Kuinka monta puhelua vastaanottosi hoitaa pelkästään vapaan ajan löytämiseksi? Mitä tapahtuu, kun linja on varattu ja potilas luovuttaa? Entä asiakas, joka tarvitsee ilta-ajan mutta muistaa soittaa vasta lounasruuhkan aikana?
Verkkoajanvaraus vastaa näihin aukkoihin. Asiakkaat selaavat vapaita aikoja sivustollasi, valitsevat sopivan ja saavat vahvistuksen automaattisesti. Pyöritätpä lääkärinvastaanottoa tai palveluyritystä, käyttöönotto noudattaa samoja perusvaiheita. Tässä kerrotaan, miten määrität ajanvarausohjelmiston lääkäreille, terapeuteille, konsulteille ja vastaavalle ajanvarauspohjaiselle työlle.
Mitä verkkoajanvaraus vaatii
Jokainen ajanvarausratkaisu tarvitsee kolme kerrosta: palvelut, palveluntarjoajat ja saatavuuden. Palvelut määrittävät, mitä voi varata ja kuinka kauan kukin käynti kestää. Palveluntarjoajat ovat ihmisiä tai tiloja, joihin palvelut kytkeytyvät. Saatavuussäännöt ohjaavat, milloin kukin palveluntarjoaja ottaa vastaan varauksia.
Ilman kaikkien kolmen yhteensovittamista virrat rikkoutuvat. 30 minuutin palvelu kalenterissa, jossa on 15 minuutin ajat, luo aukkoja. Palveluntarjoaja, joka on merkitty saatavilla oleviksi päivinä, jolloin hän ei työskentele, johtaa käsin tehtyihin peruutuksiin.
Taustaksi siihen, miten tapaamiset eroavat muista varaustyypeistä, lue mitä on ajanvaraus ja varausten ja tapaamisten ero.
Näin otat käyttöön verkkoajanvarauksen vaihe vaiheelta
Vaihe yksi: listaa tapaamistyyppisi. Uuden potilaan käynti, seurantakäynti, konsultaatio ja toimenpide saavat kukin oman kestonsa ja puskuriaikansa. Tapaamisten välinen puskuriaika antaa henkilökunnalle tilaa valmistella huoneet ja päivittää tiedot.
Vaihe kaksi: osoita palveluntarjoajat. Yhdistä jokainen palvelu työntekijöihin, jotka sen tuottavat. Yksityisammatinharjoittajalla on yksi palveluntarjoaja. Ryhmävastaanotoilla potilaat voivat valita lääkärin tai heidät voidaan osoittaa automaattisesti saatavuuden mukaan.
Vaihe kolme: aseta työajat ja poikkeukset. Määritä tavalliset viikkotunnit ja lisää sitten pyhät, lomajaksot ja lounastauot. Estetyn ajan pitäisi poistua julkisesta kalenterista heti.
Vaihe neljä: määritä varaussäännöt. Päätä, kuinka pitkälle eteenpäin asiakkaat voivat varata, sallitaanko saman päivän varaus ja vaaditaanko esitietolomakkeita ennen vahvistusta. Pidä ensimmäinen varaus yksinkertaisena ja kerää yksityiskohtaiset esitiedot sen jälkeen, kun aika on varattu.
Vaihe viisi: yhdistä verkkosivusi. Lisää varaussivu tai widget, jotta asiakkaat pääsevät aikatauluusi omasta verkkotunnuksestasi. Luvut varaussivun luomisesta ja varauskalenterin lisäämisestä kattavat verkkosivun puolen.
Ajanvaraus säännellyissä ja kliinisissä ympäristöissä
Lääketieteelliset ja hyvinvointivastaanotot kohtaavat lisävaatimuksia. Esitietolomakkeet voivat vaatia terveyshistoriakenttiä. Vahvistusviestien pitäisi sisältää valmistautumisohjeet. Tietosuojaselosteiden on selitettävä, miten potilastiedot tallennetaan.
