Varausvahvistuksesi kuulostaa henkilökohtaiselta viestiltä. Maksukuittisi näyttää järjestelmähälytykseltä. Tapahtumailmoittautumisesi sähköposti käyttää vielä kolmatta muotoa. Asiakkaat huomaavat epäjohdonmukaisuuden, vaikka eivät sanoisi sitä ääneen.
Yhden vahvistussähköpostipohjan lähestymistapa tuo järjestystä näihin viesteihin. Määrität asettelun kerran ja sovellat sitä varauksille, tapaamisille ja maksuille keksimättä ulkoasua joka kerta uudelleen. Tässä kerrotaan, miten luot vahvistussähköpostipohjan, joka skaalautuu kaikkiin asiakaskontakteihisi.
Mikä tekee vahvistussähköpostipohjasta erilaisen
Vahvistussähköpostit ovat tapahtumaperusteisia, eivät mainoksia. Ne vahvistavat toimen, jonka asiakas on jo tehnyt. Lukijan tavoite on varmistaminen: ”Toimiko tämä? Mitkä ovat tiedot? Mitä seuraavaksi tapahtuu?”
Pohja määrittää rungon: ylätunniste logollasi, tilarivi, tietotaulukko, valinnaiset seuraavat askeleet ja alatunniste tukiyhteystiedoilla. Dynaamiset kentät vaihtavat sisään kunkin viestityypin erityistiedot.
Varausvahvistukset, tapaamisvahvistukset ja tilausvahvistukset jakavat tämän rungon. Ne eroavat siinä, mitkä kentät näkyvät. Varaus voi näyttää päivämäärän ja kellonajan. Tilaus näyttää tuotteet ja loppusumman. Kehys pysyy samana.
Näin luot vahvistussähköpostipohjan
Vaihe yksi: määritä perusasettelusi. Valitse yksisarakkeinen malli, joka näkyy hyvin mobiilissa. Aseta logosi yläreunaan ja vahvistuksen tila tavallisena tekstinä sen alle: ”Varauksesi on vahvistettu” tai ”Maksu vastaanotettu”.
Vaihe kaksi: rakenna tietoosio. Käytä yksinkertaista taulukkoa tai päällekkäisiä rivejä tärkeille tiedoille. Nimeä jokainen rivi selkeästi: päivämäärä, kellonaika, palvelu, summa, varausnumero. Nimet auttavat näytönlukijoita ja tekevät silmäilystä helppoa.
Vaihe kolme: lisää seuraavien askelten lohko. Yksi ensisijainen painike tai linkki pohjaa kohti: lisää kalenteriin, näytä varaus tai täytä esitiedot. Useat kilpailevat painikkeet heikentävät pääasiallista toimintoa.
Vaihe neljä: aseta brändielementit. Sovita värit ja typografia verkkosivustoosi. Vahvistussähköpostit, jotka näyttävät sivustostasi irrallisilta, tuntuvat tietojenkalasteluyrityksiltä, vaikka ne olisivat aitoja.
Vaihe viisi: luo muunnelmat perustasta. Kopioi pohja varaus-, tapaamis- ja maksuvahvistuksille. Muuta vain kentät ja seuraavien askelten linkit. Pidä rakenne identtisenä, jotta tiimisi ylläpitää yhtä suunnittelujärjestelmää.
Jos keskityt erityisesti varaustekstiin, luku varausvahvistuspohja käsittelee sanamuotoja tarkemmin.
Tapaamisen vahvistussähköpostipohjan kentät
Tapaamispohjat tarvitsevat palveluntarjoajan nimen, sijainnin tai videolinkin, keston ja valmistautumisohjeet. Mainitse aikavyöhyke selvästi alueiden välillä pidettäville virtuaalitapaamisille.
Lisää ehdolliset osiot, jotka näkyvät vain tarvittaessa. Etävastaanoton linkki näkyy virtuaalikäynneillä ja piilotetaan paikan päällä tapahtuville tapaamisille. Ehdolliset lohkot pitävät pohjat lyhyinä kussakin tilanteessa.
Testaa esitys pelkkä teksti -tilassa. Jotkut asiakkaat lukevat sähköpostia ilman HTML:ää. Pelkkä teksti -versiosi pitäisi silti luetella ydintiedot luettavassa järjestyksessä.
Tallenna pohjat varaus- tai lomakejärjestelmääsi, jotta ne lähtevät automaattisesti laukaisevista tapahtumista. Käsin kopiointi asiakirjakansiosta pettää heti, kun tiimilläsi on kiire.
Tapaamiskohtainen automaatio ja ajoitus käsitellään kohdassa miten otat käyttöön tapaamisen vahvistussähköpostit, tämän moduulin seuraavassa luvussa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yksi vahvistussähköpostipohja kattaa varaukset ja lomakelähetykset?
Yhteinen asettelu toimii, jos järjestelmäsi tukee eri kenttäjoukkoja laukaisinta kohti. Yhteydenottolomakkeen vahvistus tarvitsee vähemmän kenttiä kuin maksettu varaus. Käytä samaa visuaalista kehystä ja laukaisinkohtaisia sisältölohkoja sen sisällä.
Pitäisikö vahvistuspohjissa olla koko logo vai tekstiotsikko?
Optimoitu logokuva kohtuullisella tiedostokoolla toimii hyvin brändin tunnistamiseen. Jos kuvien estäminen on huolena, lisää yrityksesi nimi tekstinä logon yläpuolelle, jotta lähettäjä on ilmeinen myös kuvat pois päältä.
Miten WEMASY käsittelee vahvistussähköpostipohjia?
WEMASY tarjoaa muokattavat pohjat varaus- ja lomakevahvistuksille, jotka on sidottu sivustoosi. Muokkaa asettelua tililläsi, ja sivustonrakentaja pitää visuaalisen brändäyksen linjassa julkisten sivujesi kanssa.
Mikä on vahvistussähköpostipohjan ihanteellinen leveys?
600 pikselin enimmäisleveys on sähköpostiohjelmien yleinen standardi. Täysleveät mallit hajoavat mobiilissa ja ohjelmissa, jotka rajoittavat viestin leveyttä. Testaa puhelimella ja tietokoneella ennen pohjan aktivointia.
Pitäisikö vahvistuspohjiin lisätä somelinkkejä?
Pieni alatunniste yhdellä tai kahdella somelinkillä on hyväksyttävä. Pidä pääsisältö keskittyneenä tapahtumaan. Vahvistussähköpostin avaavat asiakkaat ovat tehtävätilassa, eivät selaustilassa.
Kuinka usein vahvistussähköpostipohja pitäisi päivittää?
Tarkista pohjat, kun palvelusi, hinnoittelusi, käytäntösi tai brändäyksesi muuttuvat. Aikatauluta neljännesvuosittainen tarkistus, vaikka mikään ei olisi ilmeisesti muuttunut. Vanhentuneet osoitteet ja kuolleet linkit vanhoissa pohjissa luovat tukipyyntöjä.