Yhteydenottolomakkeessa on yksitoista kenttää. Nimi, sähköposti, puhelin, toivottu päivä, varapäivä, palvelutyyppi, lisätiedot ja kolme valintaruutua. Asiakas sulkee välilehden ennen lähettämistä. Hän halusi tiistain kello 15, ei kotitehtävää.
Pienyrityksen verkkoajanvarausjärjestelmä korvaa tämän kitkan selkeällä kalenterilla ja välittömällä vahvistuksella. Se on ajanvarausjärjestelmä, joka näyttää todellisen saatavuuden, kerää vain tarvitsemasi tiedot ja tallentaa varauksen samaan paikkaan, jossa tiimisi hallitsee ovelta tulleita asiakkaita. Selainpohjainen ajanvarausjärjestelmä toimii selaimessa, joten asiakkaat varaavat puhelimella keskiyöllä tai kannettavalla lounastauolla. Tässä kerrotaan, miltä se näyttää kulissien takana ja miksi se voittaa sähköpostin edestakaisen viestittelyn useimmille palveluyrityksille.
Mikä on verkkoajanvarausjärjestelmä?
Verkkoajanvarausjärjestelmä on asiakkaille näkyvä ohjelmisto, joka on yhdistetty saatavuussääntöihisi. Asiakkaat näkevät vapaat ajat, valitsevat yhden, syöttävät yhteystietonsa ja saavat vahvistuksen. Henkilökunta näkee uuden merkinnän ilman, että mitään täytyy kirjoittaa uudelleen.
Verkkoajanvarausjärjestelmä noudattaa samoja rajoja, jotka olet asettanut sisäisesti. Suljetut päivät, ajanvarausten väliset puskuriajat ja suurin seurueen koko otetaan huomioon automaattisesti. Asiakkaat eivät voi varata sellaista, mitä et voi tarjota.
Selainpohjainen ajanvarausjärjestelmä ei vaadi sovelluksen asennusta. Se upotetaan sivustollesi tai avautuu erilliselle sivulle, johon linkki on valikossasi. Mobiiliystävälliset asettelut ovat tärkeitä, koska useimmat spontaanit varaukset tehdään puhelimella.
Miten verkkoajanvaraus eroaa yhteydenottolomakkeesta
Yhteydenottolomakkeet tuottavat viestejä. Joku tarkistaa silti sähköpostin, vastaa vaihtoehdoilla ja odottaa toista viestiä vahvistukseksi. Tämä edestakainen viestittely menettää asiakkaita, jotka tarvitsivat vastauksen kolmessakymmenessä sekunnissa.
Verkkoajanvaraus sulkee kierroksen yhdessä istunnossa. Saatavuus on reaaliaikaista. Vahvistus on välitön. Muistutukset voivat seurata ilman käsin kalenteriin kopioimista.
Lomakkeet auttavat edelleen räätälöityjen tarjousten tai poikkeuksellisten pyyntöjen kanssa. Monet yritykset käyttävät ajanvarausta vakiopalveluihin ja lyhyttä lomaketta kaikkeen muuhun. Jako pitää yksinkertaiset työt nopeina ja monimutkaiset työt inhimillisinä.
Seuraa täyttöasteita, kun siirryt lomakkeista verkkoajanvaraukseen. Lyhyempi polku nostaa usein vahvistettujen aikojen määrää ensimmäisen kuukauden aikana, jos saatavuus on tarkka.
Ominaisuudet, joita pienyritykset käyttävät ensin
Reaaliaikainen saatavuus on välttämätön. Jos kalenteri valehtelee, luottamus rapistuu nopeasti. Synkronoi työntekijöiden aikataulut ja estä henkilökohtainen aika, jotta verkkoajat vastaavat todellisuutta.
Automaattiset vahvistukset asettavat odotukset. Sisällytä päivämäärä, kellonaika, osoite, valmisteluohjeet ja peruutuskäytäntö. Selkeä sähköposti vähentää sekaannusta varauspäivänä ja tukipuheluita.
Maksu- tai ennakkomaksuvaihtoehdot suojaavat kysyttyjä aikoja. Kaikki yritykset eivät tarvitse ennakkoveloitusta, mutta vaihtoehto vähentää poisjääntejä, kun käytäntö sen sallii.
Oma ilme pitää kokemuksen sivustollasi. Oman brändin mukaiset sivut tuntuvat ammattimaisilta ja vahvistavat nimeäsi sen sijaan, että ohjaisivat ihmiset yleiselle kolmannen osapuolen näytölle.
