Maanantaiaamuna vastaanottovirkailija aikoi soittaa jokaiselle potilaalle, jolla oli keskiviikkona aika. Puoleenpäivään mennessä odotushuone oli täynnä ja kolme muistutuspuhelua jäi tekemättä. Kaksi näistä potilaista ei saapunut. Työntekijä ei tehnyt mitään väärin. Prosessi oli väärä.
Automaattinen ajanvarausmuistutusjärjestelmä poistaa tämän pullonkaulan. Automaattiset muistutukset käynnistyvät kalenteritapahtumista henkilökunnan muistin sijaan. Kun varaus saapuu, järjestelmä ajastaa tekstiviestin tai sähköpostin valitsemillesi väleille. Automaattiset muistutukset mukautuvat itsestään, kun asiakkaat siirtävät aikoja. Tässä kerrotaan, miten automaatio toimii ja mihin se sopii varausratkaisussasi.
Mikä on automaattinen ajanvarausmuistutusjärjestelmä?
Automaattinen ajanvarausmuistutusjärjestelmä on sääntömoottori, joka on sidottu ajanvarauskalenteriisi. Säännöt määrittelevät, milloin viestit lähtevät, mitä pohjaa käytetään ja mitä kanavaa suositaan.
Automaattiset muistutukset lähtevät ilman päivittäistä toimintaa henkilökunnalta. Vahvistukset voivat lähteä heti varauksen jälkeen. Seurantamuistutukset lähtevät kaksikymmentäneljä tai neljäkymmentäkahdeksan tuntia ennen käyntiä.
Järjestelmä myös pysäyttää viestit, kun ajat peruuntuvat. Se estää kiusallisen viestin käynnistä, jonka asiakas on jo poistanut.
Miten automaattiset muistutukset eroavat käsin tehdyistä
Käsin tehdyt muistutukset riippuvat henkilökunnan ajasta. Kiireisinä päivinä vähäisemmät puhelut jäävät väliin. Automaatio kohtelee jokaista varausta tasapuolisesti.
Automaatio tuottaa yhtenäisen sanamuodon. Asiakkaat saavat joka kerta samat selkeät tiedot, mikä vähentää sekaannusta paikasta tai valmisteluvaiheista.
Raportointi tulee mahdolliseksi. Näet lähetysmäärät, vahvistusosuudet ja epäonnistuneet toimitukset yhdessä paikassa sen sijaan, että arvailisit, kenelle on soitettu.
Käsin tehtävällä yhteydenotolla on yhä rooli arvokkaissa tai monimutkaisissa tapauksissa. Automaatio hoitaa rutiinikerroksen, jotta henkilökunta voi keskittyä poikkeuksiin.
Automaattisen muistutusten työnkulun rakentaminen
Aloita pohjista kohdasta miten teet ajanvarausmuistutuksen pohjan. Automaatio ilman hyvää tekstiä vain lähettää huonoja viestejä nopeammin.
Yhdistä jokainen varauskanava yhteen kalenteriin. Verkkosivun, puhelimen ja paikan päällä tehtyjen varausten täytyy kaikkien luoda samat laukaisutapahtumat. Yhtenäinen ajanvaraus kohdasta ajanvarauksen käyttöönotto verkossa tukee tätä yhdenmukaisuutta.
Määritä eskalointipolut. Jos asiakas ei vahvista kahden muistutuksen jälkeen, merkitse varaus henkilökunnan seurantaa varten sen sijaan, että lähettäisit neljännen samanlaisen viestin.
Tarkista suorituskyky kuukausittain. Lähetysaikojen siirtäminen muutamalla tunnilla parantaa joskus vahvistusosuuksia enemmän kuin pohjien uudelleenkirjoittaminen.
Terveydenhuollon tiimien, joilla on tiukemmat tietosuojavaatimukset, kannattaa lukea seuraavaksi mikä on potilaan ajanvarausmuistutusjärjestelmä alakohtaisia huomioita varten.
Usein kysytyt kysymykset
Korvaako automaattinen ajanvarausmuistutusjärjestelmä kaikki puhelut?
Automaatio hoitaa vakiomuistutukset useimmille varauksille. Henkilökunnan pitäisi silti soittaa, kun käynti vaatii erityistä koordinointia, kuten leikkauksen valmistelua tai esteettömyyden huomioimista. Tavoitteena on vapauttaa puhelinaikaa, ei poistaa ihmiskontaktia kokonaan.
Voinko mukauttaa automaattisia muistutuksia palvelutyypin mukaan?
Hyvät järjestelmät ohjaavat eri pohjat palvelun, palveluntarjoajan tai asiakastyypin mukaan. Uuden potilaan puhdistus ja rutiiniseurantakäynti eivät saisi jakaa täysin samaa viestintää, jos valmisteluvaiheet eroavat.
Mitä tapahtuu, jos automaattiset muistutukset eivät lähde?
Toimituslokit näyttävät virheet, jotka johtuvat huonoista numeroista, operaattorin estoista tai pohjan virheistä. Aseta hälytykset suurille virhemäärille, jotta henkilökunta huomaa ongelmat ennen käyntipäivää. Uudelleenyrityslogiikka auttaa operaattorin tilapäisissä viiveissä.
Miten WEMASY sopii automaattisiin muistutusten työnkulkuihin?
Verkkosivun varaukset tarvitsevat luotettavan reitin ajanvarauskalenteriisi. WEMASYn avulla voit julkaista varausten kulut sivustonrakentajalla, jolloin automaattiset muistutukset käynnistyvät samoista tiedoista, joita tiimisi hallitsee päivittäin.
Ovatko automaattiset muistutukset samaa kuin markkinointitekstiviestikampanjat?
Olemassa olevia aikoja koskevat tapahtumaperusteiset muistutukset palvelevat eri tarkoitusta kuin mainosviestit. Suostumus- ja kieltäytymissäännöt eroavat. Pidä muistutussarjat erillään markkinointilistoista, jotta pysyt säännösten mukaisena ja vältät asiakkaiden ärtymyksen.
Mitä minun kannattaa lukea seuraavaksi automaattisista muistutuksista?
Tutustu lukuun miten käytät ajanvarausmuistutussovellusta työkalun käyttöönottoa varten. Lue sitten miten ajanvarausmuistutukset vähentävät no-show-tapauksia, jos et ole vielä käynyt läpi liiketoimintaperusteita.