Neljäs tiimin jäsenesi kysyy, miten allekirjoitus määritetään. Avaat lähetetyt, kopioit oman lohkosi, liität sen keskusteluun ja pyydät vaihtamaan nimesi omaansa. Viidennen pyynnön kohdalla logo on väärän kokoinen ja joku on käyttänyt henkilökohtaista puhelinnumeroa.
Sähköpostin allekirjoituspohja korjaa tämän toistuvuuden. Se on valmis asettelu, jossa on paikkamerkit nimelle, tittelille, puhelimelle ja muille tiedoille, jotka brändisi aina sisällyttää. Kaikki aloittavat samasta rakenteesta sen sijaan, että improvisoisivat. Sama kuri pätee, kun noudatat osoitteidesi osalta ohjetta yrityssähköpostin käyttöönotto vaihe vaiheelta.
Mikä on sähköpostin allekirjoituspohja?
Sähköpostin allekirjoituspohja on uudelleenkäytettävä lohko, joka määrittää, miten yhteystietosi näkyvät jokaisen viestin lopussa. Kiinteät osat, kuten logo, yrityksen nimi ja brändivärit, pysyvät samoina. Muuttuvat kentät, kuten työntekijän nimi ja titteli, täytetään henkilökohtaisesti.
Pohjat säästävät aikaa ja estävät ajelehtimisen. Ilman pohjaa jokainen tiimin jäsen tekee pieniä valintoja fonteista, linkkijärjestyksestä ja väleistä. Viikkojen kuluessa nämä valinnat kasautuvat sotkuiseksi brändiesiintymiseksi. Pohja pitää lähtevän postin linjassa luvun oman verkkotunnuksen sähköposti ja brändi-identiteetti kanssa.
Näin rakennat sähköpostin allekirjoituspohjan
Aloita sisältölistasta luvusta mitä sähköpostin allekirjoitukseen kuuluu. Päätä, mitkä kentät ovat pakollisia ja mitkä valinnaisia. Merkitse paikkamerkit selvästi, jotta uudet työntekijät tietävät, mitä vaihtaa.
1. Määritä kiinteät ja muuttuvat kentät
Kiinteät: yrityksen nimi, logo, verkkosivuston osoite, brändivärit. Muuttuvat: koko nimi, titteli, suora puhelin, osasto. Pidä muuttuvien lista lyhyenä, jotta päivitykset pysyvät helppoina.
2. Valitse pelkkä teksti tai muotoiltu asettelu
Pelkkä tekstipohja toimii kaikkialla ja latautuu nopeasti. Muotoiltu versio lisää logosi ja klikattavat linkit. Valitse yksi muoto koko tiimille sen sijaan, että sekoittaisit molempia.
3. Tallenna ja jaa pohjan alkuperäinen kopio
Pidä pohjan alkuperäinen kopio sisäisessä ohjeessa tai jaetussa kansiossa. Lisää mukaan sähköpostiohjelman määritysvaiheet. Tarkista pohja, kun logosi, verkkotunnuksesi tai puhelinnumerosi muuttuu.
Näin käytät sähköpostin allekirjoituspohjaa tiimissäsi
Ota pohja käyttöön, kun joku aloittaa tai kun päivität brändiäsi. Lähetä alkuperäinen kopio lyhyen tarkistuslistan kanssa: vaihda paikkamerkit, testaa mobiilissa, varmista että linkit toimivat. Pyydä jokaista lähettämään testiviesti työkaverille ennen kuin ottaa yhteyttä asiakkaisiin.
Tarkista allekirjoitukset neljännesvuosittain samalla tavalla kuin tarkistat luvun ammattimaisen sähköpostiosoitteen esimerkkejä brändeille asiat. Vanhentuneet tittelit, vanhat logot ja rikkinäiset linkit heikentävät pohjaan rakentamaasi viimeistelyä.
Kun pohjasi on valmis, seuraavat luvut käsittelevät lohkon muotoilua, HTML-vaihtoehtoja ja ulkoasusääntöjä, jotka pitävät sen terävänä jokaisella laitteella.
Usein kysytyt kysymykset
Mihin tallennan sähköpostin allekirjoituspohjani?
Pidä pohjan alkuperäinen kopio jaetussa sisäisessä dokumentissa, johon koko tiimisi pääsee. Lisää mukaan sekä muotoiltu versio että pelkän tekstin varaversio. WEMASY auttaa pitämään yhteensopivat brändiaineistot sivustollasi Sivustonrakentajan kautta.
Voiko yksi sähköpostin allekirjoituspohja toimia kaikille osastoille?
Yksi perusta pienillä muunnelmilla toimii usein parhaiten. Myynti voi lisätä kalenterilinkin, kun taas tuki lisää asiakastuen numeron. Pidä logo, värit ja yrityksen rivi samoina kaikissa versioissa.
Kuinka usein sähköpostin allekirjoituspohja pitäisi päivittää?
Päivitä pohja aina, kun logosi, verkkotunnuksesi tai pääpuhelinnumerosi muuttuu. Ajoita nopea tarkistus muutaman kuukauden välein vanhentuneiden titteleiden löytämiseksi. Luku tiimin sähköpostin allekirjoitusten hallinta kattaa jatkuvan ylläpidon.
Pitäisikö allekirjoituspohjaan lisätä oikeudellinen vastuuvapauslauseke?
Lisää vastuuvapauslauseke vain, jos alasi tai lakineuvojasi sitä vaatii. Pidä vaadittu teksti erillisellä rivillä yhteystietolohkon alapuolella, jotta se ei hautaa nimeäsi ja puhelinnumeroasi.
Riittääkö ilmainen allekirjoituspohja pienelle brändille?
Yksinkertainen itse tehty pohja riittää useimmille pienille tiimeille. Keskity yhdenmukaisiin kenttiin ja oikeisiin linkkeihin hienon ulkoasun sijaan. Voit lisätä HTML-muotoilun myöhemmin, kun brändiohjeesi kehittyvät.
Mikä menee pieleen ilman yhteistä allekirjoituspohjaa?
Tiimit ilman pohjaa päätyvät epäyhtenäisiin fontteihin, puuttuviin logoihin ja vääriin puhelinnumeroihin. Nämä pienet aukot muodostavat epäyhtenäisen brändimielikuvan. Katso yleisiä ongelmia luvusta sähköpostin allekirjoituksen virheet, jotka kannattaa välttää.