Saako uusi työntekijäsi brändin oman osoitteen ennen lounasta ensimmäisenä päivänä, vai vastaako hän viikon henkilökohtaisesta postilaatikosta, kun joku etsii aikaa asioiden järjestämiseen? Näiden kahden polun ero on suurempi kuin useimmat perustajat odottavat.
Tiimin jäsenten perehdytys yrityssähköpostiin on tarkistuslista, joka muuttaa uuden työntekijän luotetuksi lähettäjäksi verkkotunnuksellasi. Se kattaa tilin luomisen, laitteiden käyttöönoton, allekirjoituksen asentamisen, jaetun postilaatikon pääsyn ja etikettistandardit, joita hän noudattaa ensimmäisestä vastauksesta alkaen. Toistettava prosessi voittaa improvisoinnin joka kerta, kun henkilömäärä kasvaa.
Miten perehdytät uudet tiimin jäsenet yrityssähköpostiin?
Aloita ennen aloituspäivää. Päätä osoitteen muoto, käyttöoikeustaso ja jaetut jonot, joita rooli tarvitsee. Luo tili ja testaa lähetys ennen kuin työntekijä kirjautuu sisään. Tilin luominen noudattaa samoja verkkotunnuksen vaiheita kuin luvussa miten luot sähköpostiosoitteita verkkotunnukselle.
Ensimmäiseen päivään kuuluu neljä toimitusta: kirjautumistunnukset, allekirjoituspohja, kirjalliset vastausaikaodotukset ja linkit etikettioppaaseesi luvusta sähköpostin etiketti brändeille. Toiseen päivään kuuluu testilähetys sisäiselle tarkastajalle, joka vahvistaa muotoilun ja sävyn.
Mitä sähköpostiperehdytyksen tarkistuslistalle kuuluu
1. Tili ja laitteiden käyttöönotto
Yksilöllinen postilaatikko, jaetun postilaatikon pääsy ja lähetä nimissä -oikeudet kaikille roolialiaksille. Varmista synkronointi puhelimessa ja työpöydällä luvun mikä on sähköpostiohjelma ohjeilla.
2. Allekirjoitus ja brändi
Asenna hyväksytty allekirjoituslohko oikealla tittelillä, puhelinnumerolla ja linkeillä. Allekirjoitusstandardit löytyvät luvusta tiimin sähköpostiallekirjoitusten yhdenmukaisuus.
3. Käyttöoikeudet ja tietoturva
Selitä, mistä osoitteista hän saa lähettää ja miten epäilyttävästä postista ilmoitetaan. Viittaa koulutukseen miten tunnistat tietojenkalastelusähköpostin.
4. Työnkulkuodotukset
Määrittele, miten hän ottaa keskustelut jaetuista jonoista, milloin eskaloidaan ja kuinka nopeasti vastataan. Yhdistä lukuun sähköpostin vastausaikaodotukset.
Säilytä tarkistuslista paikassa, josta HR ja toiminnot voivat molemmat ajaa sen kysymättä perustajalta. Seuraava luku tiimin sähköpostiallekirjoitusten yhdenmukaisuus syventää brändivaihetta, jonka jokainen uusi työntekijä suorittaa.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin uuden työntekijän pitäisi saada yrityssähköpostiosoite?
Luo osoite ennen ensimmäistä päivää, jos rooli on yhteydessä asiakkaisiin tai kumppaneihin. Jo viikon odotus kutsuu henkilökohtaisen osoitteen tapoja, joista on vaikea päästä eroon. WEMASY pitää julkaistut yhteystiedot ajan tasalla Sivustonrakentajan kautta, kun lisäät asiakasrajapinnan henkilökuntaa.
Pitäisikö perehdytykseen kuulua testisähköposti?
Lyhyt sisäinen testi paljastaa rikkinäiset allekirjoitukset, väärät lähetä nimissä -asetukset ja mobiilisynkronoinnin ongelmat ennen kuin asiakas näkee ne. Tarkista otsikko, allekirjoitus ja vastausosoite yhdessä. Luvun miten kirjoitat ammattimaisen sähköpostin kirjoitusstandardit pätevät ensimmäisestä lähetyksestä alkaen.
Mitä käyttöoikeuksia harjoittelijoiden pitäisi saada?
Harjoittelijat tarvitsevat tyypillisesti suppeimman käyttöoikeuskokonaisuuden: vain luku jaetuissa jonoissa tai lähetä nimissä yhdelle aliakselle valvonnan alaisena. Aseta pääsylle päättymispäivä harjoittelun loppuessa. Peilaa poistumisvaiheet luvusta sähköpostiroolit ja käyttöoikeudet.
Miten etätyöntekijät suorittavat sähköpostin käyttöönoton?
Etätyöntekijät noudattavat samaa tarkistuslistaa videoesittelyllä ohjelman asennukseen. Toimita tunnukset suojatun kanavan kautta, ei tavallisessa keskustelussa. Etätyön tavat löytyvät luvusta ammattimainen sähköposti etätiimeille.
Kuka omistaa sähköpostiperehdytyksen pienessä yrityksessä?
Toimintojen vetäjän tai esihenkilön pitäisi omistaa tarkistuslista, vaikka IT luo tilin. Yksi omistaja estää vaiheita putoamasta osastojen välistä. Dokumentoi omistaja lukuun tiimin sähköpostikäytännöt.
Mitä sähköpostille tapahtuu, kun joku lähtee?
Poista kirjautuminen käytöstä samana päivänä, osoita avoimet jaetut keskustelut uudelleen ja aseta edelleenlähetys tai automaattivastaaja vain, jos käytäntö sallii. Älä koskaan jätä lepotilassa olevia tilejä aktiivisiksi. Poissaoloviestien mallit luvusta poissaoloviestit yrityksille auttavat suunnitelluissa siirtymissä.