Ajanvarausjärjestelmän parhaat käytännöt poisjääntien vähentämiseksi
1. Ota käyttöön muistutukset varauksille
Ihmiset eivät unohda varausta siksi, ettei heitä kiinnostaisi. He unohtavat, koska arki on liian kiireistä. Hyvin ajoitettu muistutus voi pelastaa ajan ennen kuin se menetetään. Muistutusten käyttöönotto on yksi yksinkertaisimmista vinkeistä yrityksille, jotka elävät varauksista. Automatisoi muistutukset, jotka kuulostavat ihmiseltä, äläkä anna AI:n kirjoittaa viestejä. Käytä henkilökohtaisia viestipohjia asiakkaidesi tavoittamiseen.
Varmista, että sävy puhuttelee eikä tunnu roskapostilta. Voit lähettää tekstiviestin edellisenä päivänä, lyhyen viestin kaksi tuntia ennen tai ystävällisen sähköpostin, jossa lukee ”Odotamme jo näkemistäsi.” Muutama fiksusti ajoitettu muistutus voi muuttaa unohtelevat asiakkaat täsmällisiksi. Yritykset, jotka automatisoivat tämän vaiheen, näkevät poisjääntien vähenevän selvästi jo ensimmäisen kuukauden aikana.
2. Varmista varaukset ennakkomaksulla
Osamaksu tai edullinen varausmaksu vähentää poisjääntejä ilman suurta vaivaa sinulta. Kun asiakas maksaa varauksesta, hän sitoutuu automaattisesti. Pienikin ennakkomaksu muuttaa ”ehkä” vastauksen ”kyllä”-vastaukseksi. Kun pyydät varauksen yhteydessä osamaksun tai palautettavan ennakkomaksun, satunnaiset klikkailijat karsiutuvat ja vakavasti otettavat asiakkaat pysyvät mukana.
3. Vaivaton varaus rakentaa sitoutumista
Monimutkainen varausprosessi saa ihmiset epäröimään jo ennen kuin he sitoutuvat. Yksi unohdetuimmista parhaista käytännöistä on yksinkertaisuus. Poisjäännin todennäköisyys on pienempi, kun asiakas varaa helposti, saa heti vahvistuksen ja voi ehkä lisätä varauksen kalenteriinsa yhdellä napautuksella.
Tässä asioita, jotka sinun kannattaa tehdä:
Pidä varausvaiheet ja varauslomake mahdollisimman lyhyinä.
Kysy vain tarvittavat tiedot. Jätä pois kaikki, mitä et tarvitse.
Lähetä vahvistusviesti heti varauksen jälkeen.
Anna mahdollisuus lisätä tapahtuma tai varaus kalenteriin.
4. Näytä reaaliaikainen saatavuus
Tiesitkö, että sekaannukset voivat johtaa poisjäänteihin? Kun kaksi tai useampi asiakas varaa saman ajan ja saapuu paikalle, vain toinen pääsee ja toinen joutuu lähtemään. Se turhauttaa, ja tällainen tilanne voi johtaa kiinnostuneen asiakkaan menettämiseen pysyvästi. Reaaliaikainen saatavuus tuo selkeyttä varaajalle.
Kun ihmiset näkevät tarkalleen, mitkä ajat ovat vapaina, valitsevat itselleen sopivan ajan ja saavat heti vahvistuksen, he sitoutuvat siihen henkisesti. Tämä tarkkuus luo selkeyttä, eivätkä asiakkaat, joille asia on selvä, katoa.
5. Ajan siirtäminen on parempi kuin poisjäänti
Kun suunnitelmat muuttuvat, useimmat varaajat eivät peru. He vain jäävät tulematta. Miten tämän korjaa? Anna heille mahdollisuus siirtää aika, josta he todennäköisesti jäisivät pois. Tämä on yksi tehokkaimmista vinkeistä yrityksille, jotka haluavat vähentää poisjääntejä menettämättä asiakasta kokonaan. Voit tarjota tämän vaihtoehdon lähettämissäsi muistutusviesteissä.
