Postilaatikossasi on neljäkymmentä lukematonta viestiä. Asiakas vierittää kolmen mainoksen ja uutiskirjeen ohi. Hän ei koskaan näe tapaamisen tietoja, jotka on piilotettu neljänteen kappaleeseen. Tapaamispäivänä hän väittää, ettei kukaan vahvistanut aikaa.
Tämä tilanne on yleinen, kun vahvistussähköpostit on huonosti jäsennelty tai ne viivästyvät. Tapaamisen vahvistuksen pitäisi saapua heti, aloittaa olennaisesta ja antaa asiakkaille tapa tallentaa tai muuttaa varausta. Tässä kerrotaan, miten otat käyttöön tapaamisen vahvistussähköpostit, joita asiakkaat oikeasti käyttävät.
Mitä tapaamisen vahvistus tarkoittaa varausvirrassasi
Tapaamisen vahvistus on hetki, jolloin asiakas saa tietää, että hänen aikansa on varmistettu. Se tapahtuu sen jälkeen, kun hän on täyttänyt varauslomakkeen ja järjestelmäsi merkitsee varauksen vahvistetuksi.
Jotkin yritykset käyttävät kaksivaiheista virtaa: pyyntö lähetetty ja sitten henkilökunta vahvistaa. Tässä tapauksessa lähetä ensin odotusviesti ja täysi tapaamisen vahvistus vasta hyväksynnän jälkeen. Ristiriitaiset viestit tilasta aiheuttavat poisjääntejä ja kaksoisvarauksia.
Yleisten varausvahvistusten ja tapaamiskohtaisten viestien ero on enimmäkseen kontekstissa. Tapaamisiin liittyy yleensä palveluntarjoaja, valmistautumisvaihe ja poisjäännin korkeampi hinta. Vahvistuksesi pitäisi heijastaa näitä panoksia.
Näin otat käyttöön tapaamisen vahvistussähköpostit
Määritä laukaisin ajanvarausasetuksissasi. Yhdistä vahvistettu-tila tapaamisen vahvistussähköpostipohjaasi. Lähetyksen pitäisi tapahtua sekunneissa vahvistuksesta, ei päivittäisessä erässä.
Valitse lähettäjän identiteetti huolella. Käytä osoitetta yrityksesi verkkotunnuksessa ja tunnistettavaa lähettäjän nimeä. ”River Clinic Appointments” voittaa osoitteen ”noreply@notifications.example”.
Lataa pohjaasi tapaamiskohtaiset kentät: asiakkaan nimi, palveluntarjoaja, palvelu, päivämäärä, kellonaika, aikavyöhyke, sijainti ja videolinkki tarvittaessa. Hae nämä dynaamisesti, jotta käsin muokkauksia ei koskaan tarvita.
Lisää ”Lisää kalenteriin” -linkki tai liitetty kalenteritiedosto. Asiakkaat, jotka tallentavat tapaamisen omaan kalenteriinsa, saapuvat useammin, koska tapahtuma on työkokousten ja perhesuunnitelmien vieressä.
Sisällytä itsepalvelulinkit ajan siirtämiseen ja peruuttamiseen, kun käytäntösi sen sallivat. Itsepalvelu vähentää puhelumäärää ja antaa asiakkaille hallinnan odottamatta toimistosi aukioloaikoja.
Pohjan rakenteen ja tekstin löydät kohdista miten luot vahvistussähköpostipohjan ja miten luot varausvahvistussähköpostin.
Tapaamisen vahvistus sähköpostin lisäksi
Pelkkä sähköposti ei tavoita asiakkaita, jotka harvoin tarkistavat postilaatikkoaan mobiilissa. Sähköpostin rinnalla lähetetty lyhyt tapaamisen vahvistustekstiviesti tavoittaa ihmiset, jotka elävät tekstiviesteissä. Pidä tekstiviestit alle 160 merkissä ydintiedoille ja yhdelle linkille.
Ajoituksella on merkitystä myös muistutuksissa. Vahvistus tapahtuu heti. Muistutukset lähtevät 24 tai 48 tuntia ennen käyntiä. Älä sekoita näitä kahta. Vahvistus todistaa varauksen. Muistutukset vähentävät unohtamista.
Kirjaa jokainen lähetetty vahvistus. Kun asiakas kiistää, että hänelle ilmoitettiin, lähetyslokisi näyttää aikaleiman ja toimituksen tilan. Tämä tallenne suojaa tiimiäsi poisjäännin maksua koskevissa keskusteluissa.
Tarkista vahvistusten toimivuus kuukausittain. Seuraa avausprosentteja, jos työkalusi tarjoaa niitä. Matalat avaukset voivat tarkoittaa, että aiherivit tarvitsevat työstöä tai viestit päätyvät roskapostiin.
Kun vahvistukset toimivat, kerää tarvitsemasi tiedot ennen käyntiä. Seuraava luku miten luot asiakkaan esitietolomakkeen varauksille käsittelee ennen tapaamista kerättäviä tietoja.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö tapaamisen vahvistuksen vaatia asiakasta napsauttamaan linkkiä vahvistaakseen?
Kaksoisvahvistus vähentää vahingossa tehtyjä varauksia mutta lisää kitkaa. Korkean poisjäännin ympäristöt kuten lääkärin vastaanotot vaativat sitä joskus. Useimmat palveluyritykset lähettävät välittömän vahvistuksen pyytämättä asiakasta napsauttamaan uudelleen.
Mitä tapaamisen vahvistuksen aiheriville pitäisi kirjoittaa?
Sisällytä päivämäärä ja palvelu: ”Vahvistettu: hampaiden puhdistus 3. huhtikuuta klo 9.00.” Täsmälliset aiheet auttavat asiakkaita etsimään postilaatikostaan tapaamispäivänä ja vähentävät väitteitä, joiden mukaan viestiä ei koskaan tullut.
Voinko automatisoida tapaamisen vahvistukset WEMASYn kautta?
WEMASY lähettää tapaamisen vahvistussähköpostit, kun varauksen tila vaihtuu vahvistetuksi. Yhdistä ajanvarauksesi sivustonrakentajan sivuihin ja muokkaa pohja kerran kaikkia tulevia tapaamisia varten.
Miten tapaamisen vahvistukset eroavat virtuaalikäynneillä?
Virtuaalivahvistuksissa on oltava kokouslinkki, aikavyöhyke ja teknisen tarkistuksen ohjeet selvästi esillä. Testaa linkit ennen jokaista pohjan päivitystä. Rikkinäinen videolinkki tapaamispäivänä tuhlaa kaikkien ajan.
Pitäisikö työntekijöiden saada kopio jokaisesta tapaamisen vahvistuksesta?
Sisäiset ilmoitukset auttavat palveluntarjoajia valmistautumaan. Lähetä erillinen työntekijähälytys, jossa on asiakkaan muistiinpanot esitietolomakkeista. Älä laita työntekijöitä kopioksi asiakkaille suunnattuihin sähköposteihin, koska vastaa kaikille -virheet paljastavat yksityisiä osoitteita.
Mitä jos asiakas sanoo, ettei saanut tapaamisen vahvistusta?
Tarkista ensin lähetyslokisi. Lähetä uudelleen tallennettuun osoitteeseen ja varmista kirjoitusasu. Pyydä heitä tarkistamaan roskapostikansio. Jos ongelmat jatkuvat, tarkista verkkotunnuksesi todennusasetukset sähköpostipalveluntarjoajaltasi.