Henkilökohtainen postilaatikkosi on sekoitus kaikkea. Illallisvaraus pankin ilmoituksen vieressä ja viesti asiakkaalta, joka löysi kolme vuotta vanhan ilmaisen osoitteesi. Juuri tämä yksityiselämän ja yrityksen sekoittuminen on syy, miksi niiden erillään pitäminen on tärkeää.
Henkilökohtainen ja yrityssähköposti voivat näyttää pinnalta samanlaisilta, mutta niillä on eri roolit. Toinen on yksityiselämääsi varten. Toinen edustaa brändiäsi ulkomaailmalle. Tässä on, miten ne eroavat ja miksi eroa kannattaa pitää tärkeänä.
Mitä eroa on henkilökohtaisella ja yrityssähköpostilla?
Suurin ero on verkkotunnus. Henkilökohtainen sähköposti käyttää ilmaisen palvelun verkkotunnusta, johon kuka tahansa voi rekisteröityä. Yrityssähköposti käyttää omaa brändisi verkkotunnusta, kuten brandisi.com. Tämä yksi muutos vaikuttaa siihen, miten ihmiset näkevät jokaisen lähettämäsi viestin.
Yrityssähköposti on myös määritetty ammattikäyttöön. Voit luoda useita osoitteita, jakaa postilaatikoita tiimin kesken ja hallita, kenellä on pääsy. Henkilökohtainen sähköposti on tarkoitettu yhdelle ihmiselle ja yhdelle yksityiselle tilille.
Milloin käytät henkilökohtaista sähköpostia
Pidä henkilökohtainen sähköposti ystäville, perheelle, henkilökohtaisille tilauksille ja kaikelle, mikä ei liity brändiisi. Se on yksityinen tilasi, ja yrityksen viestien sekoittaminen siihen tekee molempien hallinnasta vaikeampaa.
Henkilökohtaisen osoitteen satunnainen käyttö yrityskäyttöön voi tuntua kätevältä, mutta se aiheuttaa ongelmia ajan mittaan. Asiakkaat tallentavat osoitteen, lomakkeet lähetetään siihen, ja yhtäkkiä yksityinen postilaatikkosi on täynnä asiakastukikeskusteluja, joita et voi helposti luovuttaa eteenpäin.
Milloin käytät yrityssähköpostia
Käytä yrityssähköpostia kaikkeen, mikä edustaa brändiäsi. Siihen kuuluvat asiakastarjoukset, laskut, tukivastaukset, vastaanottamasi työhakemukset ja kaikki osoitteet, jotka on listattu verkkosivustollasi tai käyntikortillasi.
Yrityssähköposti pitää brändisi näkyvillä ja viestinnän järjestyksessä. Kun tiimiin tulee uusi jäsen, luot hänelle osoitteen. Kun joku lähtee, ohjaat hänen postinsa muualle menettämättä verkkotunnukseesi sidottua asiakashistoriaa.
Kun näet eron selvästi, seuraava looginen aihe on se, mikä pyörittää yrityssähköpostia kulissien takana. Luku mikä on sähköpostipalvelu selittää tämän kerroksen. Brändäykseen keskittyvän näkökulman samaan vertailuun löydät jutusta yrityssähköposti vai ilmainen sähköposti brändäyksessä.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko ohjata yrityssähköpostin henkilökohtaiseen postilaatikkooni?
Moni yrittäjä tekee näin mukavuuden vuoksi. Voit vastaanottaa yrityspostia henkilökohtaisessa postilaatikossasi ja silti lähettää vastaukset brändätystä osoitteestasi. Varo vain vastaamasta väärältä tililtä. WEMASYlla voit hallita verkkotunnustasi ja sivustoasi yhdessä, ja Sivustonrakentaja auttaa julkaisemaan oikean yritysosoitteen yhteystietosivullasi.
Onko epäammattimaista käyttää ilmaista sähköpostia yrityskäyttöön?
Useimmiten on. Ilmainen osoite ei vastaa brändisi verkkotunnusta ja voi saada sinut näyttämään vähemmän vakiintuneelta. Asiakkaat ja kumppanit odottavat yleensä, että yrityksellä on sähköposti omalla verkkotunnuksellaan.
Pitääkö henkilökohtainen sähköpostini poistaa, kun aloitan yrityksen?
Ei. Pidä henkilökohtainen tilisi yksityiselämää varten. Lisää erillinen yritysosoite brändiviestintää varten. Nämä voivat elää rinnakkain, kunhan on selvää, minkä jaat julkisesti.
Voinko käyttää samaa sähköpostisovellusta sekä henkilökohtaiseen että yrityskäyttöön?
Useimmissa sähköpostisovelluksissa voi lisätä useita tilejä. Voit tarkistaa molemmat postilaatikot yhdestä sovelluksesta puhelimella tai tietokoneella. Tilit pysyvät erillään, vaikka näet ne samassa paikassa.
Mitä yrityssähköpostille tapahtuu, jos lopetan yritykseni?
Hallitset verkkotunnusta, joten päätät itse, milloin osoitteet suljetaan tai verkkotunnus annetaan vanheta. Se on toinen etu verrattuna henkilökohtaisen tilin käyttöön yrityksessä. Viestintäsi pysyy sidottuna omistamaasi verkkotunnukseen.
Pitäisikö freelancerienkin käyttää yrityssähköpostia?
Kyllä. Freelancerit kilpailevat usein pelkällä uskottavuudella. Brändätty osoite, kuten hei@nimesi.com, saa sinut näyttämään oikealta yritykseltä, vaikka tiimissä olisi vain sinä.