Neljätoista lukematonta viestiä saapuu ennen kello yhdeksää. Kaksi on maksuvahvistuksia. Yksi on asiakas, joka pyytää määräajan muutosta. Viisi on uutiskirjeitä. Kuusi on keskusteluja, joissa olet kopiona mutta et tarpeellinen. Jos vastaat ylhäältä alas, asiakas odottaa, kun silmäilet sisältöä, jota et ole pyytänyt.
Sähköpostien priorisointi yrittäjänä tarkoittaa saapuvan postin järjestämistä vaikutuksen, kiireellisyyden ja sen mukaan, oletko oikea henkilö toimimaan. Kyse ei ole kaikkeen vastaamisesta heti. Kyse on tuoton, asiakassuhteiden ja keskittymisen suojaamisesta. Tässä seulontatapa, joka skaalautuu yksinyrittäjästä pieneen tiimiin.
Mitä sähköpostin priorisointi tarkoittaa?
Sähköpostin priorisointi on tapa lajitella viestit tasoihin ennen kuin kirjoitat vastauksia. Taso yksi vaatii toimenpiteen tänään ja vaikuttaa rahaan tai sitoumuksiin. Taso kaksi vaatii vastauksen tällä viikolla. Taso kolme on viitettä tai vapaaehtoista luettavaa. Taso neljä voidaan arkistoida, suodattaa tai tilaus voidaan perua.
Priorisointi olettaa, että postilaatikkosi on jo rakennettu. Rakenna luvun yrityssähköpostin postilaatikon järjestäminen päälle, jotta tasot vastaavat kansioita tai tunnisteita, jotka näet yhdellä silmäyksellä.
Miksi yrittäjä ei voi kohdella jokaista viestiä samalla tavalla
Aikasi on pullonkaula. Vähäarvoiseen postiin vastaaminen ensin luo väärän tuottavuuden tunteen, kun arvokkaat keskustelut vanhenevat. Asiakkaat huomaavat viiveen tärkeissä viesteissä, eivät niissä, jotka ohitit oikein.
Priorisointi liittyy myös odotuksiin, jotka asetat luvussa sähköpostin vastausaikaodotukset. Kun tiedät, mikä posti tarvitsee vastauksen samana päivänä, voit kertoa realistisen ajan muille.
Nelivaiheinen seulonta yrittäjälle
1. Silmäile otsikot ennen runkojen avaamista
Otsikkorivit kertovat lähettäjän, aiheen ja usein kiireellisyyden. Myös oman tiimisi selkeät otsikot auttavat, kuten luvussa ammattimaiset sähköpostin otsikkorivit. Ohita tai lue erissä kaikki, mikä on selvästi tiedoksi.
2. Järjestä tuoton ja määräaikojen mukaan
Aktiiviset asiakaspyynnöt, allekirjoitetut sopimukset, joiden seuranta odottaa, ja maksuongelmat ohittavat yleiset tiedustelut. Yhdistä tukipostit luvun ammattimainen sähköposti asiakastuessa prosessiin, jotta tason yksi asiat nousevat esiin yhdessä näkymässä.
3. Päätä, oletko vastuuhenkilö
Monet viestit tarvitsevat vain edelleenlähetyksen tai huomautuksen siitä, että joku muu vastaa. Jos olet kopiona tiedoksi, vastusta halua vastata, ellei sinua pyydetä. Delegointisäännöt seuraavassa luvussa sähköpostin delegointi menettämättä hallintaa estävät tason yksi postia päätymästä väärälle pöydälle.
4. Käsittele loput erissä
Ajoita kaksi tai kolme postilohkoa päivässä sen sijaan, että asuisit postilaatikossa. Käsittele tason kaksi vastaukset erissä. Käy taso kolme läpi kerran viikossa. Tason neljän viestien ei pitäisi juuri koskaan päätyä pääsivullesi, jos suodattimet toimivat.
Priorisointi on päivittäinen valinta, ei kertaluonteinen asetus. Mitä rehellisemmin arvioit vaikutuksen, sitä rauhallisemmalta postilaatikkosi tuntuu, vaikka volyymi kasvaisi.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö vastata sähköposteihin saapumisjärjestyksessä?
Saapumisjärjestys harvoin vastaa liiketoiminnallista vaikutusta. Seulo ensin kiireellisyyden ja tuoton mukaan ja käsittele saman tason posti saapumisjärjestyksessä. WEMASY auttaa reitittämään verkkosivuston tiedustelut selkeään osoitteeseen Sivustonrakentajan kautta, jolloin ostohaluinen posti on helpompi huomata.
Miten priorisoin, kun kaikki tuntuu kiireelliseltä?
Kysy, mikä viive maksaa rahaa tai luottamusta tänään. Jos mikään ei maksa, olet määritelmän mukaan tasolla kaksi. Kirjoita lyhyitä odotusvastauksia, kun joku tarvitsee kuittauksen ilman täyttä vastausta vielä.
Tarvitsevatko VIP-lähettäjät erillisen kansion?
Suodatin tai tunniste tärkeimmille asiakkaille ja kumppaneille voi nostaa heidän postinsa näkyville. Pidä lista lyhyenä, jotta tunniste pysyy merkityksellisenä. Luku kansiot ja tunnisteet yrityssähköpostissa selittää, miten sen rakennat.
Pitäisikö käyttää lukukuittauksia tai liputusta prioriteettiin?
Liput ja tähdet toimivat, kun käytät niitä johdonmukaisesti vain tason yksi asioille. Liian monta liputettua viestiä luo uudelleen melun, josta yritit päästä eroon. Poista lippu, kun keskustelu on valmis.
Miten priorisointi muuttuu, kun palkkaan apua?
Dokumentoi, mihin luokkiin henkilökunta voi vastata yksin ja mitkä tarvitsevat omistajan tarkistuksen. Jaetut jonot tarvitsevat näkyvän tilan, jotta mikään ei jää osoittamatta. Luku jaettu postilaatikko yritykselle käsittelee tiimin näkyvyyttä.
Onko epäkohteliasta viivyttää vähäpätöistä sähköpostia?
Ammattimaiset brändit asettavat rehelliset vastausajat ja pitävät niistä kiinni tärkeän postin kohdalla. Vapaaehtoisen luettavan käsittely erissä on normaalia, kun kiireelliset keskustelut pysyvät aikataulussa. Luku yrityssähköpostin parhaat käytännöt brändeille tukee tätä tasapainoa.