköpostiosoite kerrotaan, tukee sävyä ennen kuin lukija lukee yhtäkään sanaa.
Kun avaus on kunnossa, loppuviesti seuraa samoja selkeyden ja kunnioituksen periaatteita. Vähemmän muodollisiin tilanteisiin katso miten aloitat yrityssähköpostin. Täyden tervehdyslistan löydät luvusta ammattimaiset sähköpostin tervehdykset.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Hyvä yhä sopiva muodollisissa sähköposteissa nykyään?
Hyvä on edelleen vakiintunut muodollinen tervehdys yrityskirjeenvaihdossa. Se osoittaa kunnioitusta kuulostamatta vanhanaikaiselta, kun muu viestisi on selkeä ja suora. WEMASYn Sivustonrakentajalla brändisi näyttää vakiintuneelta verkossa, mikä sopii hyvin yhteen verkkotunnuksestasi lähetettävän muodollisen viestinnän kanssa.
Miten aloitan muodollisen sähköpostin, kun en tiedä vastaanottajan sukupuolta?
Käytä lukijan koko nimeä ilman titteliä, esimerkiksi Hyvä Alex Morgan, tai tehtävään perustuvaa tervehdystä, kuten Hyvä valintalautakunta. Selvitä mahdollisuuksien mukaan oikea nimi ja titteli yrityksen verkkosivustolta ennen lähettämistä.
Pitäisikö muodollisessa avauksessa olla small talkia?
Muodolliset avaukset jättävät yleensä rennon small talkin pois. Lyhyt kohtelias rivi on ok, mutta siirry nopeasti asiaan. Lukijan ajan kunnioittaminen on osa sitä, mikä tekee sähköpostista muodollisen.
Voinko käyttää tervehdystä Hei sanan Hyvä sijaan muodollisessa sähköpostissa?
Hei ja koko nimi toimii nykyaikaisessa muodollisessa yrityskirjoittamisessa, varsinkin aloilla, joilla suositaan hieman lämpimämpää sävyä. Hyvä on turvallisempi, kun et ole varma, kuinka muodollista lukija odottaa.
Onko muodollisella avauksella väliä, jos sähköpostiosoitteeni näyttää epäammattimaiselta?
Avaus ja lähettäjäosoite toimivat yhdessä. Muodollinen tervehdys ilmaiselta yksityiseltä tililtä lähettää ristiriitaisen viestin. Ota brändiosoite käyttöön luvun yrityssähköpostin käyttöönotto vaihe vaiheelta mukaan ennen muodollisen kirjeenvaihdon lähettämistä.
Kuinka pitkä muodollisen sähköpostin avauskappaleen pitäisi olla?
Pidä avauskappale kahdessa tai neljässä lauseessa. Kerro tarkoitus, lisää yksi rivi asiayhteyttä ja siirry runkoon. Pitkät johdannot hukkaavat lukijan, ennen kuin pääset asiaan.