Yksi ”Siirrä aikaa” -painike vahvistusviestissä antaa helpon vaihtoehdon. Lyhyt lause kuten ”Etkö pääsekään? Valitse uusi aika, niin pidämme paikkasi.” saa asiakkaat todennäköisemmin siirtämään ajan kuin katoamaan.
6. Aseta selkeät varausehdot
Onko sinulla varausehdot? Kerro ne käyttäjille selkeästi. Kun asiakkaat eivät tiedä, mitä tapahtuu, jos he myöhästyvät, perivät viime hetkellä tai unohtavat tulla, he olettavat sen olevan ok. Kun ihmiset tietävät, että käytännöt ovat olemassa, he alkavat kunnioittaa aikatauluasi. 24 tunnin peruutusaika, myöhästymismaksut tai mitä tahansa ehdoissasi on, pitää kertoa etukäteen. Kun varaaja näkee ehdot ennen vahvistamista, hän ottaa sitoumuksen vakavammin. Selkeät ehdot ovat ajanvarausjärjestelmän parhaiden käytäntöjen perusta, ja ne suojaavat aikaasi ja tulojasi.
7. Personoi viestisi
Sivustollasi varaavat ihmiset eivät ole kaikki samanlaisia asiakkaita. Osa voi olla uskollisia asiakkaita, osa ensikertalaisia. Kaikki eivät tarvitse samanlaista muistutusta. Uskollinen asiakas voi tarvita vain kohteliaan muistutuksen, kun taas ensikertalainen voi hyötyä lämpimämmästä otteesta.
Kun ihmiset tuntevat, että muistat heidät, he kohtelevat varaamaansa aikaa harvemmin kuin mitä tahansa tapaamista. Käytä heidän nimeään, viittaa edelliseen käyntiin tai kiitä uudesta varauksesta. Pienet yksityiskohdat rakentavat tunnesidettä, ja se on paras mahdollinen takuu siitä, että asiakas saapuu.
8. Seuraa poisjääntejä nähdäksesi, mikä menee pieleen
Joskus poisjäännit johtuvat kuviosta, jota et ole vielä huomannut. Löydät sen seuraamalla asiakkaidesi poisjääntidataa. Ehkä maanantait epäonnistuvat aina, tai ehkä yksi palvelutyyppi houkuttelee viime hetken peruutuksia.
Et tiedä ennen kuin seuraat. Käy jääneet ajat läpi kuukausittain. Etsi trendejä aikaväleissä, asiakastyypeissä tai jopa työntekijöissä, joihin liittyy enemmän poisjääntejä. Joskus ratkaisu ei ole lisää muistutuksia. Se on tiettyjen kuvioiden välttäminen tai muuttaminen. Seuranta on yksi niistä vinkeistä, jotka maksavat itsensä nopeasti takaisin, koska data näyttää tarkalleen, missä ongelma on.
9. Muistuta asiakkaita, miksi varaus on heille tärkeä
Useimmat eivät jätä tulematta tahallaan. He vain unohtavat, miksi alun perin varasivat. Herätä tuo aikomus uudelleen. Kun asiakkaat tuntevat, että heitä odotetaan, he vastaavat saapumalla. Et vain muistuta heitä siitä, milloin tulla. Muistutat heitä siitä, miksi he halusivat tulla. Lyhyt viesti, joka nostaa esiin varauksen arvon, muuttaa tylsän muistutuksen syyksi saapua.
Tee varaamisesta helppoa asiakkaallesi ja itsellesi WEMASYlla
Nyt kun sinulla on toimintamalli varausten hallintaan kuin ammattilainen, tarvitset vain työkalun, joka hoitaa raskaan työn. Työkalun, joka pitää aikataulusi järjestyksessä, automatisoi muistutukset ja tekee asiakkaille todella helpoksi varata, siirtää aikaa tai saapua ajoissa.
