Kuka lähettää muistutusviestit nykyisin? Onko se vastaanottovirkailija asiakkaiden kirjaamisen välissä vai kukaan, koska päivä kävi liian kiireiseksi? Kun muistutukset riippuvat siitä, kenellä on vapaa käsi, iltapäivän asiakkaat eivät usein kuule mitään.
Ajanvarausmuistutussovellus poistaa tämän arpapelin. Muistutusohjelmisto seuraa aikataulua ja lähettää viestit määrittelemiisi aikoihin. Muistutussovellus yleensä yhdistetään varauskalenteriin, se hakee asiakkaiden yhteystiedot ja käyttää jo tekemiäsi pohjia. Tässä kerrotaan, miten käytät sellaista luomatta toista aikataulua, jota henkilökunnan pitäisi ylläpitää.
Mitä ajanvarausmuistutussovellus tekee
Muistutussovellukset sijaitsevat kalenterisi ja viestikanaviesi välissä. Kun varaus vahvistetaan, sovellus asettaa muistutukset jonoon myöhempää lähetystä varten. Kun laukaisuaika koittaa, se lähettää tekstiviestin tai sähköpostin ilman käsin tehtyä toimintaa.
Useimmat muistutusohjelmistot kirjaavat myös toimituksen tilan. Näet, mitkä viestit menivät perille, mitkä palautuivat ja mitkä asiakkaat vahvistivat vastauslinkin kautta.
Jotkin sovellukset ovat erillisiä. Toiset ovat moduuleja laajemmissa ajanvarausohjelmissa. Erilliset sovellukset toimivat, kun kalenterisi on jo muualla. Integroitu muistutusohjelmisto vähentää synkronointivirheitä, koska varaukset ja viestit jakavat saman tietokannan.
Miten otat ajanvarausmuistutussovelluksen käyttöön
Vaihe yksi: yhdistä kalenterisi tai ajanvarausjärjestelmäsi. Tuo olemassa olevat varaukset tai aloita alusta, jotta jokainen tuleva aika siirtyy muistutusjonoon automaattisesti.
Vaihe kaksi: tuo tai tarkista asiakkaiden puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Virheelliset numerot tuhlaavat lähetyksiä ja ärsyttävät asiakkaita, jotka eivät koskaan saa hälytyksiä.
Vaihe kolme: liitä pohjasi kohdasta miten teet ajanvarausmuistutuksen pohjan. Yhdistä paikkamerkit varauskenttiin, jotta nimet ja ajat täyttyvät oikein.
Vaihe neljä: määritä lähetysajat. Yleisiä valintoja ovat seitsemänkymmentäkaksi tuntia, kaksikymmentäneljä tuntia ja kaksi tuntia ennen alkua. Säädä niitä no-show-tapausten mallin mukaan.
Vaihe viisi: tee testivarauksia omilla yhteystiedoillasi. Varmista muotoilu, linkit ja aikavyöhykkeiden käsittely ennen kuin asiakkaat saavat oikeita viestejä.
Muistutussovellusten käyttö asiakkaita hukuttamatta
Rajaa viestien määrä yhtä aikaa kohden. Kolme hyvin ajoitettua muistutusta voittaa kuusi samanlaista saman aamun aikana.
Kunnioita kieltäytymispyyntöjä viipymättä. Asiakkaat, jotka kieltäytyvät tekstiviesteistä, voivat silti saada sähköpostia, jos niin haluavat, tai ei mitään, jos he kieltäytyivät kokonaan.
Tarkista raportit kuukausittain. Nousevat palautusluvut tai laskevat vahvistusosuudet kertovat pohjien kyllästymisestä tai huonoista yhteystiedoista.
Muistutussovellukset toimivat parhaiten kohdan mikä on ajanvarausohjelmisto ajanvarauspohjan rinnalla. Kun olet valmis täyteen automaatioon, lue seuraavaksi mikä on automaattinen ajanvarausmuistutusjärjestelmä.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko erillisen muistutussovelluksen, jos minulla on jo ajanvarausohjelmisto?
Monissa ajanvarausohjelmissa on sisäänrakennetut muistutukset. Erillinen muistutussovellus on järkevä, kun kalenterisi on yhdessä paikassa ja viestiominaisuudet ovat heikot. Vältä kaksoislähetykset poistamalla muistutukset käytöstä toisesta järjestelmästä.
Voivatko muistutussovellukset lähettää sekä tekstiviestin että sähköpostin samasta ajasta?
Monikanavaiset sarjat ovat yleisiä. Sähköposti kantaa pitkät valmisteluohjeet, kun tekstiviesti tuo lyhyen samana päivänä lähetettävän muistutuksen. Anna asiakkaiden valita haluamansa kanava, kun se on mahdollista, jotta kaksoishälytyksiä tulee vähemmän.
Miten muistutussovellukset käsittelevät siirretyt ajat?
Hyvin integroitu muistutusohjelmisto peruu vanhan ajan odottavat viestit ja ajastaa uudet, kun varaus muuttuu. Testaa siirtojen kulku käyttöönoton aikana, koska vanhentuneet muistutukset hämmentävät asiakkaita nopeasti.
Voinko käyttää muistutussovelluksia WEMASY-sivustoni varausten kanssa?
Yhdistä muistutusten työnkulku samaan kalenteriin, joka vastaanottaa verkkovaraukset. WEMASYn avulla voit julkaista ajanvaraussivuja sivustonrakentajalla, jolloin sivuston varaukset siirtyvät muistutusjonoon, jota sovelluksesi seuraa.
Onko tekstiviestimuistutusten lähettämiselle lakisääteisiä sääntöjä?
Yritysten tarvitsee yleensä saada suostumus ennen markkinointisisällön lähettämistä tekstiviestillä. Olemassa olevia aikoja koskevat tapahtumaperusteiset muistutukset noudattavat eri sääntöjä kuin mainosviestit. Kirjaa suostumus varaushetkellä ja lisää pohjiin kieltäytymisohje.
Mitä minun kannattaa lukea muistutussovelluksen käyttöönoton jälkeen?
Jatka lukuun miten lähetät ajanvarausmuistutuksen tekstiviestit, josta saat lähetyksen yksityiskohdat. Terveydenhuollon tiimien kannattaa lukea myös mikä on potilaan ajanvarausmuistutusjärjestelmä.