Mikä pitää koko tapahtumasi koossa, kun ilmoittautuneita on enemmän kuin kourallinen?
Jos rehellinen vastaus on kansio taulukoita, edelleen lähetettyjä sähköposteja ja maksulinkki, joka ei keskustele osallistujalistasi kanssa, sinulla on työkaluja mutta ei järjestelmää. Tapahtumailmoittautumisjärjestelmä on yhdistetty kokonaisuus, joka hallitsee tapahtuman koko ilmoittautumisprosessin ensimmäisestä vierailusta lähtöselvityspäivään. Se yhdistää ilmoittautumisen, maksut, viestinnän, kapasiteetin ja raportoinnin niin, että jokainen vaihe käyttää samoja osallistujatietoja. Tässä kerrotaan, mitä järjestelmä sisältää ja miten se sitoo tämän moduulin yhteen.
Mikä on tapahtumailmoittautumisjärjestelmä?
Tapahtumailmoittautumisjärjestelmä on ohjelmistoinfrastruktuuri, joka hoitaa tapahtumalistaukset, ilmoittautumisen, maksun, vahvistuksen, muistutukset, muutokset ja lähtöselvityksen yhdestä koordinoidusta ympäristöstä. Se on ryhmätapahtumien täydellinen toiminnallinen selkäranka, ei vain verkkosivullasi oleva lomake.
Yksittäinen ilmoittautumislomake on yksi osa. Järjestelmä on tietokanta, liiketoimintasäännöt, maksuyhteys, sähköpostiautomaatio, henkilökunnan hallintapaneeli ja vientitoiminnot, jotka tekevät lomakkeesta luotettavan suuressa mittakaavassa.
Järjestelmät palvelevat työpajoja, konferensseja, kursseja, varainhankintaa ja retkiä. Jokainen ohjelma, jossa järjestetään useita tapahtumia vuodessa rajallisella paikkamäärällä, hyötyy siitä, että ilmoittautumista kohdellaan integroituna infrastruktuurina eikä uutena käsityöprojektina joka kerta.
Tapahtumailmoittautumisjärjestelmän osat
Tapahtumasivut ja ilmoittautumisprosessit ovat julkinen kasvo. Kävijät näkevät päivät, hinnoittelun, jäljellä olevan kapasiteetin ja ehdot ennen sitoutumista.
Ilmoittautumismoottori soveltaa kapasiteettirajoja, lipputyyppejä, alennuskoodeja ja pakollisia kenttiä. Se estää ylimyynnin ja tallentaa jokaisen osallistujan jäsenneltynä tietueena.
Maksujen käsittely kerää varat ilmoittautumisen yhteydessä maksullisissa tapahtumissa ja liittää tapahtumat tiettyihin ilmoittautumisiin hyvityksiä ja raportointia varten.
Viestinnän automaatio lähettää vahvistukset, muistutukset, jonotuslistatarjoukset ja viime hetken päivitykset samasta osallistujalistasta, jota henkilökunta käyttää ovella.
Jonotuslista- ja peruutustyönkulut vapauttavat paikkoja ja täyttävät vapautumat ilman käsin tehtyjä puhelinketjuja. Nämä työnkulut liittyvät tämän moduulin aiemmin käsiteltyihin jonotuslistan hallinnan periaatteisiin.
Lähtöselvitys ja raportointi sulkevat kehän. Henkilökunta tarkistaa saapumiset reaaliaikaisesta listasta ja vie tulokset jatkokampanjoita tai hallituksen raportointia varten tapahtuman päätyttyä.
Järjestelmä vs. työkalu vs. ohjelmisto vs. teknologia
Tämä moduuli käytti useita toisiinsa liittyviä termejä tarkoituksella. Tapahtumailmoittautumistyökalu keskittyy usein yhteen tehtävään, kuten ilmoittautumisten keruuseen. Tapahtumailmoittautumisohjelmisto yhdistää useita tehtäviä säännöllisesti tapahtumia järjestäville. Tapahtumailmoittautumisteknologia kuvaa taustalla olevaa yhdistettyä kokonaisuutta.
Tapahtumailmoittautumisjärjestelmä on koko kuva: osat, jotka toimivat yhdessä verkkosivustollasi ja toiminnassasi. Kurssiohjelmat voivat laajentaa samaa järjestelmää kurssivarausohjelmiston moduuleilla toistuvia aikatauluja varten.
Järjestelmän valinta alkaa määrästä ja monimutkaisuudesta. Yksi vuosittainen työpaja voi alkaa hyvällä ilmoittautumislomakkeella. Viikoittaisten tapahtumien kalenteri, jäsenhinnoittelu ja jonotuslistat tarvitsevat koko järjestelmän alusta asti.
Jos haluat syventyä ilmoittautumissivun suunnitteluun, lue miten luot tapahtumailmoittautumislomakkeen. Strategista taustaa siitä, milloin varausinfrastruktuuri kannattaa, löydät blogista kuka tarvitsee varausjärjestelmän.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko yksi tapahtumailmoittautumisjärjestelmä hoitaa sekä tapahtumat että kurssit?
Monet järjestelmät tukevat kertaluonteisia tapahtumia ja toistuvia kurssiaikatauluja yhdellä tilillä. Kävijöille näkyvien sivujen tulisi silti erottaa kokemukset toisistaan, jotta gaala-ilmoittautuminen ei näytä viikoittaiselta joogakalenterilta.
Korvaako tapahtumailmoittautumisjärjestelmä verkkosivustoni?
Se korvaa toisistaan irralliset ilmoittautumistaulukot, ei brändisivustoasi. Ilmoittautuminen upotetaan verkkotunnuksellasi oleville tapahtumasivuille. WEMASY yhdistää tapahtumalistaukset ja ilmoittautumisen WEMASY-sivustonrakentajalla rakentamiisi sivuihin, jolloin markkinointi ja ilmoittautuminen pysyvät yhdessä.
Kuinka pieni tiimi voi perustella ilmoittautumisjärjestelmän?
Tiimin koolla on vähemmän merkitystä kuin tapahtumien tiheydellä ja paikkarajoilla. Yksinyrittäjänä toimiva ohjaaja, joka pitää kuukausittain loppuunmyytyjä työpajoja, hyötyy järjestelmästä enemmän kuin suuri tiimi, joka järjestää yhden rennon tapaamisen vuodessa.
Miten ilmoittautumisjärjestelmä auttaa lähtöselvityspäivänä?
Reaaliaikaiset osallistujalistat, nimihaku ja saapunut-merkintä ovat parempia kuin eilisen tulostetut viennit. Yön aikana tehdyt muutokset näkyvät ovella ilman uudelleentulostusta. Tämä tarkkuus vähentää kaksoiskirjauksia ja kiivaita kiistoja.
Pitäisikö voittoa tavoittelemattomien valita eri järjestelmä kuin kaupallisten tapahtumien?
Voittoa tavoittelemattomat tarvitsevat usein lahjoitustasoja, pöytämyyntiä ja vapaaehtoisvuorojen ilmoittautumista samalla tilillä. Tutustu aiheeseen tapahtumailmoittautumisohjelmisto voittoa tavoittelemattomille, jos haluat tietää varainhankintaohjelmien erityisvaatimuksista.
Mistä minun kannattaa aloittaa, jos olen uusi tässä moduulissa?
Aloita aiheesta mikä on tapahtumailmoittautumisohjelmisto, josta saat perusteet, ja etene sitten kurssivaraukseen, jonohallintaan ja jonotuslistoihin ohjelmasi monimutkaisuuden kasvaessa.