Yksi asiakas saa edellisenä iltana tekstiviestin, jossa on osoite ja vahvistuslinkki. Hän painaa vahvista ja saapuu ajoissa. Toinen asiakas ei kuule yrityksestä enää mitään varauksen jälkeen. Hän unohtaa ajan, olettaa sen joustavaksi ja jää kotiin.
Sama palvelu. Sama kalenteri. Aivan eri lopputulos. Ajanvarausmuistutus korjaa tämän tuomalla käynnin tiedot takaisin asiakkaan eteen ennen kuin aika loppuu. Yritykset, jotka lähettävät muistutuksia säännöllisesti, näkevät usein no-show-tapausten määrän putoavan jyrkästi verrattuna pelkkään vahvistukseen. Tässä kerrotaan, miksi muistutukset toimivat ja miten niitä käytetään ärsyttämättä asiakkaita.
Miksi ajanvarausmuistutukset vähentävät no-show-tapauksia
Ihmiset varaavat aikoja päiviä tai viikkoja etukäteen, ja sitten elämä täyttää välin. Muistutus tuo sitoumuksen takaisin huomion keskipisteeseen juuri silloin, kun sillä on merkitystä. Ajanvarausmuistutus ei syyllistä asiakasta. Se vain toistaa, mistä asiakas on sopinut.
Muistutukset korjaavat myös vilpittömiä virheitä. Väärä päivä kirjattu verkkovarauksessa, kalenteria ei päivitetty siirron jälkeen tai aikavyöhykkeiden sekaannus etäkäynneillä. Ajoissa tullut viesti paljastaa virheet, kun ne voi vielä korjata.
Vähennä no-show-tapauksia muistutuksilla yhdistämällä ajoitus ja toiminta. Viestit, joissa on vahvistus-, siirto- tai peruutuslinkki, antavat asiakkaille helpon tavan toimia hiljaisuuden sijaan. Se vähentää viime hetken aukkoja, jotka henkilökunnan on täytettävä.
Mikä tekee ajanvarausmuistutuksesta tehokkaan
Selkeys voittaa kikkailun. Kerro päivä, kellonaika, paikka tai linkki ja palvelun nimi kahdella ensimmäisellä rivillä. Puhelimella selaavan asiakkaan pitää hahmottaa olennainen heti.
Ajoitus on tärkeää. Moni palveluyritys lähettää yhden muistutuksen vuorokautta ennen ja toisen kaksi tuntia ennen alkua. Terveydenhuollon vastaanotot lisäävät joskus viikkoa aiemmin lähetettävän viestin uusille potilaille, jotka tarvitsevat valmisteluohjeita.
Kanavan valinta riippuu yleisöstäsi. Tekstiviesti tavoittaa useimmat nopeasti. Sähköposti sopii pidempiin valmistelulistoihin ja liitteisiin. Jotkin tiimit käyttävät molempia, jotta mikään ei jää huomaamatta.
Käytäntöjen kuvaus kuuluu myös muistutuksiin. Lyhyet maininnat peruutusajoista ja no-show-maksuista asettavat odotukset ilman erillistä luentoa.
Miten muistutukset sopivat ajanvarausjärjestelmääsi
Käsin tehdyt muistutuspuhelut eivät skaalaudu. Kun päivittäisiä varauksia on muutamaa enemmän, automaatio säästää tunteja ja poistaa inhimillisiä virheitä. Ajanvarausohjelmistoon liitetty muistutus voi lähteä, kun varaus luodaan tai käynti lähestyy.
Muistutukset toimivat parhaiten, kun kaikki varauskanavat syöttävät yhtä kalenteria. Puhelimitse tehdyt varaukset, joita ei kirjata järjestelmään, eivät saa automaattisia viestejä. Siksi yhtenäinen ajanvaraus on tärkeää heti alusta, kuten kerrotaan kohdassa ajanvarauksen käyttöönotto verkossa.
Tämän osion myöhemmissä luvuissa näytetään, miten kirjoitat muistutusviestejä, rakennat pohjia ja valitset muistutussovelluksia. Jos haluat käytännön keinoja teorian lisäksi, lue blogimme aiheesta vinkit varausten hallintaan ja no-show-tapausten välttämiseen.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka paljon ajanvarausmuistutukset oikeasti pienentävät no-show-osuutta?
Tulokset vaihtelevat toimialan ja asiakaskunnan mukaan, mutta monet palveluyritykset kertovat merkittävästä laskusta automaattisten muistutusten lisäämisen jälkeen. Muistutus ja helppo siirtolinkki toimivat usein paremmin kuin pelkkä viesti. Seuraa osuuttasi ennen ja jälkeen, niin näet vaikutuksen aikatauluusi.
Riittääkö yksi muistutus vai pitäisikö lähettää useampi?
Palvelut, joissa no-show-tapauksia on paljon, hyötyvät kahdesta tai kolmesta yhteydenotosta eri väliajoin. Pienen riskin käynneille voi riittää yksi viesti vuorokautta ennen. Testaa ajoitusta äläkä tulvi asiakkaita samanlaisilla hälytyksillä samana päivänä.
Pitäisikö muistutuksissa pyytää asiakkaita vahvistamaan saapuminen?
Vahvistuslinkit auttavat henkilökuntaa huomaamaan peruutukset ajoissa ja tarjoamaan ajan jollekulle toiselle. Ne luovat myös pienen psykologisen sitoumuksen. Pidä vahvistus yhden painalluksen päässä, jotta kiireiset asiakkaat oikeasti käyttävät sitä.
Voinko lähettää ajanvarausmuistutuksia yrityksen verkkosivujen kautta?
Muistutusten lähetys liittyy yleensä varauksen taustalla oleviin ajanvaraus- tai viestityökaluihin. WEMASY auttaa sinua isännöimään varaussivuja sivustonrakentajalla ja pitämään asiakkaille näkyvän ajanvarauksen oman brändisi alla, kun automaattiset viestit hoitavat seurannan.
Korvaavatko muistutukset virallisen no-show-käytännön?
Muistutukset vähentävät unohtamista, mutta eivät korvaa selkeitä käytäntöjä. Yhdistä viestintä kirjalliseen no-show-käytäntöön, jotta asiakkaat ymmärtävät maksut ja peruutusajat ennen kuin ongelmia syntyy.
Mitä minun kannattaa lukea seuraavaksi muistutuksista?
Siirry lukuun miten kirjoitat ajanvarausmuistutuksen tekstiviestit, josta saat sanamuotoesimerkkejä. Tutustu sitten automaattisiin ajanvarausmuistutusjärjestelmiin, kun olet valmis automatisoimaan koko sarjan.