Brändi A vastaa jokaiseen yhteydenottolomakkeeseen käsin kahden tunnin sisällä. Brändi B lähettää saman harkitun vastauksen, mutta vahvistus lähtee sekunneissa, kun omistaja on palaverissa. Asiakaskokemus on lähes sama. Ero on siinä, ettei brändi B joutunut lopettamaan työtään painaakseen lähetä.
Sen tunteminen, milloin brändien kannattaa käyttää sähköpostiautomaatiota, säästää aikaa uhraamatta luottamusta. Automaatio sopii ennustettaviin, toistuviin hetkiin. Se ei sovi arkaluonteisiin neuvotteluihin tai valituksiin, jotka vaativat empatiaa ja harkintaa. Ymmärrät jo, mitä automaatio on, sivulta mitä on sähköpostiautomaatio brändeille. Katsotaan nyt, missä se ansaitsee paikkansa.
Milloin brändien kannattaa käyttää sähköpostiautomaatiota?
Brändien kannattaa käyttää sähköpostiautomaatiota, kun viesti on ennustettava, kiireellinen eikä vaadi erillistä harkintaa jokaiselle vastaanottajalle. Jos kymmenen ihmistä kysyy tällä viikolla saman kysymyksen ja vastauksesi on lähes sama, se on vahva automaatioehdokas.
Automaatio on järkevää myös silloin, kun nopeus on tärkeämpää kuin personointi. Lomakkeen lähettäjä, joka odottaa kaksi päivää yksinkertaista kuittausta, voi olettaa brändisi olevan välinpitämätön. Välitön vahvistus ostaa sinulle aikaa lähettää yksityiskohtainen vastaus myöhemmin, mikä sopii yhteen sivun sähköpostin vastausaikaodotukset kanssa.
Tilanteet, jotka sopivat automaatiolle hyvin
1. Ensimmäinen yhteydenotto ja kuittaukset
Kun joku ottaa yhteyttä sivustosi tai tukiosoitteen kautta, välitön kuittaus vahvistaa, että sait viestin. Tämä sopii yhteen sivun ammattimainen sähköposti asiakastukeen reititysideoiden kanssa.
2. Uusien kontaktien perehdytys
Uudet tilaajat, asiakkaat tai kumppanit hyötyvät tervetuloviestistä, joka asettaa odotukset. Luku tervetuloviestit brändeille käsittelee tätä yksityiskohtaisesti.
3. Vastaamattomien ketjujen seuranta
Kun tarjous tai hinta-arvio jää ilman vastausta, kohtelias muistutus tietyn päivämäärän jälkeen pitää kaupan elossa. Katso automatisoi seurantaviestit, miten tämän määrittää vastuullisesti.
4. Poissaolo ja tavoitettavuus
Poissaoloviestit kertovat lähettäjille, milloin olet poissa ja kuka voi auttaa. Tämä käsitellään sivulla poissaoloviestit yrityksille.
Milloin ihminen pidetään mukana
Jätä automaatio pois vihaisista valituksista, juridisista asioista, hintaneuvotteluista ja kaikista viesteistä, joissa väärä sanamuoto voisi vahingoittaa luottamusta. Nämä ketjut tarvitsevat harkintaa, jota rakennat sivun miten ammattimainen sähköposti rakentaa luottamusta avulla.
Vältä myös sellaisten vastausten automatisointia, jotka esittävät henkilökohtaisia, vaikka ne selvästi eivät ole. Yleinen "kiitos ostoksestasi" toimii. Väärennetty "mietin juuri projektiasi" ei toimi. Seuraava luku automaattivastaajat yrityssähköpostissa näyttää automaation yksinkertaisimman muodon, jolla aloittaa.
Usein kysytyt kysymykset
Minkä kokoisessa yrityksessä sähköpostiautomaatio kannattaa?
Jopa yksinyrittäjä, joka lähettää viikossa yli viisi samankaltaista vastausta, säästää aikaa yhdellä automaattisella kuittauksella. Hyöty kasvaa viestimäärän mukana, ei henkilömäärän. WEMASY auttaa keräämään liidejä Sivustonrakentajan kautta, jotta ensimmäisellä automaatiolaukaisijallasi on jo lähde.
Pitäisikö tukitiketit automatisoida täysin?
Kuittaa tukipyynnöt automaattisesti, mutta anna ihmisen hoitaa varsinainen ratkaisu. Asiakkaat odottavat nopeaa vastaanottovahvistusta, eivät bottia ratkaisemassa monimutkaista ongelmaa. Katso tiimin reititystä varten yhteinen postilaatikko yritykselle.
Voiko automaatio vahingoittaa asiakassuhteita?
Automaatio vahingoittaa suhteita, kun viestit tuntuvat persoonattomilta, saapuvat liian usein tai korvaavat vastauksia, jotka tarvitsivat ihmisen. Aseta selkeät rajat tiheydelle ja tarjoa aina tie oikean ihmisen tavoittamiseen.
Miten päätän, minkä sähköpostin automatisoin ensin?
Valitse viesti, jonka lähetät useimmin ja joka ei tarvitse räätälöintiä. Yhteydenottolomakkeen vahvistukset ja tervetuloviestit ovat yleisiä ensimmäisiä valintoja. Sivun viestisarjat, jotka jokaisen brändin kannattaa ottaa käyttöön lista asettaa tyypilliset prioriteetit järjestykseen.
Pitäisikö kausiluonteisten yritysten käyttää sähköpostiautomaatiota?
Kausiluonteiset brändit hyötyvät kiireisten jaksojen kuittausten ja sesongin ulkopuolisten poissaoloilmoitusten automatisoinnista. Kytke viestisarjat päälle ja pois kalenterisi mukaan sen sijaan, että kirjoittaisit saman viestin uudelleen joka vuosi.
Korvaako automaatio hyvän sähköpostietiketin?
Automaation pitäisi noudattaa samoja etikettisääntöjä kuin käsin lähetetty posti. Sävy, ajoitus ja selkeys ovat edelleen tärkeitä. Käy läpi yrityssähköpostin parhaat käytännöt brändeille ennen minkään viestisarjan käynnistämistä.