Muistutusten lähettäminen käsin ei skaalaudu yli kahteentoista päivittäiseen aikaan. Kun tiimisi kopioi saman viestin viidentoista keskusteluun, joku lähettää väärän ajan väärälle asiakkaalle.
Automaattinen lähetys korjaa tämän virhetilanteen. Muistutus-SMS:n lähetyksen työnkulut hakevat varaustiedot, yhdistävät ne pohjaasi ja lähettävät viestit määrittelemäsi aikataulun mukaan. Esimerkkimuistutus voisi kuulua: Muistutus: hiustenleikkuusi Studio Ninessä on perjantaina klo 16, Main St 88. Vastaa C vahvistaaksesi. Tässä kerrotaan, miten lähetät nämä viestit luotettavasti käyttöönotosta lanseeraukseen.
Mitä tarvitset ennen muistutusviestien lähettämistä
Kalenteri tai ajanvarausjärjestelmä, jossa on oikeat asiakkaiden puhelinnumerot, on perusta. Heikko yhteystietodata tuottaa palautuneita lähetyksiä ja vihaisia asiakkaita, jotka eivät koskaan saaneet muistutusta.
Kirjoitetut pohjat tulevat seuraavaksi. Käytä kohdasta miten kirjoitat ajanvarausmuistutuksen tekstiviestit löytyviä malleja ja tallenna ne ajanvarausmuistutuksen pohjiin.
Tekstiviestien lähetyskanava täydentää kokonaisuuden. Se voi olla rakennettu ajanvaraustyökaluusi tai yhdistetty muistutussovelluksen kautta.
Miten lähetät ajanvarausmuistutuksen tekstiviestit vaihe vaiheelta
Määritä lähettäjän tunnus. Asiakkaiden pitäisi nähdä yrityksesi nimi tai tunnistettu numero, ei satunnaista lyhytnumeroa ilman asiayhteyttä.
Yhdistä pohjan paikkamerkit varauskenttiin. Asiakkaan nimen, päivän, kellonajan, palvelun ja paikan täytyy täyttyä automaattisesti jokaisessa lähetyksessä.
Aseta laukaisusäännöt. Esimerkki: lähetä kaksikymmentäneljä tuntia ennen alkua kaikille palveluille sekä kaksi tuntia ennen niille luokille, joissa no-show-tapauksia on paljon.
Ota vahvistus- tai siirtolinkit käyttöön, kun ne ovat tuettuja. Automaattiset tekstiviestimuistutukset yhden painalluksen vahvistuksella vähentävät viime hetken tyhjiä aikoja.
Testaa ensin sisäisillä varauksilla. Varaa keksittyjä aikoja eri päiville ja palveluille. Varmista, että jokainen laukaisu toimii oikeaan aikaan oikealla muotoilulla.
Ota käyttöön vähitellen. Aloita yhdellä palvelulinjalla tai yhden palveluntarjoajan kalenterilla, ennen kuin otat muistutukset käyttöön koko toiminnassa.
Tekstimuistutusten toimituksen seuranta ja parantaminen
Seuraa toimitusvirheitä viikoittain. Väärät maakoodit ja lankaliittymät, jotka eivät voi vastaanottaa tekstiviestejä, ovat yleisiä syitä.
Vertaa no-show-osuuksia ennen automaatiota ja sen jälkeen. Jos luvut pysyvät ennallaan, säädä ajoitusta tai lisää toinen yhteydenotto äläkä lähetä kovaäänisempiä viestejä.
Pidä käsin tehtävä ohitus saatavilla. Henkilökunnan pitäisi voida lähettää henkilökohtainen viesti, kun tärkeä asiakas tarvitsee erityistä huomiota.
Lähettäminen liittyy muistutusten laajempiin perusteluihin kohdassa miten ajanvarausmuistutukset vähentävät no-show-tapauksia. Itsestään pyöriviä sarjoja varten tutustu seuraavaksi automaattisiin ajanvarausmuistutusjärjestelmiin.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko lähettää ajanvarausmuistutuksen tekstiviestit käsin ilman ohjelmistoa?
Käsin lähetys toimii hyvin pienillä määrillä, mutta alkaa pettää nopeasti varausten kasvaessa. Kopiointivirheet ja ohi menneet ajat maksavat enemmän kuin perusautomaatio. Jopa yksinkertainen muistutussovellus on parempi kuin viestittely henkilökohtaisesta puhelimesta.
Mitä ajanvarausmuistutuksen tekstiviestiesimerkin pitäisi sisältää?
Yrityksen nimi, päivä, kellonaika, paikka tai linkki ja yksi toiminto, kuten vahvista tai soita siirtääksesi. Pidä esimerkit yhden näytön mittaisina. Pitkä käytäntöteksti kuuluu sähköpostiin, ei tekstiviestiin.
Miten vältän muistutusten lähettämisen peruutetuista ajoista?
Muistutusten lähetysten täytyy peruuntua, kun varauksen tila muuttuu. Verkkosivun varausten ja muistutustyökalun kaksisuuntainen kalenterisynkronointi estää viestit ajoista, joita ei enää ole. Testaa peruutukset käyttöönoton aikana.
Voivatko verkkosivun varaukset käynnistää tekstimuistutukset automaattisesti?
Verkkovarausten pitäisi päätyä samaan kalenteriin, jota muistutusjärjestelmäsi seuraa. WEMASY auttaa sinua yhdistämään sivustonrakentajalla tehdyt varaussivut automaattisiin tekstisarjoihin, jolloin jokainen verkkovaraus saa saman muistutuskohtelun kuin puhelinvaraus.
Pitäisikö muistutuksia lähettää viikonloppuna maanantain ajoille?
Perjantaina lähetetyt muistutukset maanantain käynneille toimivat usein hyvin, koska asiakkaat suunnittelevat viikkoaan viikonloppuna. Vältä myöhäisillan lähetyksiä, jotka herättävät asiakkaita. Kunnioita hiljaisia tunteja, ellei yleisösi odota ympärivuorokautista palvelua.
Mitä minun kannattaa lukea seuraavaksi ajanvarausviestinnästä?
Lue miten teet ajanvarauksen vahvistussähköpostin, jotta saat valmiiksi käyntiä edeltävien ja sen jälkeisten viestien kokonaisuuden. Blogimme aiheesta vinkit varausten hallintaan ja no-show-tapausten välttämiseen tuo käytännön ideoita käytäntöihin.