Pidä suojatut terveystiedot poissa tavallisista vahvistussähköposteista, kun mahdollista. Lähetä yleiset tapaamistiedot sähköpostilla ja kerää arkaluonteiset tiedot suojatun esitietoportaalin kautta, johon vahvistuksessa linkitetään.
Opasta vastaanoton henkilökunta käyttämään samaa järjestelmää puhelinvarauksiin. Paperin ja ohjelmiston kesken jaettu aikataulu on paikka, jossa kaksoisvaraukset alkavat. Jokaisen kanavan pitäisi kirjoittaa yhteen kalenteriin.
Tarkista poisjääntiluvut ensimmäisen verkossa vietetyn kuukauden jälkeen. Jos ne ovat korkeita, tiukenna vahvistusasetuksia ja ota käyttöön muistutusviestit. Tämän kirjan myöhempi ajanvarausmoduuli käsittelee muistutuksia perusteellisesti.
Kun ajanvaraus on määritetty, siirrä huomio siihen, mitä asiakkaat saavat varauksen jälkeen. Seuraava luku miten luot varausvahvistussähköpostin aloittaa tämän viestintäkerroksen.
Usein kysytyt kysymykset
Voivatko potilaat varata verkossa valitsematta tiettyä palveluntarjoajaa?
Monet järjestelmät tarjoavat vaihtoehdon seuraava vapaa, joka osoittaa ensimmäisen vapaan palveluun päteväksi katsotun palveluntarjoajan. Tämä toimii hyvin päivystykseen ja yleisiin konsultaatioihin. Erikoissairaanhoito vaatii usein nimenomaisen palveluntarjoajan valinnan.
Pitäisikö uusilla ja palaavilla potilailla olla eri varausvirrat?
Erilliset virrat vähentävät kitkaa. Palaavat potilaat ohittavat esitietokentät, jotka sinulla on jo tallessa. Uudet potilaat täyttävät pidemmän lomakkeen tai saavat esitietolinkin varauksen jälkeen. Luku asiakkaan esitietolomake käsittelee lomakkeen suunnittelua uusille asiakkaille.
Miten otan verkkoajanvarauksen käyttöön vastaanoton verkkosivulla?
Lisää ajanvarausjärjestelmääsi yhdistetty varaussivu ja linkitä se päävalikostasi. WEMASYn sivustonrakentajalla voit julkaista ajanvaraussivuja olemassa olevan vastaanottosisältösi rinnalla.
Kuinka pitkä varoaika verkkovarauksille kannattaa vaatia?
Saman päivän varaus sopii palveluihin, joihin voi tulla ilman aikaa. Lääketieteelliset vastaanotot vaativat usein 24 tuntia, jotta henkilökunta ehtii valmistella potilastiedot. Leikkaus- tai laboratorioajat voivat tarvita 48 ja 72 tunnin välin. Sovita varoaika valmisteluvaatimuksiisi.
Voinko rajoittaa verkkovarauksen tiettyihin vakuutustyyppeihin tai asiakasryhmiin?
Jotkin järjestelmät tukevat kelpoisuuskysymyksiä virran alussa. Asiakkaat, jotka eivät täytä ehtoja, näkevät viestin soittaa sen sijaan. Tämä estää varaukset, joita vastaanottosi ei pysty toteuttamaan, ja vähentää vastaanoton uudelleentyötä.
Miten verkkoajanvaraus yhdistyy nykyiseen kalenteriini?
Useimmat ajanvaraustyökalut synkronoituvat yleisten kalenterisovellusten kanssa yksisuuntaisella tai kaksisuuntaisella integraatiolla. Kaksisuuntainen synkronointi estää henkilökohtaisia tapaamisia näkymästä vapaina verkossa. Testaa synkronoinnin suunta ennen käyttöönottoa välttääksesi yllättävät ristiriidat.