Neljä no-show-tapausta yhdellä viikolla maksoi klinikalle noin 800 dollaria menetettynä työaikana. Kun klinikka siirtyi käsin tehdyistä muistutuspuheluista yhteen automaattiseen pohjaan, luku putosi yhteen. Viesti ei muuttunut älykkäämmäksi. Siitä tuli johdonmukainen.
Ajanvarausmuistutuksen pohja on valmiiksi kirjoitettu viesti, jonka järjestelmäsi täyttää automaattisesti jokaiselle varaukselle. Sen sijaan että kirjoittaisit uuden tekstin joka kerta, määrittelet rakenteen kerran ja annat paikkamerkkien hoitaa vaihtuvat tiedot. Sähköpostipohjissa on pidemmät valmisteluluettelot. Tekstiviestipohjat pysyvät lyhyinä. Tässä kerrotaan, miten teet muistutuspohjia, joita tiimisi voi käyttää kuukausia.
Mitä ajanvarausmuistutuksen pohjaan kuuluu
Jokainen pohja tarvitsee kiinteää tekstiä ja dynaamisia kenttiä. Kiinteä teksti kattaa yrityksesi nimen, sävyn ja käytäntöjen tiivistelmän. Dynaamiset kentät hakevat asiakkaan nimen, ajan, kellonajan, palvelun, palveluntarjoajan ja paikan varaustiedoista.
Aiherivit ovat tärkeitä sähköpostipohjissa. Muistutussähköpostin aiheet, kuten Muistutus: käyntisi tiistaina 12. maaliskuuta, toimivat paremmin kuin epämääräiset rivit, kuten Tuleva aika.
Viestin rakenteen pitäisi vastata sitä, miten asiakkaat silmäilevät viestejä. Olennainen ensin, toiminto toiseksi, pikkutekstit viimeiseksi. Käytä tekstiviestiversioissa samaa asettelua, jonka opit kohdassa miten kirjoitat ajanvarausmuistutuksen tekstiviestit.
Miten rakennat pohjat eri kanaville
Sähköpostipohjiin mahtuu otsikoita, luettelomuotoisia valmisteluohjeita ja kalenterin liitteitä. Käytä niitä uusien potilaiden ohjeisiin, lomakelinkkeihin ja pysäköintitietoihin.
Tekstiviestipohjat karsivat kaiken yhdelle näytölle. Yksi muistutuspohja kutakin päätyyppistä palvelua kohden riittää usein. Tee erilliset pohjat uusille ja palaaville asiakkaille, kun valmisteluvaiheet eroavat.
Ajoitusvariantit auttavat. Seitsemän päivän pohja voi keskittyä valmisteluun. Vuorokauden pohja keskittyy vahvistamiseen tai siirtämiseen. Samana päivänä lähtevä pohja on lyhyt muistutus osoitteen kanssa.
Testaa paikkamerkit oikealla esimerkkidatalla ennen käyttöönottoa. Rikkoutunut päivämäärämuoto tai puuttuva palveluntarjoajan nimi syö luottamusta nopeasti.
Pohjien pitäminen ajan tasalla
Nimeä yksi vastuuhenkilö, joka tarkistaa pohjat neljännesvuosittain. Puhelinnumerot, osoitteet ja käytäntöjen ajat muuttuvat. Vanhentuneet pohjat aiheuttavat enemmän sekaannusta kuin ei pohjaa lainkaan.
Versionhallinta auttaa, kun useampi työntekijä muokkaa tekstejä. Kirjaa viimeisin tarkistuspäivä sisäiseen dokumenttiin, vaikka ohjelmistossasi ei olisi virallista versionhallintaa.
Pohjat liittyvät automaatioon, jota käsitellään kohdassa mikä on automaattinen ajanvarausmuistutusjärjestelmä. Ne sopivat yhteen myös vahvistusviestien kanssa, joita käsitellään käyttöönoton osiossa kohdassa miten teet varausvahvistuksen sähköpostin.
Usein kysytyt kysymykset
Montako ajanvarausmuistutuksen pohjaa tarvitsen?
Aloita yhdellä sähköpostipohjalla ja yhdellä tekstiviestipohjalla yleisimmälle käyntityypille. Lisää variantteja, kun valmisteluvaiheet tai käytännöt eroavat palveluiden välillä merkittävästi. Liian monet pohjat aiheuttavat ylläpitotyötä ilman parempia tuloksia asiakkaille.
Mitä paikkamerkkejä jokaisessa pohjassa pitäisi olla?
Asiakkaan etunimi, ajan päivä, kellonaika, palvelun nimi, paikka tai linkki ja yrityksen yhteysnumero kattavat useimmat tapaukset. Palveluntarjoajan nimi auttaa, kun asiakkaat valitsevat tietyn työntekijän. Lisää vakuutus- tai ennakkotietolinkit vain sähköpostipohjiin, joissa on tilaa asiayhteydelle.
Voinko käyttää samaa pohjaa muistutuksiin ja vahvistuksiin?
Vahvistuksen pitäisi iloita varauksesta ja asettaa odotukset. Muistutukset toistavat tiedot lähempänä käyntipäivää. Yhteinen sanamuoto on sallittua, mutta jokaisella viestillä tarvitaan oma tarkoitus ja aiherivi, jotta asiakkaat ymmärtävät, miksi he kuulevat sinusta uudelleen.
Missä pohjat sijaitsevat WEMASY-varausratkaisussa?
Pohjat sijaitsevat tyypillisesti ajanvaraus- tai viestiasetuksissasi, jotka on sidottu varaustapahtumiin. WEMASY auttaa sinua yhdistämään sivustonrakentajalla tehdyt varaussivut automaattisiin viesteihin, jolloin pohjat lähtevät liikkeelle, kun asiakkaat varaavat verkossa.
Pitäisikö pohjissa mainita no-show-maksut suoraan?
Yksi selkeä virke peruutusajoista ja maksuista riittää. Yhdistä pohjan sanamuoto sivustosi viralliseen no-show-käytäntöön, jotta asiakkaat näkevät samat säännöt kaikissa kanavissa.
Mitä minun kannattaa lukea seuraavaksi muistutuspohjista?
Tutustu lukuun miten käytät ajanvarausmuistutussovellusta, jos haluat lähettää pohjat erillisellä työkalulla. Lue sitten miten lähetät ajanvarausmuistutuksen tekstiviestit lähetyksen työnkulusta.