Perustit yrityksen tehdäksesi työtä, josta pidät, etkä jahdataksesi asiakkaita puhelimitse vapaista ajoista. Silti useimmat viikot alkavat vastaajaviesteistä, päällekkäisistä varauksista ja asiakkaista, jotka luulivat tekstiviestin olevan vahvistettu aika.
Pienyrityksen ajanvarausjärjestelmä muuttaa tämän rytmin. Asiakkaat varaavat itse. Kalenterisi pysyy ajan tasalla. Vahvistukset lähtevät automaattisesti. Näin otat ajanvarauksen käyttöön alusta alkaen, kun johdat pientä tiimiä ilman omaa operatiivista vastuuhenkilöä.
Mitä pienyrityksen ajanvarausjärjestelmä tarvitsee
Vähintään tarvitset ajantasaisen kalenterin, varaussivun verkkosivustollasi, automaattiset vahvistukset ja yhden paikan, johon kaikki varaukset tallentuvat. Lisäominaisuuksia ovat esitietolomakkeet, maksujen keräys ja muistutusviestit.
Aloita minimistä. Yksinkertainen järjestelmä, jota oikeasti käytät, on parempi kuin monimutkainen ratkaisu, joka jää käyttämättä kahden viikon jälkeen. Lisää maksut ja esitiedot vasta, kun perustoiminta on toiminut luotettavasti kuukauden.
Jos mietit vielä, sopiiko verkossa varaaminen yrityksesi malliin, lue moduulista yksi miksi jokainen yritys tarvitsee verkkoajanvarauksen ja mikä on verkkoajanvarausjärjestelmä.
Näin otat ajanvarausjärjestelmän käyttöön vaihe vaiheelta
Vaihe yksi: suunnittele palvelusi ja aukioloaikasi. Listaa jokainen varattava palvelu, sen kesto, puskuriaika ja hinta. Määritä viikoittaiset aukioloajat ja merkitse lomapäivät ennen kuin avaat ohjelmiston asetukset.
Vaihe kaksi: rakenna varausreitti verkkosivustollesi. Luo oma varaussivu, lisää kalenteri tai widget palvelusivuillesi ja linkitä molemmat päävalikosta. Luvut varaussivun luomisesta ja varauskalenterin lisäämisestä käsittelevät tätä vaihetta tarkemmin.
Vaihe kolme: määritä viestintä. Ota käyttöön vahvistussähköpostit ja halutessasi muistutusviestit. Apuna ovat luvut ajanvarauksen vahvistussähköposteista ja varausvahvistuksen sähköpostista.
Vaihe neljä: lisää esitiedot ja maksut, kun olet valmis. Yhdistä uusille asiakkaille esitietolomakkeet ja maksutapa, jos ennakkomaksut vähentävät poisjääntejä. Molemmat ovat valinnaisia alussa, mutta hyödyllisiä, kun varausmäärät kasvavat.
Vaihe viisi: kouluta tiimi ja julkaise. Kaikkien, jotka ottavat puhelinvarauksia, pitää käyttää samaa kalenteria. Testaa varaukset alusta loppuun. Kerro uudesta itsepalveluvaihtoehdosta nykyisille asiakkaille sähköpostilla ja kasvotusten.
Valitse työkalut ostamatta liikaa
Pienyrityksen ajanvaraustyökalut vaihtelevat pelkistä kalenterisovelluksista kokonaisiin verkkosivustojärjestelmiin. Valitse mahdollisuuksien mukaan yksi ratkaisu, joka kattaa sekä verkkosivuston että ajanvarauksen. Erilliset työkalut sivustolle, lomakkeille ja ajanvaraukselle lisäävät kirjautumisia ja synkronointivirheitä.
WEMASY on tehty pienille tiimeille, jotka haluavat verkkosivuston, lomakkeet ja ajanvarauksen yhteen järjestelmään viiden erillisen tilauksen yhdistelemisen sijaan.
Arvioi valintaa todellisen viikoittaisen varausmääräsi perusteella. Yksinyrittäjällä, jolla on kahdeksan tapaamista viikossa, on eri tarpeet kuin salongilla, jossa on neljä kampaajaa ja kuusikymmentä varausta. Valitse ominaisuustaso nykyisen määrän mukaan, älä kuvitellun tulevan koon mukaan.
Lue miten valitset yrityksellesi ajanvarausjärjestelmän, kun vertailet vaihtoehtoja. Keskity käyttöönottoaikaan, mobiilikokemukseen ja siihen, sopiiko työkalu nykyiseen verkkosivustoosi.
Tarkista mittarit käyttöönoton jälkeen 30 ja 60 päivän kohdalla. Verkkovarausten osuus, poisjäämisaste ja puhelinvarausten määrä kertovat, pitääkö käytäntöjä, muistutuksia tai ennakkomaksusääntöjä muuttaa. Tämän kirjan myöhempi ajanvarausmoduuli käsittelee jatkuvaa aikataulun hallintaa tarkemmin.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan pienyrityksellä kestää ottaa verkkoajanvaraus käyttöön?
Useimmat tiimit, joilla palvelut ja aukioloajat on määritelty, julkaisevat ratkaisun yhdessä tai kahdessa viikossa. Varaa aikaa testaukselle, henkilökunnan kouluttamiselle ja asiakkaille tiedottamiselle. Jos kiirehdit käyttöön testaamattomilla maksu- tai vahvistusasetuksilla, tukipyyntöjä tulee jo ensimmäisenä päivänä.
Voinko ottaa edelleen puhelinvarauksia verkkoajanvarauksen rinnalla?
Voit, mutta jokainen puhelinvaraus pitää kirjata heti samaan järjestelmään. Päällekkäiset varaukset alkavat siitä, että paperikalenteri ja ohjelmistokalenteri ovat erillään. Opeta henkilökuntaa lisäämään puhelinvaraukset ennen puhelun lopettamista.
Toimiiko WEMASY pienyrityksen verkkoajanvarausjärjestelmänä?
WEMASY yhdistää verkkosivut, lomakkeet, ajanvarauksen ja maksut yhteen järjestelmään. Pienet tiimit julkaisevat varaussivuston sivustonrakentajan avulla ilman erillisiä työkaluja jokaiseen kerrokseen.
Mikä on suurin virhe, jonka pienyritykset tekevät ajanvarausta perustaessaan?
Julkaisu ilman koko asiakaspolun testaamista mobiilissa. Useimmat asiakkaat varaavat puhelimella. Polku, joka toimii kannettavallasi mutta rikkoutuu puhelimella, menettää varauksia huomaamatta.
Pitäisikö asiakkaiden luoda tili varatakseen verkossa?
Vieraana varaaminen toimii paremmin ensikertalaisille. Valinnainen tili palaaville asiakkaille nopeuttaa uusintavarauksia. Pakollinen tilin luominen ennen ensimmäistä tapaamista lisää kitkaa, jota useimmat pienyritykset eivät tarvitse.
Milloin pienyrityksen ajanvarausjärjestelmään kannattaa lisätä maksut?
Lisää ennakkomaksut, kun poisjäännit maksavat sinulle oikeaa tuloa tai varattua varastoa. Maksuton varaus alussa on hyvä, kun hiot polkua. Ota maksutavan käyttöön, kun perusaikataulutus toimii sujuvasti.