Yritys A lisäsi automaattivastauksia yksi kerrallaan kahden vuoden ajan. Kukaan ei enää muista, miksi kolmas seurantaviesti odottaa neljä päivää tai kuka hyväksyi tervetuliaisviestin tekstin. Yritys B kirjoitti yhden sivun mittaisen työnkulun, nimesi vastuuhenkilöt ja perehdytti uuden työntekijän iltapäivässä. Samat työkalut, eri selkeys.
Yrityksen sähköpostiautomaation työnkulku on toistettava prosessi, jonka avulla tiimisi suunnittelee laukaisimet, kirjoittaa viestit, testaa toimituksen, julkaisee sarjat ja arvioi tulokset. Se yhdistää kaiken tämän moduulin sisällön ammattimaisen sähköpostin hallinnan työnkulun sähköpostitottumuksiin ja sähköpostiautomaation perusteisiin yrityksille.
Mikä on yrityksen sähköpostiautomaation työnkulku?
Yrityksen sähköpostiautomaation työnkulku on dokumentoitu polku, jossa on nimetyt vaiheet ja vastuuhenkilöt. Se kertoo, mitkä laukaisimet ovat käytössä, mitä kukin viesti sanoo, kuka hyväksyy tekstin, miten testaat ennen julkaisua ja milloin tarkastelet tuloksia. Työnkulku muuttaa hajanaiset automaattivastaukset järjestelmäksi, jonka koko tiimi ymmärtää.
Hyvän automaatiotyönkulun kuusi vaihetta
1. Kartoita laukaisimet
Listaa kaikki tapahtumat, joiden pitäisi käynnistää viesti: lomakkeen lähetykset, rekisteröitymiset, passiivisuus ja päivämäärät. Käytä laukaisintyyppejä, jotka löydät luvusta sähköpostiautomaation laukaisimet. Yhdistä jokainen laukaisin liiketoiminnan tavoitteeseen, ei vain ajatukseen ”lähetetään lisää sähköpostia”.
2. Kirjoita ja hyväksy teksti
Kirjoita viestit luvun miten kirjoitat ammattimaisen sähköpostin mukaisilla periaatteilla. Yksi henkilö kirjoittaa, toinen tarkistaa sävyn ja oikeellisuuden. Säilytä hyväksytyt versiot paikassa, josta tiimi löytää ne.
3. Määritä ja testaa
Aseta laukaisin, viiveet ja pysäytyssäännöt sähköpostityökaluissasi. Lähetä testilaukaisimia itse ja pyydä työkaveria varmistamaan ajoitus. Huomaa luvun sähköpostiautomaation virheet, joita kannattaa välttää virheet ennen kuin asiakkaat näkevät ne.
4. Julkaise tärkeysjärjestyksessä
Ota käyttöön yksi sarja kerrallaan. Aloita luvun sähköpostisarjat, jotka jokaisen yrityksen kannattaa ottaa käyttöön sarjoista: vahvistus, tervetulo, seuranta ja poissaoloviesti.
5. Seuraa ja säädä
Seuraa vastauksia, valituksia ja palautuneita viestejä kaksi viikkoa jokaisen julkaisun jälkeen. Lyhennä viiveitä, jotka tuntuvat tungettelevilta. Korjaa vaiheet, joihin kukaan ei reagoi. Varmista, että todennus pysyy kunnossa luvun yrityksesi sähköpostien toimitettavuuden parantaminen mukaan.
6. Tarkista aikataulun mukaan
Neljännesvuosittainen tarkastus löytää vanhentuneet linkit, väärät nimet ja poistuneet tuotteet. Vuosittain kannattaa katsoa, palveleeko jokainen sarja vielä todellista tavoitetta. Yhdistä tämä postilaatikon ylläpitoon, josta kerrotaan luvussa pidä postilaatikko siistinä pitkällä aikavälillä.
Kuka vastaa mistäkin työnkulussa
Pienissä yrityksissä yksi henkilö vastaa usein teksteistä ja toinen tekniikasta. Kun yritys kasvaa, markkinointi voi vastata tervetuloviesteistä ja asiakastuki vahvistusviesteistä. Kirjaa ylös, kuka saa muokata käynnissä olevia automaatioita, ettei hyvää tarkoittava muutos riko pysäytyssääntöjä.
Kirjoita työnkulku yhdelle sivulle. Nimeä jokainen aktiivinen laukaisin, linkitä viestien tekstit, merkitse vastuuhenkilö ja aseta seuraava tarkistuspäivä. Näkyvä työnkulku tekee tämän moduulin ajatuksista arkipäivän käytäntöä, jota yrityksesi pystyy ylläpitämään volyymin kasvaessa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan ensimmäisen automaatiotyönkulun rakentaminen kestää?
Useimmat pienet yritykset ehtivät dokumentoida ja julkaista yhden laukaisimen yhdellä viestillä yhdessä iltapäivässä. Täysi neljän sarjan työnkulku vie yleensä neljästä kuuteen viikkoa, jos testaat jokaisen vaiheen. WEMASY yhdistää ensimmäisen laukaisimen verkkosivuston lomakkeisiin Sivustonrakentajassa.
Kannattaako työnkulun olla dokumentissa vai sähköpostityökalun sisällä?
Pidä tiivistelmädokumentti, jonka tiimi voi lukea kirjautumatta teknisiin asetuksiin. Linkitä käynnissä oleva automaatio sähköpostin hallintaan nopeita muutoksia varten. Molemmat näkymät palvelevat eri tarpeita.
Miten automaation työnkulku liittyy postilaatikon hallintaan?
Automaattisten viestien pitäisi vähentää käsin tehtävää lajittelua, ei lisätä kohinaa postilaatikkoosi. Ohjaa sisäiset ilmoitukset nimettyyn kansioon. Lajittelutavoista kerrotaan luvussa yrityksen postilaatikon järjestäminen.
Milloin yrityksen kannattaa lisätä työnkulkuun toinen henkilö?
Lisää tarkastaja ennen kuin julkaiset mitään asiakkaille näkyvää. Lisää tekninen vastuuhenkilö, kun käytössä on yli kolme aktiivista sarjaa. Luovutukset epäonnistuvat, jos kukaan ei tiedä, kuka hyväksyi käytössä olevan tekstin.
Mitä neljännesvuosittaisen automaatiotarkastuksen pitäisi sisältää?
Tarkista, että jokainen laukaisin toimii yhä, pysäytyssäännöt toimivat, linkit ovat ajan tasalla ja tekstit vastaavat nykyisiä tarjouksiasi. Poista käytöstä sarjat, jotka eivät enää palvele aktiivista tavoitetta.
Tukeeko WEMASY sähköpostiautomaation työnkulkuja?
WEMASY yhdistää verkkosivustosi ja yhteystietojen keräyksen, jolloin ensimmäisillä laukaisimillasi on selkeä lähde. Syvemmät sarjatyökalut riippuvat sähköpostipalvelusi asetuksista, joista kerrotaan luvussa yrityssähköpostin käyttöönotto vaihe vaiheelta.