Juuri tätä varten WEMASYn Varaukset ja ajanvaraukset -työkalu on tehty. Se on yksinkertainen kaikki yhdessä -järjestelmä, jossa asiakkaat varaavat verkossa, saavat heti vahvistuksen ja voivat jopa siirtää aikaa ilman viestien edestakaista vaihtoa. Integroitujen maksujen, joustavien varaussivujen ja älykkäiden ilmoitusten avulla vähennät poisjääntejä ja pysyt täyteen varattuna. Kokeile työkalua jo tänään.
Lisää varausten oikeasta käyttöönotosta löydät blogistamme kuka tarvitsee ajanvarausjärjestelmän. Jos haluat tietää, mitä kannattaa katsoa oikeaa ratkaisua valitessa, lue mitä ajanvarausjärjestelmältä kannattaa vaatia. Voit myös lukea, miten rakennat verkkosivuston, joka tukee liiketoimintasi tavoitteita.
Usein kysytyt kysymykset
Montako muistutusta minun pitäisi lähettää ennen varattua aikaa?
Kaksi tai kolme muistutusta toimii useimmille palveluyrityksille parhaiten. Lähetä ensimmäinen 24 tuntia ennen tapaamista, toinen 2 tuntia ennen ja halutessasi lyhyt vahvistus samana aamuna. Liian moni muistutus tuntuu tyrkyttämiseltä, liian harva jättää tilaa unohtamiselle. Testaa eri ajoituksia löytääksesi, mikä toimii yleisöllesi.
Pitäisikö minun periä ennakkomaksu poisjääntien vähentämiseksi?
Pieni ennakkomaksu tai osamaksu toimii hyvin arvokkaissa varauksissa, kuten konsultaatioissa, kylpylähoidoissa tai yksityistilaisuuksissa. Pienikin summa luo sitoutumisen tunteen, joka vähentää kevyin perustein tehtyjä varauksia. Edullisemmissa palveluissa selkeät peruutusehdot voivat toimia yhtä hyvin lisäämättä kitkaa varausprosessiin.
Mikä on paras kanava varausmuistutusten lähettämiseen?
Sähköposti toimii hyvin päiviä etukäteen tehdyissä varauksissa. Tekstiviestit ja viestisovellukset sopivat paremmin saman tai seuraavan päivän muistutuksiin, koska ne nähdään nopeammin. Paras tapa on yhdistelmä: ensin sähköpostivahvistus varauksen yhteydessä ja sitten lyhyt viesti lähempänä tapaamista. WEMASYn Varaukset ja ajanvaraukset -työkalu automatisoi tämän eri kanavissa.
Miten toimin asiakkaiden kanssa, jotka jäävät toistuvasti pois?
Seuraa, ketkä asiakkaat jättävät aikoja säännöllisesti väliin. Kahden tai kolmen poisjäännin jälkeen harkitse ennakkomaksua tuleviin varauksiin tai ylimääräisiä vahvistusvaiheita. Voit myös merkitä nämä asiakkaat järjestelmääsi, jotta tiimisi on valmistautunut. Tavoite on suojata aikatauluasi menettämättä asiakkaita, jotka aidosti haluavat palveluasi.
Voiko ajanvarausjärjestelmä oikeasti vähentää poisjääntejä?
Voi. Automaattiset muistutukset, helppo ajan siirtäminen ja ennakkomaksut yhdessä laskevat poisjääntien määrää. Yritykset, jotka siirtyvät käsin tehdystä aikataulutuksesta ajanvarausjärjestelmään, näkevät yleensä selvän vähennyksen jääneissä ajoissa jo ensimmäisten viikkojen aikana. Järjestelmä hoitaa seurannan, joten sinun ei tarvitse.
Lähettääkö WEMASYn Varaukset ja ajanvaraukset -työkalu automaattiset muistutukset?
Lähettää. WEMASYn Varaukset ja ajanvaraukset -työkalu lähettää automaattisen vahvistuksen varauksen yhteydessä ja muistutusilmoitukset ennen tapaamista. Voit muokata jokaisen muistutuksen ajoitusta ja viestiä. Järjestelmä antaa asiakkaiden myös siirtää aikaa suoraan muistutuksesta, mikä vähentää poisjääntejä ilman tiimisi käsityötä.
