Kaksitoista ihmistä. Yksi jaettu salasana teipattuna työpöydän laatikon sisään. Kolme entistä työntekijää, jotka näkyvät yhä automaattivastaajan kopiolistalla. Se ei ole käyttöoikeusmalli. Se on onnettomuus, joka odottaa hidasta tiistaita.
Sähköpostin roolit ja käyttöoikeudet ovat sääntöjä, jotka kertovat, mitkä tilit kukin voi avata, voiko hän lähettää jaettuna osoitteena ja kuka saa lisätä tai poistaa käyttäjiä. Hyvät käyttöoikeudet korvaavat jaetut salasanat työtehtävään sidotuilla yksilöllisillä tunnuksilla. Näin tiimit jäsentävät pääsyn.
Miten roolit ja käyttöoikeudet toimivat yrityssähköpostissa?
Jokainen tiimin jäsen saa yksilöllisen tunnuksen. Käyttöoikeudet liittyvät tuohon tunnukseen, eivät jaettuun salasanaan. Käyttöoikeuskokonaisuus sisältää tyypillisesti lukuoikeuden, lähetysoikeuden, aliasten lähetä nimissä -oikeudet ja ylläpito-oikeudet tilien hallintaan.
Roolipohjainen pääsy yhdistää työtehtävän postilaatikko-oikeuksiin. Tukihenkilöstö lukee ja vastaa osoitteesta support@. Myyntihenkilöstö lähettää omasta name@-osoitteestaan ja ottaa liidit jaetusta jonosta. Vain ylläpitäjät luovat tai poistavat tilejä. Tämä malli laajentaa luvun mitä on yrityksen sähköpostin tietoturva tietoturvan perusteita.
Tiimien yleiset käyttöoikeustasot
1. Yksittäisen postilaatikon omistaja
Täysi pääsy yhteen nimettyyn postilaatikkoon. Voi lähettää, vastaanottaa ja hallita henkilökohtaisia kansioita. Ei voi muuttaa koko organisaation DNS- tai laskutusasetuksia.
2. Jaetun postilaatikon jäsen
Voi lukea ja vastata jaetussa jonossa. Voi lisätä sisäisiä huomautuksia ja muuttaa osoituksen tilaa. Ei voi poistaa jaettua osoitetta tai antaa pääsyä ulkopuolisille.
3. Lähetä nimissä -oikeudet aliaksille
Antaa käyttäjän kirjoittaa postia, joka näyttää tulevan osoitteesta billing@ tai hello@, omistamatta koko jonoa. Hyödyllinen asiantuntijoille, jotka vastaavat erityisaiheisiin roolipohjaisella osoitteella luvusta valitse brändillesi sähköpostiosoitteen etuliite.
4. Ylläpitäjä
Luo tilejä, nollaa salasanoja ja tarkistaa käyttölokit. Rajoita ylläpitäjien määrä luotettuihin toimijoihin. Yhdistä ylläpitotehtävä poistumisvaiheisiin seuraavasta luvusta tiimin jäsenten perehdytys yrityssähköpostiin.
Tarkista käyttöoikeudet, kun roolit muuttuvat
Käyttöoikeuksien pitäisi muuttua samana päivänä kuin rooli muuttuu. Ylennykset, osastosiirrot ja lähtemiset laukaisevat kaikki tarkistuksen. Poista lähetä nimissä -oikeudet, jaetun postilaatikon pääsy ja edelleenlähetyssäännöt, kun joku lähtee.
Neljännesvuosittaiset auditoinnit löytävät ajautumisen: entiset alihankkijat, joilla on jäänyt pääsy, harjoittelijat, joilla on ylläpito-oikeudet, ja jaetut salasanat, jotka ovat hiipineet takaisin kiireen kautta. Dokumentoi tarkistusrytmi tiimin käytäntöihin, joita käsitellään luvussa tiimin sähköpostikäytännöt.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö tiimien koskaan jakaa yhtä kirjautumista postilaatikkoon?
Jaetut kirjautumiset poistavat vastuun ja tekevät poistumisesta sotkuisen. Anna jokaiselle henkilölle yksilöllinen tili, jonka käyttöoikeudet vastaavat hänen roolinsa. WEMASY pitää julkiset yhteydenottopolkusi dokumentoituina sivustolla Sivustonrakentajan kautta, kun pääsy pysyy käyttäjäkohtaisena taustalla.
Mikä ero on lukuoikeudella ja lähetä nimissä -oikeudella?
Lukuoikeus antaa jonkun nähdä keskustelut jaetussa jonossa. Lähetä nimissä -oikeus antaa kirjoittaa lähtevää postia roolipohjaisesta osoitteesta. Laskutusasiantuntija voi tarvita lähetä nimissä -oikeuden osoitteeseen billing@ ilman täysiä ylläpito-oikeuksia.
Miten käyttöoikeudet liittyvät sähköpostin tietoturvatietueisiin?
DNS-todennustietueet suojaavat verkkotunnuksesi mainetta riippumatta siitä, kuka lähettää. Käyttöoikeudet määräävät, mitkä ihmiset saavat lähettää puolestasi. Molemmat tasot ovat tärkeitä. Tekniset asiat löytyvät luvusta SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet.
Voivatko esihenkilöt lukea työntekijöiden postilaatikoita?
Käytännön pitäisi määritellä, saavatko esihenkilöt käyttää yksittäisiä postilaatikoita valvontaa varten vai vain jaettuja jonoja. Selkeät kirjalliset säännöt estävät yllätykset ja suojaavat luottamusta. Muodolliset ohjeet kuuluvat lukuun tiimin sähköpostikäytännöt.
Mitä käyttöoikeuksia alihankkijat tyypillisesti tarvitsevat?
Alihankkijat tarvitsevat yleensä suppean lähetä nimissä -oikeuden tai jaetun postilaatikon pääsyn vain sopimuskaudeksi. Aseta pääsylle päättymispäivä sopimuksen alkamispäivänä. Poistumisvaiheet vastaavat käänteisesti lukua tiimin jäsenten perehdytys yrityssähköpostiin.
Kuinka usein tiimien kannattaa auditoida sähköpostin käyttöoikeudet?
Neljännesvuosittaiset auditoinnit toimivat useimmille kasvaville tiimeille. Auditoi heti kaikkien lähtemisten tai tietoturvapoikkeamien jälkeen. Koulutuksen lokit luvusta miten tunnistat tietojenkalastelusähköpostin vähentävät riskialttiita klikkauksia, joita käyttöoikeudet yksin eivät voi pysäyttää.