Jonotuslistat palauttavat kysynnän, kun parhaat ajat täyttyvät. Asiakkaat liittyvät jonoon sen sijaan, että lähtisivät lopullisesti. Automaattiset ilmoitukset kertovat heille, kun peruutus vapauttaa paikan.
Monikielisyys auttaa, jos palvelet monipuolisia asuinalueita tai matkailumarkkinoita. Tekstien ja vahvistussähköpostien pitäisi vastata kieltä, jolla asiakkaat varasivat.
Esteettömyysominaisuudet, kuten luettavat fontit ja näppäimistöllä toimivat ohjaimet, laajentavat joukkoa, joka voi varata itse ilman avun pyytämistä puhelimitse.
Missä verkkoajanvaraus sijaitsee työkalupakissasi
Verkkoajanvaraus rakentuu aiemmin oppimasi varausjärjestelmän logiikan päälle. Samat säännöt ohjaavat puhelinvarauksia ja itsepalvelua. Kun ymmärrät, miksi jokainen yritys tarvitsee verkkoajanvarausjärjestelmän, seuraava vaihe on nähdä, miten vahvistukset, widgetit ja kalenterit liittyvät yhteen tämän moduulin myöhemmissä luvuissa.
Aloita kiireisimmästä palvelustasi. Todista toimivuus siellä, ennen kuin otat verkkoajanvarauksen käyttöön jokaiselle tarjoamallesi palvelulle. Rajattu käyttöönotto paljastaa asetusvirheet nopeammin kuin kaikki kerralla -julkaisu.
Mainosta varauslinkkiä kaikkialla, mistä asiakkaat jo löytävät sinut. Sosiaalisen median profiilien, sähköpostiallekirjoitusten ja vahvistustekstiviestien pitäisi ohjata samaan ajantasaiseen kalenteriin, jotta käyttäytyminen pysyy yhdenmukaisena.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko pienyrityksen verkkoajanvarausjärjestelmä hoitaa useita työntekijöitä?
Useimmat työkalut antavat jokaisen tarjoajan ylläpitää omaa kalenteriaan, ja asiakkaat valitsevat henkilön tai ottavat seuraavan vapaan ajan. Säännöt voivat ohjata varauksia taidon, sijainnin tai kielen mukaan. Aloita yhdellä aikataululla ja jaa se, kun tiimin monimutkaisuus kasvaa.
Tarvitsevatko asiakkaat tilin selainpohjaisen ajanvarausjärjestelmän käyttöön?
Vieraana varaaminen on vakio ensimmäisissä varauksissa. Tilit auttavat palaavia asiakkaita varaamaan nopeammin ja näkemään historiansa. Pakollinen rekisteröinti heti alussa laskee usein täyttöasteita. Tarjoa valinnaista tiliä onnistuneen varauksen jälkeen.
Miten verkkoajanvarausjärjestelmä estää kaksoisvaraukset?
Järjestelmä lukitsee ajan heti, kun asiakas vahvistaa. Rinnakkaiset pyynnöt samalle ajalle epäonnistuvat tai ohjautuvat vaihtoehtoihin. Lukitus koskee verkkoa, puhelinta ja paikan päällä tehtyjä merkintöjä, kun kaikki jakavat yhden tietokannan.
Voinko lisätä verkkoajanvarauksen WEMASY-ratkaisulla rakentamalleni sivustolle?
WEMASY yhdistää varauspolut sivuihin, jotka julkaiset sivustonrakentajan avulla, joten asiakkaiden ei tarvitse poistua verkkotunnuksestasi varatakseen ajan. Hallitset sisältöä ja ajanvarausta yhdestä järjestelmästä sen sijaan, että yhdistelisit erillisiä työkaluja.
Pitäisikö verkkoajanvarauksen korvata puhelinvaraukset kokonaan?
Monet asiakkaat haluavat edelleen soittaa, erityisesti isoille seurueille tai erityistoiveille. Verkkoajanvaraus hoitaa rutiinimäärät, jotta henkilökunta voi keskittyä monimutkaisiin keskusteluihin. Pidä molemmat kanavat sidottuina samaan kalenteriin.
Mitä pitäisi lukea seuraavaksi verkkoajanvarauksesta?
Tutustu lukuun miten ajanvarausjärjestelmä toimii, jossa kerrotaan vaihe vaiheelta hausta vahvistukseen. Katso sitten mikä on varaus-widget, kun olet valmis upottamaan ajanvarauksen tärkeimmille sivuille.