Lähetit tarjouksen maanantaina. Päätit muistuttaa torstaina, jos mitään ei kuulu. Torstai täyttyi palavereista. Nyt on seuraavan viikon tiistai ja asiakas on jo valinnut jonkun, joka vastasi keskiviikkona.
Sähköpostin seurannan laiminlyönti tarkoittaa, että ketju pysähtyy ilman tulosta, jota tarvitsit, vaikka kukaan ei sanonut ei. Hiljaisuus tulkitaan kiinnostuksen puutteeksi, sekavuudeksi tai hylkäämiseksi. Tässä on syy siihen, miksi brändit antavat sen tapahtua, ja mitä kannattaa muuttaa.
Miksi brändit unohtavat seurata sähköpostia?
Seuranta epäonnistuu toiminnallisista syistä, ei pelkästä unohtamisesta. Postilaatikot tulvivat yli. Vastuu yhteisissä osoitteissa on epäselvä. Perustajat välttelevät seurantaa, koska pelkäävät kuulostavansa tungettelevilta. Jokainen syy vaatii oman korjauksensa.
Toiminnallinen ylikuormitus hautaa muistutukset. Epäselvä vastuu tarkoittaa, että kaksi ihmistä luulee toisen vastanneen. Pelko tungettelusta viivyttää kohteliasta muistutusta, kunnes kauppa on jäähtynyt. Puuttuvat järjestelmät tarkoittavat, ettei lupaukselle ollut alun perinkään liitetty päivämäärää.
Seurantavirheet, jotka maksavat tuloja ja luottamusta
1. Lähettäessä ei sovita seurantapäivää
Sanominen "palaan asiaan pian" ilman kalenterimerkintää ei kestä kiireessä. Kirjoita seurantatehtävä muistiin heti, kun lähetät ensimmäisen viestin. Sivun sähköpostin vastausaikaodotukset avulla asetat realistiset aikarajat.
2. Vastauksen puuttumisen tulkitseminen lopulliseksi vastaukseksi
Kiireiset asiakkaat missaavat postia. Yksi rauhallinen muistutus, jossa viitataan aiempaan otsikkoon, käynnistää ketjun usein uudelleen. Tällaisten muistutusten rakenne löytyy sivulta automatisoi seurantaviestit, jossa on toistettavia viestisarjoja.
3. Seuranta ilman uutta arvoa
"Tarkistan vain" ei anna paljoa. Seurantaviesti, joka toistaa pyynnön, tarjoaa kevyemmän vaihtoehdon tai vastaa todennäköiseen vastaväitteeseen, vie ketjua eteenpäin. Selkeä kirjoittaminen oppaan miten kirjoitat selkeän ja ytimekkään sähköpostin mukaan pitää muistutukset lyhyinä.
4. Sisäiset luovutukset pudottavat ketjun
Myynti lupaa yksityiskohdan, jota tuki ei koskaan lähetä. Asiakas odottaa hiljaisuudessa. Yhteiset jonot tarvitsevat näkyvän vastuun, kuten sivun yhteinen postilaatikko yritykselle työnkuluissa.
Järjestelmät, jotka tekevät seurannasta luotettavaa
Merkitse toimenpidettä vaativat ketjut eräpäivällä tehtävätyökaluun tai postin tunnisteisiin, kuten sivulla kansiot ja tunnisteet yrityssähköpostissa. Käy lista läpi joka aamu ennen uutta postia.
Määritä, kuinka monta seurantaviestiä lähetät ja milloin lopetat. Kaksi kohteliasta muistutusta ja viimeinen lopetusviesti toimii paremmin kuin loputon kyseleminen tai täysi hiljaisuus.
Mittaa vasteaikaa kuukausittain sivun mittaa sähköpostin vasteaikaa ohjeella. Luvuista näet, ovatko seurannan aukot henkilökohtaisia tapoja vai koko tiimin pullonkauloja.
Tämän moduulin päätösluvussa käsitellään toipumista, kun virhe on jo tapahtunut. Hyvä seuranta estää monen virheen muuttumisen pysyväksi.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta seurantaviestiä on kohtuullista ennen kuin lopetat?
Kaksi seurantaviestiä, joiden välillä on useita arkipäiviä, toimii useimmissa myynti- ja projektiketjuissa. Lopeta kohteliaaseen viestiin, joka kutsuu heidät ottamaan yhteyttä myöhemmin. WEMASYn lomake-ilmoitusten Sivustonrakentajassa pitäisi noudattaa samaa kuria kuin käsin tehdyssä yhteydenotossa.
Korvaako automaatio käsin tehdyn seurannan kokonaan?
Automaatio hoitaa muistutukset ja viestisarjat. Arvokkaat tai arkaluonteiset ketjut tarvitsevat silti ihmisen tarkistuksen ennen lähetystä. Työnkulun suunnittelu löytyy sivulta brändin sähköpostiautomaation työnkulku.
Miksi tukitiimit unohtavat seurata asiaa ongelman ratkaisun jälkeen?
Työntekijät merkitsevät tiketit suljetuiksi varmistamatta, että asiakas näki korjauksen. Yhden rivin vahvistus estää uudet yhteydenotot ja huonot arvostelut. Tukipostin standardit löytyvät sivulta ammattimainen sähköposti asiakastukeen.
Voivatko epämääräiset otsikot aiheuttaa seurannan epäonnistumisen?
Jos ensimmäistä viestiä ei koskaan avattu, seuranta samalla epämääräisellä otsikolla toistaa ongelman. Vaihda otsikko niin, että siinä näkyvät aihe ja määräaika. Katso ammattimaiset sähköpostin otsikot.
Pitäisikö asiakkaaseen olla yhteydessä, kun olet velkaa hänelle toimituksen?
Ota yhteyttä ennakoivasti ennen määräajan umpeutumista, ei vasta sen jälkeen. Lyhyt tilannepäivitys luvattuna päivänä suojaa luottamusta, vaikka tiedosto ei olisi vielä valmis.
Miten mittarit paljastavat seurannan aukot?
Seuraa keskimääräistä aikaa ensimmäiseen vastaukseen ja aikaa avointen myyntiketjujen sulkemiseen. Piikit osoittavat prosessin katkoksia, eivät yksittäisen ihmisen laiskuutta. Mittareiden perusteet alkavat sivulta sähköpostimittarit, joita brändin kannattaa seurata.