Seitsemäntoista kenttää ennen kuin asiakas näki edes kalenteriasi. Nimi, osoite, kolme vakuutuskysymystä, hätäyhteyshenkilö, suosittelijan lähde ja pitkä terveyshistoria-lohko. Puolet varaamaan ryhtyneistä sulki välilehden ennen kuin valitsi ajan.
Asiakkaan esitietolomakkeilla on väliä, mutta sijoitus ja pituus ratkaisevat, auttavatko ne vai haittaavatko. Tavoite on kerätä tarvitsemasi tiedot tappamatta varausta. Tässä kerrotaan, miten luot asiakkaan esitietolomakkeen varauksille, joka kunnioittaa työnkulkuasi ja asiakkaasi kärsivällisyyttä.
Mitä asiakkaan esitietolomake kerää
Esitietolomakkeet keräävät tietoja, jotka valmistavat sinut tapaamiseen. Yhteystiedot, käynnin syy, olennainen historia, mieltymykset ja suostumukset ovat yleisiä luokkia.
Erota pakolliset kentät mukavista lisäkentistä. Pakolliset ovat tietoja, joita ilman et voi palvella asiakasta. Mukavat lisät voivat odottaa, kunnes aika on vahvistettu tai kunnes asiakas kirjautuu sisään saapumispäivänä.
Säännellyillä toimialoilla tietyt kentät vaaditaan käytännöissä tai laissa. Merkitse ne selvästi ja kerro, miksi kysyt. Asiakkaat ovat yhteistyöhaluisempia, kun he ymmärtävät tarkoituksen.
Minne esitiedot sijoitetaan varausvirrassa
Kolme sijoitusta toimii hyvin. Vaihtoehto yksi: minimaaliset kentät varauksessa ja koko esitietolomake linkitettynä vahvistussähköpostista. Vaihtoehto kaksi: lyhyt esitietolomake ajan valinnan jälkeen mutta ennen maksua. Vaihtoehto kolme: koko esitietolomake vain ensikertalaisille, kun palaavat asiakkaat ohittavat sen.
Vaihtoehto yksi konvertoi parhaiten useimmille yrityksille. Varmista ensin aika ja kerää sitten syvyys. Varannut asiakas täyttää todennäköisemmin jatkolomakkeen kuin kävijä, joka vielä pohtii sitoutumista.
Monivaiheiset lomakkeet vähentävät koettua vaivaa. Jaa 15 kysymystä kolmelle näytölle viiden kysymyksen ryhmissä, ja täyttöasteet nousevat. Lue yksivaiheiset ja monivaiheiset lomakkeet saadaksesi ohjeita siihen, milloin kentät kannattaa jakaa vaiheisiin.
Yhdistä esitietovastaukset varaustietueeseen järjestelmässäsi. Henkilökunnan pitäisi nähdä lähetetyt esitiedot tapaamisen tietonäytöllä, ei erillisessä postilaatikossa, jonka he voivat ohittaa.
Näin luot asiakkaan esitietolomakkeen varauksille
Vaihe yksi: auditoi nykyinen paperinen tai PDF-esitietolomakkeesi. Listaa jokainen kenttä ja merkitse se pakolliseksi tai valinnaiseksi. Poista kaikki, mitä et ole käyttänyt viimeisen kuuden kuukauden tapaamisissa.
Vaihe kaksi: ryhmittele toisiinsa liittyvät kentät. Yhteystiedot yhteen osioon, käynnin syy toiseen ja suostumukset loppuun. Loogiset ryhmät tuntuvat nopeammilta, vaikka kenttien määrä pysyy samana.
Vaihe kolme: kirjoita selkokieliset nimet. ”Pääasiallinen huolenaihe” voittaa sanan ”Esittävä valitus”. Asiakkaat eivät tunne sisäistä terminologiaasi.
Vaihe neljä: lisää ehdollinen logiikka, jos siitä on hyötyä. Näytä allergiatiedot vain, kun joku valitsee allergioille ”Kyllä”. Ehdolliset kentät pitävät lomakkeet lyhyempinä useimmille. Luku ehdollisen logiikan lomakkeet selittää, miten haarautuminen toimii.
Vaihe viisi: linkitä lomake vahvistussähköpostistasi selkeällä määräajalla. ”Täytä esitiedot ennen käyntiäsi” asettaa odotuksen kuulostamatta rankaisevalta.
Yleiset lomakkeiden suunnitteluperiaatteet pätevät tässäkin. Opas varaus- ja ajanvarauslomakkeista käsittelee ajanvaraukseen liittyviä kenttävalintoja.
Kun esitiedot toimivat kahdenkeskisille tapaamisille, laajenna sama ajattelu ryhmäilmoittautumisiin. Seuraava luku miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen käsittelee usean osallistujan virrat.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta kenttää varauksen esitietolomakkeessa pitäisi olla?
Itse varausvaiheessa pysy mahdollisuuksien mukaan alle kuudessa kentässä. Siirrä yksityiskohtaiset esitiedot varauksen jälkeiseen lomakkeeseen. Esitietojen kokonaismäärä voi olla pidempi, jos asiakkaat täyttävät ne aikansa varmistamisen jälkeen.
Pitäisikö esitietolomakkeiden vaatia allekirjoitus?
Digitaaliset suostumusvalintaruudut toimivat useimmille käytännöille. Kirjoitetut allekirjoitukset tai sähköisen allekirjoituksen työkalut lisäävät kitkaa mutta voivat olla pakollisia tietyille oikeudellisille asiakirjoille. Sovita menetelmä vaatimustenmukaisuustarpeisiisi.
Voiko WEMASY yhdistää esitietolomakkeet varausvirtaani?
WEMASYn lomakkeet liitetään varaussivuihin ja vahvistuksen jatkoviesteihin sivustonrakentajassa. Lähetykset linkittyvät tapaamistietueeseen, joten tiimisi näkee vastaukset ennen asiakkaan saapumista.
Miten hoidan esitiedot palaaville asiakkaille?
Esitäytä tunnetut kentät aiemmista käynneistä ja kysy vain, mikä on muuttunut. Palaavat asiakkaat, jotka kirjoittavat koko historiansa uudelleen joka käynnillä, turhautuvat nopeasti. Tallenna tiedot turvallisesti ja päivitä ne vähitellen.
Missä arkaluonteiset esitiedot pitäisi säilyttää?
Käytä salattua tallennustilaa varaus- tai lomakejärjestelmässäsi tavallisten sähköposti-ilmoitusten sijaan arkaluonteisille vastauksille. Rajoita henkilökunnan pääsy rooleihin, jotka tarvitsevat tiedot tapaamista varten.
Mitä tapahtuu, jos asiakas ohittaa esitietolomakkeen?
Lähetä muistutussähköposteja esitietolinkillä 48 ja 24 tuntia ennen käyntiä. Merkitse puutteelliset esitiedot henkilökunnan aikatauluun, jotta tiimisi voi seurata asiaa sisäänkirjautumisessa. Jotkin vastaanotot estävät tietyt palvelut, kunnes esitiedot on täytetty.