Tuleeko kukaan oikeasti paikalle? Ilmoitit työpajan kolme viikkoa etukäteen. Kiinnostus vaikutti keskusteluissa vahvalta, mutta ilmoittautumislistasi oli jaettu asiakirjalinkki, jota puolet yleisöstäsi ei koskaan avannut.
Verkkosivusi tapahtumailmoittautumislomake muuttaa epämääräisen kiinnostuksen lasketuiksi paikoiksi. Tiedät tarkalleen, kuka on tulossa, kuinka monta paikkaa on jäljellä ja mitä kukin osallistuja tarvitsee ennen tapahtuman alkua. Tässä kerrotaan, miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen kursseille, työpajoille ja ryhmävarauksille.
Mitä tapahtumailmoittautumislomake tekee
Tapahtumailmoittautumislomake on jäsennelty ilmoittautumissivu, joka on sidottu tiettyyn tapahtumaan, päivään tai toistuvaan kurssiin. Se kerää osallistujien yhteystiedot, lippumäärän, valinnaiset lisät ja valmistautumiseen tarvitsemasi kentät.
Toisin kuin kahdenkeskinen ajanvarausvirta, tapahtumalomakkeet hoitavat usein useita osallistujia lähetystä kohti ja valvovat paikkarajoja. Kun viimeinen paikka täyttyy, lomakkeen pitäisi sulkeutua tai näyttää jonotuslistavaihtoehto automaattisesti.
Tapahtumailmoittautumisilla on samat perusteet kuin yleisillä verkkosivulomakkeilla, mutta niihin lisätään tapahtumakohtaiset säännöt. Luku verkkosivulomakkeet selittää perustan. Tämä luku lisää tapahtumakerroksen sen päälle.
Näin luot tapahtumailmoittautumislomakkeen
Vaihe yksi: määritä tapahtuman tiedot ennen lomakkeen rakentamista. Otsikko, päivämäärä, kellonaika, sijainti, paikkamäärä, hinta ja hyvityskäytäntö pitäisi päättää etukäteen. Nämä tiedot näkyvät lomakkeen ylätunnisteessa ja vahvistussähköpostissa.
Vaihe kaksi: valitse olennaiset kentät. Nimi ja sähköposti ovat vähimmäisvaatimus. Lisää puhelinnumero päivän yhteydenpitoa varten. Kysy ruokavaliorajoituksista tai esteettömyystarpeista vain, kun tapahtumasi todella sitä vaatii.
Vaihe kolme: aseta paikka- ja jonotuslistasäännöt. Näytä jäljellä olevat paikat, kun niukkuus aidosti kiirehtii. Tekaistu niukkuus heikentää luottamusta. Sulje ilmoittautuminen täyden paikkamäärän kohdalla ja tarjoa jonotuslistan keruu ylimääräiselle kiinnostukselle.
Vaihe neljä: yhdistä maksu, jos tapahtuma on maksullinen. Kerää maksu ilmoittautumisen yhteydessä jälkikäteislaskutuksen sijaan. Maksullisilla ilmoittautumisilla on matalampi poisjääntiaste kuin maksuttomilla ilmoittautumisilla, joihin ei liity sitoumusta.
Vaihe viisi: laukaise vahvistus heti. Lähetä tapahtuman tiedot, kalenterilinkki ja hyvityskäytäntö vahvistussähköpostissa. Ryhmätapahtumat tarvitsevat selkeät saapumisohjeet, koska osallistujat tuovat usein vieraita tai saapuvat ryhmissä.
Verkkotapahtumailmoittautumislomakkeen suunnitteluvinkit
Aloita tapahtuman arvolupauksella lomakkeen yläpuolella. Päivämäärä, aihe ja ohjaajan nimi auttavat kävijöitä varmistamaan, että he ilmoittautuvat oikeaan tilaisuuteen ennen henkilötietojen syöttämistä.
