Tammikuussa yksi brändi tekee puolen päivän läpikäynnin: mittarit, DNS, allekirjoitukset ja kymmenen satunnaista asiakaskeskustelua. Se korjaa kolme vanhentunutta pohjaa ja uusii vanhenevan varmenteen ennen kuin asiakkaat huomaavat mitään. Toinen brändi jättää läpikäynnin väliin ja huomaa marraskuussa, että puolet tiimistä käyttää yhä vanhaa logoa allekirjoituksissa ja DMARC on epäonnistunut keväästä asti.
Vuosittainen sähköpostiviestinnän auditointi on jäsennelty vuosittainen läpikäynti osoitteistasi, sisällöistäsi, toimitettavuudesta, tiimin tavoista ja mittareista. Se muuttaa näkymättömän ajautumisen korjauslistaksi, jonka käyt läpi yhdessä suunnittelutapaamisessa. Tässä tarkistuslista, joka kattaa koko järjestelmän.
Miten auditoit sähköpostiviestintäsi vuosittain?
Varaa puoli päivää yhdessä sähköpostitoiminnan vastuuhenkilön kanssa. Käy läpi infrastruktuuri, sisältö, tiimin toiminta ja luvut. Kirjaa löydökset ja nimeä vastuuhenkilöt määräaikoineen ennen kuin lopetat tapaamisen.
Yhdistä auditointi jatkuvaan hallintaan luvusta ammattimaisen sähköpostin hallinnan työnkulku ja strategia-asiakirjaan luvusta pitkän aikavälin sähköpostiviestinnän strategia.
Vuosittaisen auditoinnin tarkistuslista
1. Infrastruktuuri ja tietoturva
Varmista, että SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet vastaavat yhä lähetysasetuksiasi. Poista käyttämättömät aliakset ja lähteneiden työntekijöiden postilaatikot. Tarkistuslistan kohdat luvuista SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet ja sähköpostiroolit ja käyttöoikeudet pätevät tässä.
2. Sisältö ja pohjat
Lue jokainen automaattinen sarja ja kymmenen tärkeintä käsin käytettävää pohjaa. Päivitä tarjoukset, linkit, allekirjoitukset ja lakitekstit. Etsi virheet, jotka käsitellään luvussa yleisimmät yrityssähköpostin virheet.
3. Mittarit ja vertailuluvut
Vertaa vastausaikaa, avausprosenttia, klikkausprosenttia ja toimitettavuutta viime vuoteen ja lukuun yrityssähköpostin suorituskyvyn vertailuluvut. Vie tulokset brändien sähköpostimittarien seurantanäkymään.
4. Tiimin näytteet
Poimi satunnaisesti kaksikymmentä lähtenyttä viestiä eri osastoilta. Arvioi sävy, selkeys ja allekirjoitusten noudattaminen. Puutteet johtavat koulutukseen, eivät kertaluonteiseen moitteeseen.
Auditoinnin jälkeen
Priorisoi ensin asiakkaisiin vaikuttavat korjaukset: rikkinäiset linkit, epäonnistunut todennus ja väärät yhteystiedot sivustollasi. Ajoita vähäriskisempi siivous seuraavalle neljännekselle.
Varaa auditoinnin päivä jo nyt ja jaa tarkistuslista tiimisi vetäjälle. Seuraavaksi näet, millaista kypsä brändin sähköpostiviestintä on, kun järjestelmä toimii hyvin.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka osallistuu vuosittaiseen sähköpostiauditointiin?
Mukaan kuuluvat sähköpostipalvelusta ja asiakasviestinnästä vastaava henkilö sekä vähintään yksi asiakasrajapinnan lähettäjä tuesta tai myynnistä. Pienet brändit voivat tehdä sen yksin perustajan voimin. WEMASY-sivuston yhteystiedot kannattaa tarkistaa Sivustonrakentajassa samalla kerralla.
Kuinka kauan täysi sähköpostiauditointi kestää?
Useimmat pienet brändit saavat sen valmiiksi kolmessa kuudessa tunnissa, kun tarkistuslista on olemassa. Isommat tiimit voivat jakaa infrastruktuurin ja sisällön läpikäynnin kahdelle puolikkaalle päivälle. Työnkulkuvinkit löytyvät luvusta yrityssähköpostin postilaatikon järjestäminen.
Pitäisikö sähköposti auditoida useammin kuin kerran vuodessa?
Tee kevyt neljännesvuosittainen tarkistus mittareista ja todennuksesta ja sen lisäksi syvä vuosittainen läpikäynti pohjista ja käytännöistä. Säilytyssäännöt luvusta brändien sähköpostin säilytyskäytännöt sopivat vuosittaiseen läpikäyntiin.
Mitkä työkalut auttavat sähköpostiauditoinnissa?
Vie mittarit postin hallintapaneelista, hae DNS-tietueet verkkotunnuksen hallinnasta ja arkistoi näytekeskustelut arviointia varten. Luvussa yrityssähköpostin hallinnan työkalut esitellyt työkalut nopeuttavat työtä.
Miten auditoit sähköpostin, kun tiimin jäsen lähtee?
Poista pääsy heti, siirrä jaetut jonot toiselle ja päivitä automaattivastaajat, joissa mainittiin lähtenyt henkilö. Poistuminen vastaa käänteisesti lukua tiimin jäsenten perehdytys yrityssähköpostiin.
Entä jos auditoinnin löydökset hukuttavat tiimin?
Lajittele korjaukset kolmeen: pakollinen tässä kuussa, seuraavalla neljänneksellä ja varasto. Asiakkaille näkyvät viat tulevat aina ensin. Raportoinnin virheet, joita kannattaa välttää, löytyvät luvusta sähköpostiraportoinnin virheet, joita brändit tekevät.