Yksi toimittaja aloittaa: "Hyvä herra Chen, kiitos nopeasta vastauksestanne koskien maaliskuun toimitusta." Lukija tietää heti, kenelle viesti on tarkoitettu ja mihin se viittaa. Toinen toimittaja aloittaa: "Moi, no siitä asiasta mistä puhuttiin." Sama postilaatikko, kaksi hyvin erilaista ammattimaisuuden tasoa.
Yrityssähköpostin aloitus tarkoittaa tervehdyksen ja avauslauseen valintaa niin, että ne sopivat suhteeseen ja viestin tarkoitukseen. Tervehdys puhuttelee lukijaa. Avauslause kertoo, miksi kirjoitat, tai kuittaa heidän viimeisen viestinsä. Kun nämä kaksi ovat kohdallaan, loppu sähköposti sujuu helpommin. Tässä kerrotaan, miten aloitat yrityssähköpostin eri tilanteissa.
Mitä vahva yrityssähköpostin avaus sisältää?
Vahvassa avauksessa on kaksi osaa. Tervehdys nimeää lukijan tai ryhmän. Ensimmäinen lause liittyy viestisi syyhyn. Yhdessä ne kertovat lukijalle, että olet järjestelmällinen, kunnioittava ja ansaitset hänen huomionsa.
Jätä pois yleiset avaukset, kuten "Toivottavasti sinulla on kaikki hyvin", ellet todella tarkoita sitä ja suhde sitä tue. Mene suoraan asiaan, kun lukija tuntee jo asiayhteyden. Palaava asiakas ei tarvitse pitkää alkuhöpinää siitä, miten hänellä menee.
Näin valitset oikean tervehdyksen
Sovita tervehdys siihen, kuinka hyvin tunnet lukijan ja kuinka muodollinen tilanne on. Ensimmäinen yhteydenotto mahdolliseen kumppaniin vaatii muodollisemman avauksen. Viikoittainen tarkistus kollegan kanssa, jonka kanssa olet tehnyt töitä vuosia, voi olla lämpimämpi ja lyhyempi.
1. Ensimmäiset tai muodolliset yhteydenotot
Käytä lukijan nimeä kohteliaan tervehdyksen kanssa. "Hyvä rouva Patel" tai "Hyvä herra Okonkwo" sopii esittelyihin, tarjouksiin ja virallisiin pyyntöihin. Jos olet epävarma muodollisuudesta, valitse hieman muodollisempi. Voit aina säätää sävyä myöhemmissä viesteissä, kun suhde kehittyy.
2. Vakiintuneet liikesuhteet
"Hei Sarah" tai "Hei James" sopii asiakkaille ja kollegoille, jotka jo tunnet. Pidä sävy ammattimaisena mutta keskustelevana. Brändiosoitteesi luvusta ammattimaisen sähköpostiosoitteen esimerkit brändeille kertoo jo uskottavuudesta, joten tervehdyksesi voi olla luonteva eikä jäykkä.
3. Ryhmäviestit
Kun kirjoitat tiimille tai ketjuun, jossa on useita ihmisiä, tervehdi ryhmää. "Hei kaikki" tai "Hei tiimi" toimii, kun kukaan yksittäinen ei omista vastausta. Jos yksi henkilö on pääyhteyshenkilö, nimeä hänet ensin ja huomioi muut.
Avauslauseet, jotka vievät keskustelua eteenpäin
Tervehdyksen jälkeen liitä viesti tarkoitukseen. Viittaa aiempaan viestiin, tapaamiseen tai määräaikaan, jotta lukija saa asiayhteyden kaivamatta vanhoja ketjuja. "Kiitos eilen lähettämästäsi päivitetystä tarjouksesta" tai "Jatkoa viime tiistain puhelullemme" antaa lukijalle ankkurin.
Uudessa yhteydenotossa kerro ensimmäisessä lauseessa, miksi kirjoitat. "Otan yhteyttä, koska brändisi löytyi kumppanihakemistostamme" on selkeämpi kuin kolme lausetta taustaa ennen asiaa. Luku miten kirjoitat ammattimaisen sähköpostin käsittelee koko rakenteen alusta loppuun.
Vältä aloittamasta anteeksipyynnöllä, ellet todella tarvitse sellaista. "Anteeksi häirintä" heikentää viestiäsi ennen kuin se alkaa. Jos tarvitset jotain lukijalta, pyydä varmasti ja selkeästi.
Tutustu seuraavaksi lukuun ammattimaiset sähköpostin tervehdykset, jossa on täysi lista vaihtoehdoista, tai lue miten aloitat muodollisen sähköpostin, kun tilanne vaatii lisää muodollisuutta.
Usein kysytyt kysymykset
Onko epäammattimaista aloittaa yrityssähköposti sanalla Hei?
Aloitus sanalla Hei ja lukijan nimellä on vakio useimmissa yrityskonteksteissa. Se on ystävällinen mutta ei rento. Yhdistä se selkeään avauslauseeseen ja brändilähettäjään omalta verkkotunnukseltasi. WEMASYn Sivustonrakentajalla voit esittää yhtenäisen brändin verkkosivustollasi.
Mitä tervehdystä käytän, kun en tiedä lukijan nimeä?
Käytä neutraalia tervehdystä, kuten Hei tai Hyvä rekrytoija, kun tarkkaa nimeä ei ole. Jos nimi löytyy yrityksen verkkosivustolta tai aiemmasta ketjusta, ota hetki sen etsimiseen. Henkilökohtainen tervehdys osoittaa, että olet kiinnittänyt huomiota.
Pitäisikö avauslauseessa viitata edelliseen sähköpostiin?
Edelliseen viestiin viittaaminen auttaa lukijaa sijoittamaan viestisi asiayhteyteen. Mainitse päivämäärä tai aihe lyhyesti. Tämä on erityisen hyödyllistä pitkissä ketjuissa, joita käsittelee luku sähköpostin käyttäytymissäännöt brändeille.
Kuinka muodollinen avauksen pitäisi olla uudelle asiakkaalle?
Uudet asiakkaat ansaitsevat hieman huolitellumman avauksen kuin arkinen sisäinen posti. Käytä heidän nimeään, mainitse, miten tutustuitte, ja kerro tarkoituksesi selkeästi. Voit keventää sävyä, kun työsuhde on vakiintunut.
Voinko jättää tervehdyksen pois nopeasta vastauksesta?
Lyhytkin vastaus hyötyy yksisanaisesta tervehdyksestä. Se vie kaksi sekuntia ja pitää sävyn kunnioittavana. Sen kokonaan ohittaminen voi tuntua töykeältä, varsinkin ulkopuolisten kontaktien kanssa.
Mitä eroa on yrityssähköpostin ja muodollisen sähköpostin aloituksella?
Yrityssähköpostin avaukset vaihtelevat lämpimistä muodollisiin asiayhteyden mukaan. Muodollisissa sähköposteissa tervehdyksille ja kielelle on tiukemmat käytännöt. Lue miten aloitat muodollisen sähköpostin, kun tilanne sitä vaatii.