Näytä sosiaalinen todiste, kun sitä on. ”12 paikkaa jäljellä” tai ”Loppuunmyyty viime kuussa” antaa kontekstia ilman mainoskieltä. Oikeat luvut voittavat epämääräiset kiireväitteet.
Toistuvilla kursseilla anna ilmoittautujien valita tietty tilaisuuden päivä listasta sen sijaan, että rakentaisit erillisen lomakkeen jokaiselle kerralle. Yksi lomake päivämäärävalitsimella skaalautuu paremmin kuin kaksoiskappaleet sivuista.
Kerää vieraiden nimet, kun liput kattavat useita ihmisiä. Määräkenttä ilman vieraiden tietoja jättää sinut arvailemaan osallistujamäärää ja valmistautumista.
Tarkista ilmoittautumiset päivittäin tapahtuman lähestyessä. Vie osallistujalistat sisäänkirjautumista varten ja lähetä muistutus 24 tuntia ennen alkua. Muistutusviestit käyttävät samaa vahvistusinfrastruktuuria kuin tämän moduulin aiemmat luvut.
Jos tapahtumasi vaativat yksityiskohtaisia ennakkotietoja, yhdistä tämä lomake kohdan asiakkaan esitietolomakkeet varauksille malleihin. Maksulliset tapahtumat voivat tarvita myös kohdassa miten otat käyttöön varausten maksuyhdyskäytävän käsitellyn maksujen käyttöönoton.
Usein kysytyt kysymykset
Pitäisikö tapahtumailmoittautumislomakkeiden olla erillään ajanvarauksesta?
Kyllä, useimmissa tapauksissa. Tapaamisissa valitaan aika yhdeltä palveluntarjoajalta. Tapahtumissa myydään paikkoja kiinteälle päivälle. Molempien sekoittaminen yhteen lomakkeeseen hämmentää kävijöitä. Linkitä niiden välillä navigaatiostasi, kun tarjoat molempia.
Miten hoidan maksuttomat ja maksulliset tapahtumailmoittautumiset?
Maksuttomatkin tapahtumat hyötyvät ilmoittautumisesta paikkamäärän hallitsemiseksi. Maksullisten tapahtumien pitäisi kerätä maksu samassa virrassa. Maksuttomat lomakkeet ilman vahvistusvaihetta houkuttelevat ilmoittautumisia ihmisiltä, jotka eivät aio osallistua.
Voinko upottaa tapahtumailmoittautumislomakkeen verkkosivulleni?
Upota lomake tapahtuman laskeutumissivulle tai linkitä omaan ilmoittautumisosoitteeseen. WEMASYn sivustonrakentajassa voit rakentaa tapahtumasivut ja ilmoittautumislomakkeet ilman erillisiä työkaluja.
Mitkä kentät kuuluvat työpajan ilmoittautumislomakkeeseen?
Ydinkentät ovat nimi, sähköposti ja tilaisuuden päivä. Lisää kokemustaso tai tavoitteet vain, kun ohjaaja käyttää tietoa materiaalien valmisteluun. Jätä pois kentät, joihin et koskaan viittaa tapahtuman päätyttyä.
Pitäisikö hyvitykset tarjota ilmoittautumislomakkeen kautta?
Kerro hyvityskäytäntö lomakesivulla ja vahvistussähköpostissa. Linkitä peruutusprosessiin sen sijaan, että piilotat käytäntötekstin ehtoihin, joita kukaan ei lue. Selkeät käytännöt vähentävät riitasähköposteja tapahtuman jälkeen.
Miten jonotuslistat toimivat loppuunmyydyissä tapahtumissa?
Kun paikat täyttyvät, vaihda lomake jonotuslistatilaan. Kerää nimi ja sähköposti veloittamatta. Ilmoita jonotuslistalla oleville automaattisesti, kun paikka vapautuu. Jonotuslistan käsin seuranta taulukoissa pettää, kun määrä kasvaa.