Asetat poissaoloviestisi, lennät konferenssiin ja unohdat yhden yksityiskohdan: et nimennyt varayhteyshenkilöä. Keskiviikkoon mennessä kolme asiakasta on kirjoittanut kahdesti ilman vastausta eivätkä tiedä, kenet muun voisi tavoittaa. Automaattivastaus kertoi heille, että olit poissa. Se ei kertonut, mitä tehdä seuraavaksi.
Poissaoloviestit yrityksille ovat automaattisia vastauksia, jotka aktivoituvat, kun et ole tavoitettavissa. Ne asettavat odotukset, suojaavat sivun sähköpostin vastausaikaodotukset vastausaikalupauksia ja estävät lähettäjiä olettamasta, että sivuutat heidät. Ne ovat erikoistunut automaattivastaaja, kuten sivulla automaattivastaajat yrityssähköpostissa kerrotaan.
Mikä on poissaoloviesti?
Poissaoloviesti on automaattinen vastaus, joka lähtee, kun joku lähettää sinulle sähköpostia jaksona, jonka olet merkinnyt poissaoloksi. Se kertoo lähettäjälle, että olet poissa, milloin odotat palaavasi ja halutessasi myös kuka voi hoitaa kiireelliset asiat. Se ei ole markkinointiviesti. Se on kohteliaisuus, joka ylläpitää ammattimaisuutta, kun olet offline-tilassa.
Useimmissa sähköpostiohjelmissa ja palvelutileillä on poissaolo- tai lomavastausasetus. Valitset alkamis- ja päättymispäivät, kirjoitat viestin ja järjestelmä lähettää sen kerran lähettäjää kohden poissaolosi aikana.
Miten poissaoloviestit toimivat?
Kun uusi viesti saapuu postilaatikkoosi aktiivisen jakson aikana, postijärjestelmä tarkistaa, onko se jo lähettänyt poissaoloviestin kyseiselle lähettäjälle. Jos ei, se lähettää ennalta määritellyn viestisi ja kirjaa lähettäjän, jotta päällekkäisyyksiä ei synny. Vastaukset olemassa oleviin ketjuihin eivät yleensä laukaise uutta poissaoloviestiä.
Vastaus lähtee tavallisesta osoitteestasi, joten se kantaa saman verkkotunnuksen luottamuksen kuin käsin lähetetty posti. Sillä on merkitystä perillemenon kannalta, etenkin jos brändisi noudattaa jo sivun SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet todennusvaiheita.
Mitä yrityksen poissaoloviestiin kuuluu
1. Paluupäivämääräsi
Kerro tietty päivämäärä tai ajanjakso. "Takaisin 15. maaliskuuta" on selkeämpi kuin "poissa jonkin aikaa".
2. Vastausodotukset
Kerro, että vastaat palattuasi, tai nimeä kollega kiireellisiä asioita varten. Tämä sopii yhteen sivun delegoi sähköposti menettämättä hallintaa delegointi-ideoiden kanssa.
3. Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö
Lisää tiimin jäsenen sähköposti tai yhteinen tukiosoite sivulta ammattimainen sähköposti asiakastukeen, kun joku tarvitsee apua ennen paluutasi.
4. Lyhyt syy (valinnainen)
"Lomalla" tai "konferenssissa" riittää. Sinun ei tarvitse jakaa henkilökohtaisia tietoja.
Kytke poissaoloviesti pois päältä paluupäivänäsi. Sen jättäminen päälle ylimääräiseksi viikoksi hämmentää lähettäjiä ja viestii huonoista postilaatikkotavoista. Seuraava luku viestisarjat, jotka jokaisen brändin kannattaa ottaa käyttöön käsittelee muita automaattisia viestejä, joita voi ajaa lomavastausten rinnalla.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö koko tiimin käyttää samaa poissaoloviestin muotoa?
Yhteinen malli pitää viestinnän yhdenmukaisena koko brändissäsi. Sisällytä sama vaihtoehtoinen yhteyshenkilö ja tukiosoite jokaisen tiimin jäsenen vastaukseen. WEMASY julkaisee nämä julkiset osoitteet sivustollasi Sivustonrakentajan kautta, jotta ne vastaavat automaattivastaajaasi.
Menevätkö poissaoloviestit postituslistoille?
Useimmat järjestelmät yrittävät ohittaa postituslistat ja automaattiset lähettäjät, mutta jotkin silti saavat vastauksesi. Pidä sisäinen listaliikenne mielessä, ennen kuin otat laajan poissaoloviestin käyttöön roolipohjaisessa osoitteessa.
Kuinka paljon etukäteen poissaoloviesti kannattaa asettaa?
Ota se käyttöön ennen lähtöpäivän viimeistä työtuntia. Aseta päättymispäiväksi ensimmäinen kokonainen paluupäiväsi, jotta paluupäivän aikaisin aamupostiin ei lähde poissaoloviestiä.
Onko epäammattimaista mainita loma poissaoloviestissä?
Yksinkertainen "en ole toimistolla" sopii kaikkiin tilanteisiin. Lomasta mainitseminen on kunnossa asiakassuhteissa, joissa ihmisen sävy sopii brändisi tyyliin sivulta muodollinen vai epämuodollinen sähköposti brändeille.
Voinko käyttää poissaoloviestiä osittaiseen tavoitettavuuteen?
Kyllä. Kerro supistuneet tunnit täyden poissaolon sijaan. Esimerkki: "Tarkistan sähköpostin kerran päivässä klo 16 perjantaihin asti." Näin asetat realistiset odotukset esittämättä olevasi täysin poissa.
Entä jos kukaan ei voi sijaistaa poissaollessani?
Ole rehellinen viivästyvistä vastauksista ja kerro paluupäivä. Älä keksi varayhteyshenkilöä, joka ei vastaa. Asiakkaat arvostavat rehellisyyttä enemmän kuin rikottua lupausta.