Brändiuudistuksesi julkaistaan maanantaina. Keskiviikkona puolet tiimistä lähettää yhä postia vanhalla logolla. Yksi lisäsi henkilökohtaisen matkapuhelinnumeron. Toinen liitti allekirjoituksen aiemmasta työpaikasta. Asiakkaat huomaavat sen ennen kuin sisäinen tarkistuslistasi.
Tiimin allekirjoitusten hallinta tarkoittaa sitä, että jokaisen työntekijän yhteystietolohko pidetään brändistandardien mukaisena. Se kattaa käyttöönoton, päivitykset ja säännölliset tarkistukset. Ilman sitä vahvakin sähköpostin allekirjoituspohja ajautuu pois linjasta muutamassa viikossa.
Mitä tiimin allekirjoitusten hallintaan kuuluu
Allekirjoitusten hallinta on enemmän kuin pohjan lähettäminen kerran. Se on jatkuva käytäntö, jolla on kolme osaa: alkuperäinen pohja, selkeät käyttöönotto-ohjeet ja määräajoin tehtävät tarkastukset.
Alkuperäisessä pohjassa ovat kiinteät brändielementit: logo, värit, yrityksen nimi ja verkkosivusto. Jokainen työntekijä täyttää vain henkilökohtaiset kentät. Keskitetty hallinta estää ristiriidat, jotka aiheuttavat luvussa sähköpostivirheet, jotka heikentävät uskottavuutta kuvattuja ongelmia.
Näin otat allekirjoitukset käyttöön tiimissä
Aloita pilottiryhmällä ennen koko yrityksen käyttöönottoa. Myynti- ja tukitiimit lähettävät usein eniten ulkoista postia, joten ne tuovat ongelmat esiin varhain.
1. Dokumentoi standardi
Kirjoita yhden sivun ohje, jossa on alkuperäinen pohja, paikkamerkkien ohjeet ja kuvakaappaukset määritysvaiheista sähköpostiohjelmassasi. Linkitä luvun sähköpostin allekirjoituksen esimerkkejä brändeille esimerkkeihin, jotta ihmiset näkevät tavoitellun lopputuloksen.
2. Nimeä vastuuhenkilö
Anna yhdelle henkilölle tai tiimille vastuu allekirjoitusten päivityksistä. Markkinointi tai operatiivinen toiminta sopii usein tähän rooliin. He jakavat uudet pohjat, kun logot, verkkotunnukset tai puhelinnumerot muuttuvat.
3. Perehdytä uudet työntekijät pohjan avulla
Sisällytä allekirjoituksen määritys ensimmäisen viikon tarkistuslistaan yhdessä luvun yrityssähköpostiosoitteen luominen kanssa. Uusien työntekijöiden pitäisi lähettää testiviesti esihenkilölleen ennen kuin ottavat yhteyttä ulkopuolisiin.
Allekirjoitusten pitäminen ajan tasalla
Ajoita neljännesvuosittainen tarkastus. Poimi näytteitä jokaisen osaston lähetetystä postista ja tarkista vanhentuneet tittelit, rikkinäiset linkit ja brändin vastainen muotoilu. Päivitä alkuperäinen pohja ensin ja ilmoita sitten tiimille määräaika asetusten päivittämiselle.
Seuraa muutoksia samalla tavalla kuin seuraat muita brändiaineistoja verkkosivustollasi. Kun verkkotunnuksesi tai logosi muuttuu, allekirjoitusten pitäisi muuttua samana päivänä. Viive luo aukon, josta luku oman verkkotunnuksen sähköpostin virheet varoittaa lähettäjän identiteetin osalta.
Johdonmukainen hallinta tekee allekirjoituksesta henkilökohtaisen jälkiajatuksen sijaan luotettavan brändin kosketuspisteen jokaisessa tiimisi lähettämässä viestissä.
Usein kysytyt kysymykset
Kenen pitäisi vastata sähköpostin allekirjoitusten hallinnasta pienessä tiimissä?
Pienessä tiimissä perustaja tai markkinointivastaava omistaa yleensä alkuperäisen pohjan ja päivitysilmoitukset. Rooli vie vain vähän aikaa, kun prosessi on dokumentoitu. WEMASY auttaa pieniä tiimejä pitämään verkkosivuston ja sähköpostin brändin linjassa Sivustonrakentajan kautta.
Voivatko työntekijät muokata omaa allekirjoitustaan vapaasti?
Salli muokkaus vain henkilökohtaisissa kentissä, kuten nimi, titteli ja suora puhelin. Lukitse brändielementit, kuten logo, värit ja yrityksen rivit. Vapaa muokkaus näissä johtaa epäyhtenäiseen lähtevään postiin.
Miten päivitän allekirjoitukset brändiuudistuksen jälkeen?
Korvaa alkuperäinen pohja ensin ja lähetä sitten vaiheittaiset ohjeet jokaiselle työntekijälle määräajan kera. Pyydä esihenkilöitä vahvistamaan, että heidän alaisensa päivittivät asetukset. Tarkista näytteitä jokaisen osaston lähetetystä postista määräajan jälkeen.
Pitäisikö etätiimien noudattaa eri allekirjoitussääntöjä?
Etätiimit noudattavat samaa pohjaa kuin toimistolla työskentelevät. Sijainti ei muuta brändistandardeja. Sisällytä allekirjoituksen määritys etäperehdytykseen yhdessä sähköpostiohjelman ja brändätyn osoitteen käyttöoikeuksien kanssa.
Mitkä työkalut auttavat tiimin allekirjoitusten hallinnassa?
Jaettu dokumentti, jossa on alkuperäinen pohja ja määrityksen kuvakaappaukset, riittää useimmille pienille ja keskikokoisille tiimeille. Suuremmat tiimit voivat käyttää sähköpostipalvelunsa keskitettyjä hallinta-asetuksia. Keskity prosessiin ennen monimutkaisuuden lisäämistä.
Miten hoidan jaettujen postilaatikoiden allekirjoitukset?
Jaetut osoitteet, kuten support@yourbrand.com, tarvitsevat allekirjoituksen, jossa on tiimin tai osaston nimi yhden henkilön sijaan. Käytä samaa logoa ja muotoilua kuin yksittäisissä pohjissa. Katso tukikohtaista ohjeistusta luvusta ammattimainen sähköposti asiakastuelle.