Pitäisikö sähköpostiesi yhä kuulostaa samalta kuin silloin, kun sinulla oli kaksi työntekijää ja lainattu työpöytä? Ehkä ei. Mutta pitäisikö niiden kuulostaa joka neljännes eri yrityksen kirjoittamilta? Ehdottomasti ei. Kysymys ei ole siitä, muuttuuko äänesi. Kysymys on siitä, muutatko sitä tarkoituksella.
Sähköpostin äänen kehittäminen ajan mittaan tarkoittaa, että säädät sävyä, sanastoa ja muodollisuutta brändin kypsyessä ja pidät ydinarvot tunnistettavina. Asiakkaiden, jotka ovat lukeneet postiasi vuosia, pitäisi yhä tunnistaa, että viesti on sinulta, vaikka kuulostaisit varmemmalta tai ytimekkäämmältä kuin ennen. Näin kehität ääntäsi menettämättä identiteettiä.
Miten kehität sähköpostisi ääntä ajan mittaan?
Kehität ääntä käymällä sävyoppaan läpi vuosittain, tutkimalla oikeita asiakaskeskusteluja ja tekemällä pieniä muutoksia yön yli tehtävien uudelleenkirjoitusten sijaan. Kirjaa ylös, mikä pysyy samana (arvot, lupaukset, allekirjoituksen tyyli) ja mikä saa joustaa (lauseiden pituus, huumori, muodollisuuden aste).
Aloita nykyisistä periaatteista luvusta sähköpostin sävyn tee ja älä ja kirjoittamisen perusteista luvusta miten kirjoitat ammattimaisen sähköpostin. Ne ovat lähtötasosi ennen hiomista.
Milloin ja miksi äänen kuuluu muuttua
1. Yleisön kokemus kasvaa
Ensimmäiset asiakkaat saattavat tarvita enemmän selityksiä. Pitkäaikaiset ostajat haluavat tiiviyttä ja suoria vastauksia. Säädä syvyyttä, älä rehellisyyttä. Muodollisen ja rennon valinnat luvusta muodollinen vai rento sähköposti brändeille auttavat valitsemaan oikean tyylin kullekin ryhmälle.
2. Brändiuudistus tai uusi tuotelinja
Visuaalinen brändiuudistus laukaisee usein äänen päivityksen. Päivitä pohjat, allekirjoitukset ja automaattiset sarjat yhdessä, jotta mikään ei lähetä ristiriitaisia viestejä. Identiteettiin liittyvät linkit löytyvät luvusta sähköpostin brändäys on yhtä tärkeää kuin verkkosivuston brändäys.
3. Tiimin kasvu
Mitä enemmän lähettäjiä, sitä suurempi riski äänen hajaantumiselle. Elävä ääniopas, jossa on ennen ja jälkeen -esimerkkejä, pitää kaikki samalla linjalla. Tiimin allekirjoitussäännöt luvusta tiimin sähköpostiallekirjoitusten yhdenmukaisuus laajentavat saman ajatuksen muotoiluun.
Miten testaat äänen muutokset turvallisesti
Kokeile uutta sanamuotoa ensin yhdessä viestityypissä, esimerkiksi tukivahvistuksissa tai oston jälkeisissä viesteissä. Vertaa vastausprosentteja ja asiakaspalautetta neljän viikon ajan vanhaan versioon. Jos luvut pysyvät tai paranevat, laajenna muutos.
Älä koskaan muuta ääntä kriisin aikana. Vakaus on tärkeää, kun asiakkaat ovat jo huolissaan. Jätä kokeilut rauhallisiin aikoihin.
Lue kymmenen viime kuussa lähtenyttä viestiä ja merkitse kolme ilmaisua, jotka tuntuvat vanhentuneilta. Päivitä ääniopas korvaavilla ilmaisuilla. Seuraavaksi tutustu sähköpostitapoihin, jotka rakentavat luottamusta vuosien ajan.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka usein sähköpostin sävyopas kannattaa päivittää?
Käy se läpi vuosittain sekä jokaisen isomman brändiuudistuksen tai uuden markkinan avaamisen jälkeen. Pieniä säätöjä voi tehdä neljännesvuosittain, kun mittarit tai palaute osoittavat aukon. WEMASY pitää sivuston tekstit linjassa äänen kanssa, kun muokkaat sivuja Sivustonrakentajassa.
Voiko sähköpostin ääni olla lämpimämpi olematta epäammattimainen?
Lämpö syntyy selkeydestä, empatiasta ja selkeästä kielestä, ei slangista tai liiasta kertomisesta. Lopetukset ja tervehdykset luvusta ammattimaiset sähköpostitervehdykset luovat oikean aloituksen.
Pitäisikö automaattisten sähköpostien vastata käsin kirjoitettujen vastausten sävyä?
Automaation pitäisi kuulostaa saman henkilön lyhyemmältä versiolta, ei eri brändiltä. Käy sarjat läpi aina, kun päivität käsin käytettävät pohjat. Työnkulkuvinkit löytyvät luvusta brändin sähköpostiautomaation työnkulku.
Entä jos perustajat ja henkilökunta kuulostavat sähköpostissa erilaisilta?
Perustajat voivat kirjoittaa määrätietoisemmin, mutta asiakkaiden pitäisi silti tunnistaa yhteinen sanasto ja rakenne. Valmennus toimii paremmin kuin täysin samanlaisten sanamuotojen pakottaminen. Virhemallit löytyvät luvusta väärä sävy yrityssähköpostissa.
Vaikuttaako äänen kehittäminen otsikkorivin tyyliin?
Otsikkorivien pitäisi kehittyä rungon sävyn mukana, jotta lupaukset vastaavat sisältöä. Liian rento otsikko ja muodollinen runko hämmentävät lukijoita. Otsikko-ohjeet löytyvät luvusta ammattimaiset sähköpostin otsikkorivit.
Miten dokumentoit äänen uusille työntekijöille?
Sisällytä viisi hyvää esimerkkiä, viisi huonoa esimerkkiä ja lyhyt lista kiellettyjä ilmaisuja. Yhdistä opas aitojen keskustelujen seuraamiseen. Perehdytyksen vaiheet löytyvät luvusta tiimin jäsenten perehdytys yrityssähköpostiin.