Vastaanotossa soi kolme puhelinta yhtä aikaa. Yksi soittaja haluaa ajan tiistaille. Toinen kysyy, onko tohtori Leellä vielä torstaina tilaa. Kolmas haluaa siirtää eilen verkossa varaamansa ajan. Seinällä roikkuva paperikalenteri ei pysy perässä.
Tähän tarvitaan lääkärin ajanvarausohjelmisto. Ajanvarausohjelmisto on järjestelmä, joka tallentaa palveluntarjoajien vapaat ajat, ottaa vastaan varauksia henkilökunnalta ja asiakkailta ja lähettää vahvistukset ilman käsin kopiointia. Verkossa toimiva ajanvarausohjelma estää myös päällekkäiset varaukset ja noudattaa sääntöjä, kuten taukoja ja palvelun kestoa. Tässä kerrotaan, mitä ajanvarausohjelmat oikeasti tekevät ja miten ne sopivat myös muille kuin terveysalan yrityksille.
Mikä on ajanvarausohjelmisto?
Ajanvarausohjelmisto on keskitetty kalenteri, johon on rakennettu varauslogiikka. Se tietää, kuka työskentelee milloin, mitä palveluja kukin tarjoaa ja kuinka kauan kukin käynti kestää. Kun joku pyytää aikaa, järjestelmä tarkistaa säännöt ennen vahvistamista.
Ajanvarausohjelmat tekevät enemmän kuin jaettu kalenteri. Ne hoitavat ennakkotietolomakkeet, maksut, muistutusviestit ja raportit. Henkilökunta näkee yhden aikataulun riippumatta siitä, tuliko varaus verkkosivulta, puhelimitse vai tiskiltä.
Lääkärin ajanvarausohjelmisto lisää mukaan kliiniset työnkulut. Käyntityypit, vakuutuskysymykset ja tietosuoja painavat enemmän kuin kampaamossa tai tuntiopetuksessa. Perusta on samanlainen. Lomakkeen kentät ja vaatimusten mukaiset vaiheet eroavat.
Mitä ajanvarausohjelmat hoitavat päivittäin
Vapaiden aikojen hallinta pitää verkkokanavan ja paikan päällä tapahtuvan varaamisen samassa linjassa. Jos palveluntarjoaja varaa perjantai-iltapäivän koulutukseen, aika katoaa julkisesta varauksesta heti.
Palveluluettelo määrittelee keston, hinnan ja valmisteluohjeet. Neljänkymmenenviiden minuutin värjäys ja viidentoista minuutin tasaus tarvitsevat eri pituiset ajat samassa kalenterissa.
Automaattiset viestit vahvistavat varaukset ja muistuttavat asiakkaita ennen käyntipäivää. Käsin tehdyt muistutuspuhelut vievät tunteja, jotka henkilökunta voisi käyttää palveluun.
Raportit näyttävät ruuhka-ajat, no-show-tapausten määrän ja palveluntarjoajien käyttöasteen. Näiden lukujen avulla henkilöstö- ja markkinointipäätökset eivät perustu arvailuun.
Miten ajanvarausohjelma eroaa tavallisesta kalenterista
Yleiskalenteri tallentaa tapahtumia. Ajanvarausohjelmisto valvoo liiketoiminnan sääntöjä. Se estää kahta asiakasta varaamasta samaa palveluntarjoajaa samalle minuutille. Se piilottaa palvelut, joita palveluntarjoaja ei ole pätevä tekemään.
Toinen ero on itsepalvelu. Asiakkaat valitsevat sivultasi oikeita vapaita aikoja sen sijaan, että soittaisivat edestakaisin. Tämä liittyy käyttöönottoon, jota käsitellään kohdassa ajanvarauksen käyttöönotto verkossa.
Jos sanasto on vielä epäselvä, lue ensin mitä ajanvaraus on. Vertaa sitten, miten laajempi varausjärjestelmä hoitaa kapasiteetin varaamisen palveluntarjoajakohtaisiin aikoihin verrattuna.
Ohjelmiston valinta tulee myöhemmin tässä kirjassa. Tässä vaiheessa riittää tietää, että ajanvarausohjelmisto muuttaa hajanaiset varauspyynnöt yhdeksi luotettavaksi aikatauluksi, johon tiimisi ja asiakkaasi voivat luottaa.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsevatko pienyritykset erillisen ajanvarausohjelmiston?
Yksittäinen palveluntarjoaja, jolla on viikossa vain muutama asiakas, pärjää aluksi yksinkertaisella kalenterilla. Asiakasmäärä, useampi työntekijä tai verkkovaraus ohjaavat tiimit yleensä erillisiin ajanvarausohjelmiin. Käännekohta on toistuvat aikataulutusvirheet tai koordinointiin hukkuvat tunnit.
Toimiiko ajanvarausohjelmisto muissa kuin lääketieteellisissä palveluissa?
Konsultit, kauneushoitolat, opettajat ja korjaamot käyttävät samoja perusominaisuuksia. Lääkärin ajanvarausohjelmisto lisää niiden päälle vain kliinisen ennakkotiedon ja tietosuojan tarpeet. Palvelusäännöt ja palveluntarjoajien kalenterit toimivat kaikilla aloilla.
Miten ajanvarausohjelmisto yhdistyy verkkosivuuni?
Useimmissa työkaluissa on varaussivuja tai widgettejä, jotka voit upottaa sivustollesi. WEMASYn avulla voit julkaista nämä sivut sivustonrakentajalla, jotta asiakkaat varaavat ajan poistumatta omalta verkkotunnukseltasi.
Mitä eroa on verkkoajanvarauksella ja varausjärjestelmällä?
Ajanvarausohjelmat keskittyvät nimettyihin palveluntarjoajiin ja kiinteisiin palvelun kestoihin. Varausjärjestelmät varaavat usein nimetöntä kapasiteettia, kuten pöytiä tai huoneita. Lue varaukset ja ajanvaraukset, niin löydät yrityksellesi sopivan mallin.
Pitäisikö ajanvarausohjelmiston sisältää maksujen keräys?
Etumaksut ja ennakkomaksut vähentävät no-show-tapauksia kysytyissä palveluissa. Kaikki yritykset eivät tarvitse maksuja varaushetkellä. Moni tiimi aloittaa ilmaisella vahvistuksella ja lisää etumaksut, kun no-show-tapauksia alkaa kertyä.
Mitä minun kannattaa lukea seuraavaksi tässä osiossa?
Jatka lukuun miten ajanvarausmuistutukset vähentävät no-show-tapauksia, niin näet, miksi viestintä on tärkeää varauksen jälkeen. Jos kaipaat laajempaa apua ostopäätökseen, lue blogimme aiheesta mitä varausjärjestelmässä kannattaa katsoa.