Seitsemänkymmentäkolme prosenttia asiakkaista, jotka saavat selkeän vahvistuksen viiden minuutin kuluessa varauksesta, saapuu ajoissa. Luku tulee palveluyrityksiltä, jotka seurasivat no-show-tapauksia ennen vahvistussähköpostien tarkentamista ja sen jälkeen. Yritysten, jotka odottivat edellispäivään ennen kuin lähettivät mitään, tulokset olivat selvästi heikommat.
Ajanvarauksen vahvistussähköposti on varauksen ensimmäinen virallinen tallenne. Se saapuu postilaatikkoon heti, kun asiakas on valinnut ajan, ja asettaa odotukset ennen kuin muistutusviestit ottavat vastuun. Hyvä vahvistussähköpostin pohja sisältää päivän, kellonajan, paikan, valmisteluvaiheet ja peruutussäännöt selkeällä kielellä. Tässä kerrotaan, miten teet varausvahvistuksen sisällön, joka vähentää jännitystä ja no-show-tapauksia.
Mitä ajanvarauksen vahvistussähköpostin pitäisi sisältää
Aiherivi kertoo tarkoituksen selvästi. Vahvistettu: aikasi tiistaina 8. huhtikuuta voittaa epämääräisen Varauksesi on tehty.
Avausrivi kiittää asiakasta ja toistaa tärkeimmät tiedot. Nimi, palvelu, palveluntarjoaja, päivä, kellonaika ja osoite tai videolinkki kuuluvat ylös näkyviin.
Valmisteluosio luettelee, mitä ottaa mukaan, kuinka ajoissa saapua ja mitkä lomakkeet täytetään etukäteen. Linkitä ennakkotietolomakkeisiin sen sijaan, että upottaisit arkaluonteisia tietoja sähköpostin runkoon.
Käytäntöosio kattaa peruutusajat, siirtovaihtoehdot ja no-show-maksut kahdella tai kolmella virkkeellä. Asiakkaiden ei pitäisi etsiä sääntöjä sivustoltasi varauksen jälkeen.
Kalenteriliite tai lisää kalenteriin -painike auttaa asiakkaita tallentamaan käynnin omaan aikatauluunsa heti.
Miten teet ajanvarauksen vahvistussähköpostin pohjan
Kirjoita yksi pääpohja, jossa on paikkamerkit dynaamisille kentille. Asiakkaan nimen, palvelun, palveluntarjoajan, päivän, kellonajan ja paikan pitäisi yhdistyä automaattisesti varaustiedoista.
Tee variantit uusille ja palaaville asiakkaille. Uudet asiakkaat tarvitsevat pysäköintiohjeet ja ennakkotietolinkit. Palaavat asiakkaat tarvitsevat lyhyemmän viestin.
Sovita sävy brändiisi. Lastenklinikka kuulostaa erilaiselta kuin yritysneuvontayritys, mutta molempien pitäisi pysyä selkeinä eikä nokkelina.
Testaa näkyminen mobiililaitteilla. Useimmat asiakkaat avaavat vahvistussähköpostin ensin puhelimella. Yhden sarakkeen asettelut ja linkkien suuret napautuskohteet ovat tärkeitä.
Miten vahvistukset liittyvät muistutuksiin
Vahvistukset vastaavat kysymykseen mitä varasin heti toiminnon jälkeen. Muistutukset toistavat samat tiedot lähempänä käyntipäivää. Älä kopioi jokaista kappaletta. Vahvistukset voivat olla pidempiä. Muistutukset pysyvät lyhyempinä.
Käyttöönoton osio käsittelee liittyviä työnkulkuja kohdissa miten otat käyttöön ajanvarauksen vahvistussähköpostit ja miten teet varausvahvistuksen sähköpostin. Tämän osion muistutusluvut jatkavat seurantasarjasta.
Kun vahvistus toimii, määritä ajoitetut muistutukset ajanvarausmuistutuksen pohjilla, jotta asiakkaat kuulevat sinusta sekä varattaessa että ennen saapumista.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin ajanvarauksen vahvistussähköposti pitäisi lähettää?
Lähetä heti varauksen vahvistamisen jälkeen, varasiko asiakas verkossa vai kirjasiko henkilökunta ajan käsin. Viivästyneet vahvistukset aiheuttavat epäilyä ja lisäävät päällekkäisiä varausyrityksiä. Automaation pitäisi käynnistyä minuuteissa, ei tunneissa.
Pitäisikö vahvistussähköposteissa pyytää asiakkaita varmistamaan varauksensa?
Vahvistus- tai lisää kalenteriin -toiminto vahvistaa sitoutumista tuntumatta tyrkyltä. Jotkin vastaanotot pyytävät asiakkaita täyttämään ennakkotietolomakkeet samassa sähköpostissa. Pidä pakolliset toiminnot yhdessä tai kahdessa, jotta viesti pysyy silmäiltävänä.
Miten ajanvarauksen vahvistussähköpostin pohja eroaa muistutuspohjasta?
Vahvistukset iloitsevat varauksesta ja asettavat ensikertaiset odotukset. Muistutukset muistuttavat asiakkaita, jotka ovat jo sopineet tulevansa. Yhteiset paikkamerkit ovat sallittuja, mutta jokaisella pohjalla tarvitaan oma aiherivi ja pituus.
Voinko lähettää vahvistussähköposteja WEMASY-varaussivuiltani?
Vahvistussähköpostien pitäisi lähteä samasta järjestelmästä, joka tallentaa varauksen. WEMASY auttaa sinua julkaisemaan varausten kulut sivustonrakentajalla ja yhdistämään automaattiset viestit, jotka lähtevät, kun asiakkaat viimeistelevät varauksen verkossa.
Mitä terveydenhuollon vahvistussähköposteissa pitäisi välttää?
Kliinisissä vahvistuksissa arkaluonteiset tiedot pitäisi minimoida aiherivillä ja esikatselutekstissä. Ohjaa potilaat suojattuun portaaliin terveyshistorialomakkeita varten. Lue potilaan ajanvarausmuistutusjärjestelmistä liittyvistä yksityisyyskäytännöistä.
Mitä minun kannattaa lukea seuraavaksi vahvistussähköposteista?
Tutustu yritystason ajanvaraukseen, jos hallitset useita toimipisteitä. Tai palaa lukuun miten ajanvarausmuistutukset vähentävät no-show-tapauksia tiukentaaksesi seurantasarjaa.