Kuvittele pyörittäväsi palveluyritystä, jossa varaukset tulevat viiden eri kanavan kautta. Yksi asiakas lähettää tekstiviestin. Toinen sähköpostia. Joku kolmas kysyy sosiaalisessa mediassa, milloin sinulla on aikaa. Vaihdat sovelluksesta toiseen, vierität viestejä ja yrität muistaa, kuka on vahvistanut ja kuka vielä odottaa. Tuossa kaaoksessa mahdollinen varaus livahtaa käsistä.
Varauslomake verkkosivustollasi lopettaa tämän kitkan. Kävijät valitsevat päivän ja ajan, syöttävät tietonsa, ja aika on varattu. Ei edestakaista viestittelyä. Ei tuplavarauksia. Ei epävarmuutta siitä, onko henkilö oikeasti tulossa.
Mikä on varauslomake?
Varauslomake on lomake, jolla kävijät varaavat ajan suoraan verkkosivustoltasi. Se näyttää reaaliaikaisen saatavuuden, antaa heidän valita itselleen sopivan ajan ja lähettää välittömät vahvistukset kummallekin osapuolelle. Heti kun he lähettävät lomakkeen, aika on lukittu.
Tyyppejä on kaksi. Ajanvarauspyyntölomake antaa kävijöiden ehdottaa aikaa ja odottaa vahvistustasi. Täysi varauslomake (tai verkkovarauslomake) näyttää todelliset vapaat ajat ja vahvistaa varauksen heti. Useimmille palveluyrityksille välitön vahvistus konvertoi paremmin. Kävijä kokee, että hänen aikaansa kunnioitetaan, ja sinä saat heti selvyyden siitä, kuka on tulossa.
Mitä varauslomakkeen pitäisi sisältää?
Pidä lomake keskittyneenä siihen, mitä tarvitset hyvän tapaamisen toteuttamiseen.
1. Palvelu tai tapaamisen tyyppi
Jos tarjoat useampaa kuin yhtä palvelua, pudotusvalikko antaa kävijöiden valita, mitä he varaavat. Tämä on tärkeää, koska eri palvelut vievät eri määrän aikaa. Hiustenleikkaus on 30 minuuttia. Konsultaatio on tunti. Lomake näyttää vain kyseisen palvelutyypin vapaat ajat.
2. Päivän ja ajan valinta
Kalenterivalitsin tai päivämäärävalitsin, josta he valitsevat, milloin haluavat tulla. Vain vapaiden aikojen näyttäminen estää tuplavaraukset ja poistaa turhautumisen, kun valitaan aika, joka ei käy. Reaaliaikaisen saatavuuden integraatio lisää konversiota. Tutkimusten mukaan mitä nopeammin joku voi täyttää lomakkeen, sitä korkeampi täyttöaste on.
3. Nimi ja yhteystiedot
Sinun täytyy tietää, kuka on tulossa ja miten hänet tavoittaa, jos jokin muuttuu. Nimi, sähköposti ja puhelinnumero kattavat perusasiat. Puhelinnumero on tärkeä ajanvarausmuistutuksia varten.
4. Erityistoiveet tai huomautukset (valinnainen)
Tekstikenttä, johon he voivat mainita kaiken olennaisen. "Ensimmäinen käyntini", "Tarvitsen pyörätuoliyhteyden" tai "Toivon aamuaikaa" auttavat sinua valmistautumaan ja näyttävät asiakkaille, että välität heidän kokemuksestaan.
Miksi varauslomakkeet vaikuttavat suoraan tuloihisi
Jos ajanvaraukset ovat tapasi ansaita, varauslomake poistaa kitkaa konversioprosessista.
1. Tavoitat liidit, kun aikomus on kuuma
Kun jonkun täytyy soittaa tai lähettää sähköpostia varatakseen, jokainen viive on mahdollisuus muuttaa mieltä tai soittaa kilpailijalle. Lomake, jonka he täyttävät juuri nyt, tarkoittaa sitoutumista juuri nyt. Lämpimät liidit sulkeutuvat nopeammin kuin kylmät.
2. Kalenterisi täyttyy itsestään
Ei enää manuaalista aikataulun hallintaa. Kävijät varaavat, aika sulkeutuu automaattisesti, ja kaikki synkronoituu kalenteriisi. Ei taulukkolaskentaa. Ei arvailua siitä, kuka on vahvistanut.
3. Poisjäännit vähenevät merkittävästi
Kun joku täyttää lomakkeen ja valitsee tietyn ajan, hän kokee olevansa sitoutuneempi kuin jos hän sanoisi sivuuttaen "palaan asiaan". Lisää automaattinen muistutussähköposti päivää ennen tapaamista, ja poisjäännit vähenevät 30-40 prosenttia. Ihmiset unohtavat. Muistutus tuo heidät takaisin.
4. Seurantatyö vähenee
Ilman varauslomaketta käytät aikaa saatavuuden vahvistamiseen, aikojen edestakaiseen sopimiseen ja yksityiskohtien selventämiseen. Hyvä lomake hoitaa kaiken tämän yhdessä vuorovaikutuksessa. Vastaat päteviin varauksiin, et loputtomiin sähköpostiketjuihin.
Varauslomakkeen kenttien määrä ja konversio
Kenttien määrä vaikuttaa suoraan siihen, täyttävätkö ihmiset lomakkeen loppuun. Kolmen kentän lomake konvertoi 25 prosentin asteella. Lisää kuusi kenttää ja katso konversion putoavan 15 prosenttiin. Jokainen lisäkenttä maksaa sinulle täyttöjä.
