Epäyhtenäiset allekirjoitukset saavat kasvavan tiimin näyttämään pienemmältä kuin se on. Jos jokaisessa viestissä on eri fontti, eri kokoinen logo ja eri tavalla kirjoitettu titteli, asiakas huomaa sen, vaikka ei osaisi sanoa, mikä tuntuu oudolta.
Yhtenäinen tiimin allekirjoitus tarkoittaa, että jokaisessa lähtevässä viestissä on sama rakenne, oikeat yhteystiedot ja hyväksytyt linkit. Kyse ei ole persoonallisuuden poistamisesta tervehdyksestä. Tarkoitus on, että viestin loppuosa on yhtä luotettava kuin logo verkkosivustollasi. Näin tiimit pitävät tasonsa.
Miten tiimi pitää sähköpostiallekirjoitukset yhtenäisinä?
Aloita yhdestä hyväksytystä pohjasta. Määritä pakolliset kentät: nimi, titteli, yritys, puhelin ja verkkosivuston linkki. Valinnaisia kenttiä voivat olla ajanvarauslinkki tai somekuvakkeet, joista kerrotaan jutussa sosiaalisen median linkit sähköpostiallekirjoituksessa. Lukitse ulkoasun valinnat, kuten fonttikoko, logon leveys ja värit, yhteen lähdetiedostoon.
Jaa pohja uuden työntekijän perehdytyksessä ja lähetä se uudelleen, kun brändi päivittyy. Keskitetty hallinta toimii paremmin kuin se, että jokainen rakentaa allekirjoituksensa itse. Tämä jatkaa aihetta tiimin sähköpostiallekirjoitusten hallinta säännöillä, joita tiimi voi tarkastaa.
Menetelmät, jotka toimivat eri kokoisissa tiimeissä
1. Pohja ja tarkistuslista
Pienet tiimit kopioivat yhteisen HTML- tai muotoillun tekstilohkon ja tarkistavat kentät yhden sivun listasta. Tämä toimii, kunnes tiimin koko tekee käsin tarkistamisesta työlästä.
2. Keskitetty päivitys roolin vaihtuessa
HR tai toiminnasta vastaava päivittää tittelin ja puhelinnumeron pohjaan, kun joku ylenee. Työntekijät asentavat päivitetyn lohkon samana päivänä.
3. Pakotettu allekirjoituskäytäntö
Isommat tiimit lisäävät allekirjoitukset hallintatyökaluilla, jolloin käyttäjät eivät voi poistaa pakollisia osia. Yhdistä pakottaminen suunnitteluohjeisiin jutusta sähköpostiallekirjoituksen suunnittelun parhaat käytännöt.
Yleisimmät yhtenäisyyttä rikkovat virheet
Vanhat logot jäävät käyttöön brändiuudistuksen jälkeen. Tittelit eivät pysy ajan tasalla, kun joku vaihtaa roolia mutta pitää vanhan allekirjoituksen. Henkilökohtaiset somelinkit korvaavat yrityksen hyväksytyt linkit. Puhelinnumerot poikkeavat verkkosivuston ja allekirjoituksen välillä.
Allekirjoitusten tarkastus neljännesvuosittain paljastaa poikkeamat nopeasti. Vertaa jokaisen osaston lähettämää esimerkkiviestiä omaan pohjaasi ja ohjeisiin sähköpostiallekirjoitukset ja brändi-identiteetti. Seuraava luku, tiimin sähköpostikäytännöt, kertoo, mihin allekirjoitussäännöt kannattaa kirjata.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö jokaisella tiimin jäsenellä olla täsmälleen sama allekirjoitus?
Asettelun ja brändielementtien pitää olla samat. Henkilökohtaiset kentät, kuten nimi ja titteli, vaihtelevat luonnollisesti. Ajattele sitä yhtenä pohjana, jossa nimi ja rooli vaihtuvat. WEMASY pitää sivustosi ilmeen yhtenäisenä Sivustonrakentajan avulla, jolloin allekirjoitukset ja sivut kertovat saman tarinan.
Miten tiimi hoitaa allekirjoitusten päivityksen brändiuudistuksen jälkeen?
Julkaise uusi pohja määräaikoineen ja tarkista, että kaikki ovat ottaneet sen käyttöön, lähettämällä testiviesti jokaisesta aktiivisesta postilaatikosta. Poista vanhat logotiedostot yhteisiltä asemilta, jotta kukaan ei ota vanhaa versiota käyttöön. Muotoilusäännöt löytyvät jutusta sähköpostiallekirjoituksen lohkon muotoilu.
Rikkovatko mobiililaitteet allekirjoitusten yhtenäisyyden?
Mobiiliohjelmat poistavat joskus kuvia tai muuttavat asettelua. Testaa allekirjoitukset puhelimella ja tietokoneella ennen kuin otat ne käyttöön koko tiimissä. Ohjeet jutusta HTML-sähköpostiallekirjoitukset vähentävät yllätyksiä.
Mitkä kentät pitää olla jokaisessa tiimin allekirjoituksessa?
Vähintään koko nimi, rooli, yrityksen nimi, yksi puhelinnumero tai muu yhteydenottotapa ja verkkosivustosi osoite. Lisää vain kenttiä, joita aiot pitää ajan tasalla. Koko lista on jutussa mitä sähköpostiallekirjoitukseen kuuluu.
Kuka hyväksyy poikkeukset allekirjoitukseen?
Markkinoinnin tai brändistä vastaavan pitää hyväksyä kaikki asettelun muutokset, lisävastuulausekkeet ja alueelliset versiot. Satunnaiset poikkeukset heikentävät yhtenäisyyttä muutamassa viikossa. Kirjaa hyväksyjät osioon tiimin sähköpostikäytännöt.
Mitkä allekirjoitusvirheet vahingoittavat uskottavuutta eniten?
Rikkinäiset kuvat, kirjoitusvirheet yrityksen nimessä ja henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet allekirjoituksessa heikentävät luottamusta nopeasti. Lue sähköpostiallekirjoituksen virheet, jotka kannattaa välttää ennen kuin julkaiset koko tiimin pohjan.