Yksi tiimi lisää kolme ihmistä neljänneksessä ja lähettää support@ edelleen sille, joka on vapaana. Vastaukset päätyvät yksityisiin postilaatikoihin. Keskustelut pirstoutuvat. Asiakas kysyy päivitystä, jota kukaan ei löydä. Toinen tiimi kartoittaa osoitteet, käyttöoikeudet ja jaetut jonot kolmannen työntekijän ensimmäisenä päivänä. Sama kasvuvauhti, päinvastainen kokemus asiakkaille.
Sähköpostin käyttöönotto kasvavalle tiimille on prosessi, jossa luot oikeat osoitteet, käyttöoikeustasot ja jaetut työnkulut ennen kuin volyymi tekee jälkikäteen korjaamisesta tuskallista. Et vain lisää paikkoja. Suunnittelet, miten posti kulkee, kun kymmenen ihmistä koskee samaan asiakaskeskusteluun. Tässä käytännöllinen järjestys.
Miten otat sähköpostin käyttöön kasvavalle tiimille?
Aloita verkkotunnuksesta ja sähköpostipalvelusta. Varmista, että sähköpostipalvelu tukee tarvitsemaasi tilien ja aliasten määrää. Listaa jokainen osoitetyyppi: yksilölliset nimet, roolialiakset kuten sales@ ja jaetut jonot kuten support@. Tämä luettelo rakentuu luvun useita sähköpostiosoitteita samalla verkkotunnuksella päälle.
Seuraavaksi anna jokaiselle osoitteelle vastuuhenkilö ja käyttömalli. Yksilöllisillä postilaatikoilla on yksi ensisijainen käyttäjä. Jaetuilla osoitteilla on määritelty ryhmä ja osoitussäännöt. Dokumentoi lista ennen tilien luomista, jotta nimeäminen pysyy yhdenmukaisena luvun ammattimaisen sähköpostiosoitteen esimerkit brändeille kanssa.
Suunnittele ennen seuraavaa työntekijää
Kasvusuunnitelmissa pitäisi olla sähköpostirivi: minkä osoitteen uusi rooli saa, mihin jaettuihin postilaatikoihin hän liittyy ja mitä tapahtuu ensimmäisenä päivänä. Odottaminen siihen asti, kun joku aloittaa maanantaiaamuna, johtaa improvisoituun edelleenlähetykseen ja jaettuihin salasanoihin.
Rakenna yksinkertainen perehdytyspaketti: kirjautumisvaiheet, allekirjoituspohja, vastausaikaodotus ja linkit etikettioppaaseesi luvusta sähköpostin etiketti brändeille. Yhdistä siihen DNS-tarkistukset luvusta oman verkkotunnuksen sähköpostin DNS-tietueet, jotta uudet tilit toimittavat luotettavasti ensimmäisestä päivästä.
Tiimisähköpostin kypsyysvaiheet
1. Yksin ja varahenkilö
Perustajan postilaatikko ja yksi roolialias, joka lähetetään edelleen luotetulle varahenkilölle. Toimii, kunnes kaksi ihmistä vastaa samaan aliakseen päivittäin.
2. Nimetty henkilökunta ja jaetut jonot
Jokaisella työntekijällä on name@yourbrand.com. Julkiset osoitteet reitittyvät luvun jaettu postilaatikko yritykselle jonoihin osoituksineen.
3. Osastorakenne
Myynnillä, tuella ja laskutuksella on kullakin aliakset, pohjat ja säilytyssäännöt. Käyttöoikeudet seuraavat roolia, kuten seuraavassa luvussa sähköpostiroolit ja käyttöoikeudet käsitellään.
Valitse vaihe, joka vastaa nykyistä henkilömäärääsi, ja suunnittele yksi askel eteenpäin. Luku mikä on tiimin jaettu postilaatikko selittää, milloin jaetut jonot muuttuvat välttämättömiksi.
Usein kysytyt kysymykset
Montako sähköpostitiliä kasvava tiimi tarvitsee?
Laske yksi postilaatikko jokaista postia lähettävää henkilöä kohden ja yksi jaettu jono jokaista julkista roolisosoitetta kohden. Aliakset voivat ohjata useita nimiä samaan jonoon ilman ylimääräisiä kirjautumisia. WEMASY pitää sivuston yhteydenottolomakkeet ja julkaistut osoitteet synkronissa Sivustonrakentajan kautta.
Pitäisikö kasvavan tiimin ostaa etukäteen lisää tallennustilaa?
Suunnittele kohtuullinen tallennustila käyttäjää kohden ja selkeät liitetavat rajattomien oletusten sijaan. Isot tiedostot kuuluvat jaettuun tallennustilaan, johon postista linkitetään, ei jokaiseen keskusteluun upotettuna. Katso sähköpostin liitteiden ammattimainen käsittely.
Milloin tiimin kannattaa lisätä jaettu postilaatikko?
Lisää jaettu postilaatikko, kun kaksi tai useampi ihminen vastaa säännöllisesti samaan julkiseen osoitteeseen. Pelkkä edelleenlähetys ei enää riitä suunnilleen siinä kohtaa. Oma luku tiimin jaettu postilaatikko käsittelee käyttöönoton yksityiskohdat.
Miten tiimit hoitavat sähköpostin nopeiden rekrytointiurakoiden aikana?
Käytä vakioitua osoitepohjaa ja valmiiksi hyväksyttyä allekirjoituslohkoa ennen työpaikkailmoitusten julkaisemista. Luo tilit erissä taulukosta samana päivänä, kun tarjoukset hyväksytään. Perehdytyksen vaiheet löytyvät luvusta tiimin jäsenten perehdytys yrityssähköpostiin.
Tarvitsevatko kasvavat tiimit erillisen sähköpostin osastoille?
Osastoaliakset auttavat, kun erilliset tiimit omistavat eri asiakaskysymykset. Aloita yhdestä tukijonosta ja jaa, kun vastausluokat selvästi eriytyvät. Etuliiteohjeet löytyvät luvusta aliverkkotunnukset yrityssähköpostissa.
Mikä on kasvavien tiimien suurin käyttöönoton virhe?
Yhden kirjautumisen jakaminen usealle ihmiselle poistaa vastuun ja luo tietoturva-aukkoja. Anna jokaiselle henkilölle omat tunnukset ja rooliin sopiva pääsy. Tietoturvan perusteet alkavat luvusta mitä on yrityksen sähköpostin tietoturva.