Varauslomakkeissa tämä tarkoittaa: kysy vain se, mitä todella tarvitset tapaamisen toteuttamiseen. Jos haluat tietää koko osoitteen, täydellisen puhelinnumeron ja äidin tyttönimen, menetät varauksia. Kerää olennaisimmat tiedot varauslomakkeessa itsessään. Käytä seurantasähköpostia lisätietojen saamiseen myöhemmin.
Mobiilioptimointi on tärkeää varauslomakkeissa
Yli puolet kävijöistäsi käyttää mobiililaitteita. Varauslomake, joka toimii upeasti tietokoneella mutta on vaikea käyttää puhelimella, menettää varauksia. Päivämäärävalitsimien täytyy olla kosketusystävällisiä. Painikkeiden täytyy olla riittävän isoja napautettaviksi ohi osumatta. Tekstikentissä täytyy olla kunnolliset välit.
Testaa varauslomakkeesi omalla puhelimellasi. Jos et itse täyttäisi sitä, koska se on kömpelö mobiilissa, eivät kävijäsikään. Mobiilioptimoitu lomake konvertoi 30-50 prosenttia paremmin kuin tietokoneelle keskittyvä.
Miten varauslomakkeet liittyvät muuhun järjestelmääsi
Varauslomake ei ole saareke. Kun joku lähettää sen, asioiden pitäisi tapahtua automaattisesti.
Kalenterin synkronointi
Lomakkeen pitäisi synkronoitua kalenterijärjestelmäsi kanssa (Google Calendar, muu kalenteripalvelu tai erillinen ajanvaraustyökalu). Kun varaat itsellesi aikaa henkilökohtaiseen kalenteriisi, lomake piilottaa nuo ajat. Kun hyväksyt tapaamisen varausjärjestelmän kautta, se lisätään kalenteriisi. Näin vältät ristiriidat ilman, että teet mitään.
Vahvistussähköpostit
Heti kun he varaavat, he saavat sähköpostivahvistuksen, jossa on aika, paikka ja mahdolliset seuraavat vaiheet. Saat myös ilmoituksen. Tämä luo vastuun kummallekin osapuolelle.
Muistutukset ja seuranta
Automaattiset muistutussähköpostit päivää ennen (tai muutamaa tuntia ennen) vähentävät poisjääntejä dramaattisesti. Jotkin järjestelmät lähettävät myös tekstiviestimuistutuksia tai push-ilmoituksia. Yksinkertainen "Tapaamisesi on huomenna kello 14" toimii. Ihmiset unohtavat, muistutukset tuovat heidät takaisin.
CRM- ja sähköpostiintegraatio
Varaava kävijä muuttuu yhteystiedoksi CRM-järjestelmässäsi. Voit segmentoida heidät palvelutyypin, varaustiheyden tai minkä tahansa lomakkeella keräämäsi tiedon mukaan. Näin varauslomakkeen data muuttuu listaksi, jota voit hoitaa ajan mittaan. He varasivat kerran. Sähköpostilla heistä voi tulla vakioasiakkaita.
Peruutusten ja uudelleenajoitusten hoitaminen
Vahvistussähköpostin pitäisi kertoa kävijöille, miten peruuttaa tai ajoittaa uudelleen. Jotkin järjestelmät antavat heidän hallita omia varauksiaan vahvistuksen linkin kautta. Tämä pitää asiat omatoimisina ja vähentää käsin tehtävää työtä.
Käytä selkeää kieltä: "Täytyykö ajoittaa uudelleen? Klikkaa tästä" ja "Haluatko peruuttaa? Vastaa tähän sähköpostiin tai klikkaa tästä." Mitä helpompaa teet sen, sitä todennäköisemmin he ajoittavat uudelleen sen sijaan, että vain jättäisivät tulematta.
Eri palvelut, eri kestot, eri saatavuus
Jos tarjoat 30 minuutin palvelua ja 90 minuutin palvelua, saatavuutesi kummallekin on erilainen. Varauslomake voi käyttää ehtologiikkaa näyttääkseen oikeat ajat valitun palvelun perusteella. He valitsevat palvelun ensin. Kalenteri päivittyy näyttämään vain ajat, jotka sopivat kyseiselle kestolle. Tämä estää epäsopivuudet ja sekaannukset.
WEMASYn lomakerakennin tukee ehtologiikkaa, joten lomake mukautuu valintojen mukaan. Sama lomake voi hoitaa useita palveluita ilman erillisten lomakkeiden tekemistä.
Milloin varauslomake riittää ja milloin tarvitset enemmän
Monelle pienelle palveluyritykselle hyvin tehty varauslomake verkkosivustolla hoitaa homman kokonaan. Saat kävijän tiedot, toivotun ajan ja vahvistuksen. Valmis.
Erillinen varausjärjestelmä (erillinen ajanvaraustyökalu) on hyödyllinen, kun tarvitset edistyneitä ominaisuuksia, kuten automaattisia jonotuslistoja, henkilökunnan osoitusta (kenen tiimin jäsenen pitäisi hoitaa tämä varaus?) tai maksun keräämistä etukäteen. Suoraviivaiseen ajanvaraukseen riittää lomake verkkosivustollasi muutamalla integraatiolla.