Potentiaalinen asiakas lähettää yhteydenottolomakkeesi perjantaina klo 21.02. Olet poissa verkosta maanantaihin. Ilman automaattivastaajaa hänen postilaatikkonsa pysyy tyhjänä koko viikonlopun. Automaattivastaajan kanssa hän saa sekunneissa lyhyen viestin, joka vahvistaa viestin vastaanottamisen ja kertoo, milloin odottaa täyttä vastausta.
Automaattivastaajat yrityssähköpostissa ovat sähköpostiautomaation yksinkertaisin muoto. Ne lähettävät yhden ennalta määritellyn viestin, kun tietty tapahtuma tapahtuu, kuten saapuva sähköposti tai lomakkeen lähetys. Tiedät jo, milloin automaatio on järkevää, sivulta milloin brändien kannattaa käyttää sähköpostiautomaatiota. Automaattivastaajat ovat yleensä ensimmäinen työkalu, jonka brändit ottavat käyttöön.
Mikä on automaattivastaaja?
Automaattivastaaja on automaattinen vastaus, joka lähtee ilman käsin tehtyä toimintaa, kun laukaisuehto täyttyy. Laukaisija voi olla tiettyyn osoitteeseen saapuva sähköposti, sivustosi lomakkeen lähetys tai avainsana otsikkorivillä. Vastaus käyttää etukäteen kirjoittamaasi sisältöä.
Automaattivastaajat eroavat täysistä viestisarjoista. Viestisarja lähettää useita viestejä päivien tai viikkojen aikana. Automaattivastaaja lähettää yleensä yhden viestin laukaisutapahtumaa kohden. Molemmat kuuluvat laajempaan käytäntöön, jota kuvataan sivulla mitä on sähköpostiautomaatio brändeille.
Miten automaattivastaajat toimivat?
Prosessissa on neljä vaihetta. Ensin määrität laukaisijan, kuten postin osoitteeseen support@yourbrand.com tai etusivusi yhteydenottolomakkeen. Toiseksi kirjoitat vastauksen sisällön, myös otsikkorivin ja viestin tekstin. Kolmanneksi otat automaattivastaajan käyttöön sähköpostipalvelun tai lomakkeen asetuksissa. Neljänneksi järjestelmä seuraa laukaisijaa ja lähettää vastauksen automaattisesti.
Vastauksen pitäisi tulla samasta verkkotunnuksen osoitteesta, johon lähettäjä otti yhteyttä, mikä vahvistaa luottamusta, jota rakennat sivun mikä on oman verkkotunnuksen sähköpostiosoite avulla. Sisällytä allekirjoituksen elementit sivulta mitä sähköpostiallekirjoitukseen kuuluu, jotta automaattinen viesti näyttää muulta brändisi postilta.
Yleiset automaattivastaajatyypit brändeille
1. Yhteydenottolomakkeen vahvistus
Vahvistaa vastaanoton ja asettaa vastausajan. Liittyy lomakkeisiin, jotka julkaistaan sivun ammattimainen sähköposti ja verkkosivustosi kautta.
2. Yleisen postilaatikon automaattivastaaja
Vastaa kaikille, jotka lähettävät postia roolipohjaiseen osoitteeseen, kuten info@ tai hello@. Hyödyllinen, kun viestejä on paljon ja lähettäjät tarvitsevat nopean kuittauksen.
3. Poissaolon automaattivastaaja
Aktivoituu suunnitellun poissaolon ajaksi. Oma luku poissaoloviestit yrityksille käsittelee ajoitusta, sisältöä ja sen, milloin vastaaja kytketään pois.
Aloita yhdellä automaattivastaajalla, testaa se itse ja pyydä kollegaa laukaisemaan se. Korjaa kömpelöt sanamuodot ennen kuin asiakkaat näkevät ne. Seuraava luku poissaolopostista on luonteva toinen askel, jos tiimisi matkustaa tai pitää suunniteltuja vapaita.
Usein kysytyt kysymykset
Vastaako automaattivastaaja jokaiseen ketjun sähköpostiin?
Useimmat automaattivastaajat lähtevät kerran uutta keskustelua kohden, eivät jokaisesta vastauksesta olemassa olevassa ketjussa. Tarkista asetuksesi, jotta et lähetä päällekkäisiä kuittauksia. WEMASYn lomakevahvistukset Sivustonrakentajan kautta lähettävät tyypillisesti yhden vastauksen lähetystä kohden.
Kuinka pitkä automaattivastaajan viestin pitäisi olla?
Pidä se alle viidessä lauseessa. Kerro, mitä vastaanotit, milloin vastaat ja miten joku tavoitetaan tarvittaessa kiireellisesti. Pitkät automaattivastaajat tuntuvat vakiokirjeiltä.
Voivatko automaattivastaajat luoda sähköpostisilmukoita?
Kaksi automaattivastaajaa, jotka vastaavat toisilleen, voivat luoda silmukan. Useimmat yrityspostin järjestelmät havaitsevat tämän ja pysähtyvät yhden vaihdon jälkeen. Jätä noreply-osoitteet ja postituslistat mahdollisuuksien mukaan automaattivastaajan laukaisijoiden ulkopuolelle.
Pitäisikö automaattivastaajien sisältää puhelinnumero?
Sisällytä puhelinnumero tai vaihtoehtoinen yhteystieto vain, jos tiimisi voi todella vastata siihen. Automaattivastaaja, joka lupaa kiireellistä puhelintukea, jota et pysty antamaan, vahingoittaa luottamusta.
Tarvitsevatko automaattivastaajat otsikkorivin?
Selkeä otsikkorivi auttaa vastaanottajia löytämään vahvistuksen myöhemmin. Käytä jotakin täsmällistä, kuten "Saimme viestisi", yleisen "Re: tiedustelusi" sijaan. Katso nimeämistapoja sivulta ammattimaiset sähköpostin otsikot.
Miten automaattivastaaja eroaa lomaviestistä?
Loma- tai poissaoloviesti aktivoituu aikataulun mukaan ja kertoo lähettäjille, että olet poissa. Yleinen automaattivastaaja toimii jatkuvasti tietylle osoitteelle tai lomakkeelle. Molemmat ovat automaattivastaajatyyppejä eri laukaisijoilla.